Czy ktoś jeszcze pamięta czasy, gdy księgowy po prostu siedział w księgach rachunkowych, przepisywał dane z dokumentów, przeliczał i przekazywał dane właścicielom firm? Spójrzmy, jak zmieniała się rola osób zajmujących się rachunkowością i jak wpłynęły na to technologie.
Wszystko zaczęło się od dokumentów. Lata temu księgowy przede wszystkim musiał mierzyć się samodzielnie z cyferkami i papierami. Od czego jednak są technologie? Na rynku pojawiły się rozwiązania, które wspierały pracę biur rachunkowych i działów księgowych. Przede wszystkim pozwoliły na wyeliminowanie papierowych dokumentów i na prowadzenie elektronicznych archiwów, ściągnęły z księgowych obowiązek przepisywania danych z faktur do systemu (OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków), zautomatyzowały komunikację z klientami i w końcu w nowoczesny sposób zorganizowały pracę całych zespołów.
To wszystko przełożyło się na to, że dziś księgowi mają więcej czasu na działania strategiczne i biznesowe. Wiele żmudnych czynności wykonuje za nich system. Oni zatem mogą podzielić się swoją wiedzą z zarządem i właścicielami firm. A wiedza ta ma ogromne znaczenie dla rozwoju przedsiębiorstw!
Nowe wyzwania działów księgowych
Działy księgowe zyskały więc zadanie wspierania osiągania celów biznesowych i doradzania w sprawach finansowych oraz strategicznych. W jakich obszarach ich wiedza jest najbardziej przydatna?
Długoterminowa perspektywa sukcesu. Firmy, które chcą osiągnąć liczącą się pozycję na rynku, muszą myśleć perspektywicznie. Dlatego najważniejsza dla nich jest strategia, także finansowa. W opracowaniu ich oraz w określeniu, jak cele organizacji pomogą w realizacji kluczowych zadań biznesowych, pomagają dziś księgowi.
Lawinowy wzrost liczby przepisów. Nowe przepisy pojawiają się jak grzyby po deszczu. Wraz z nimi rośnie poziom niepewności przedsiębiorców. Dzięki księgowym zarządzający mogą skupiać się na działaniach służących rozwojowi firmy, a nie na interpretacji nowinek ustawowych.
Zmiana modelu biznesowego. Rośnie presja klientów sektora komercyjnego i publicznego na otrzymywanie większej wartości w niższej niż dotychczas cenie. Czy da się to zrobić? Przedsiębiorców wspomagają w tym technologie. Księgowi pomagają ustalić, które z nich przyniosą największą wartość.
Role księgowego według IFAC (International Federation of Accountants)
Księgowy doradzający w tak ważnych dla przedsiębiorstw sprawach nie jest już tylko strażnikiem liczb. IFAC zdefiniował siedem nowych funkcji tego zawodu. Pozwolą one zwiększyć wkład księgowych w zrównoważony rozwój firm, rynków finansowych oraz gospodarek.
Drugi pilot. Taką rolę może pełnić księgowy pracujący jako dyrektor finansowy. To osoba wprowadzająca nowe strategie, mająca wpływ na ludzi i decyzje oraz umożliwiająca zmiany. Angażuje się w istotne decyzje biznesowe i inicjatywy, których celem jest doprowadzenie firmy do wzrostu.
Nawigator. Nakierowuje organizację na utrzymywanie rentowności, formułując wnioski, na podstawie których firma podejmuje ważne decyzje i wciela je w życie. Tworzy scenariusze i określa trendy, ryzyka i szanse.
Strażnik marki. Jego zadaniem jest ochrona organizacji i stanie na straży jej reputacji. Strażnik upewnia się więc stale, że wszystkie dane i aktywa firmy są dobrze zabezpieczone, zaś decyzje są podejmowane w oparciu o solidne informacje finansowe.
Narrator. Opowiada wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom o wyzwaniach, z którymi mierzy się firma, oraz o tworzonych przez nią wartościach. Dba o efektywną komunikację, wykorzystuje dostępne dane i doświadczenia firmy, a następnie objaśnia przyjęty model biznesowy.
Sprawca przemian cyfrowych i technologicznych. To osoba, której bardzo zależy na tym, aby w przedsiębiorstwie wykorzystywano cyfryzację, automatyzację, dane, a nawet sztuczną inteligencję. Niejednokrotnie namawia więc firmę na wyposażenie działów księgowych w narzędzia cyfrowe i technologiczne, ponieważ uważa, że przysłuży się to całej organizacji.
Ekspert procesów i kontroli. Jego rolą jest zapewnienie wydajności procesów oraz przebiegu pracy w ramach finansów, a także całej organizacji.
Zaufany profesjonalista. Kieruje się zasadami etycznymi zawodowej rachunkowości, aby zapewnić firmie funkcjonowanie w zgodzie z odpowiedzialnymi praktykami biznesowymi. Dba o procedury chroniące przed oszustwami i wykroczeniami.
Doradca w czasach Polskiego Ładu. Ale czy to dobrze?
Nie mogę nie wspomnieć o wyjątkowej roli, jaką nadało księgowym wprowadzenie Polskiego Ładu. Działy księgowe stały się bowiem nie tylko doradcami przedsiębiorców, ale też pracowników, którzy nie mają wystarczającej wiedzy, by samodzielnie wybrać dla siebie odpowiednią strategię podatkową. Liczą więc w tym zakresie na pomoc specjalistów ds. rachunkowości. Czy słusznie? Oczywiście takie doradztwo mieści się jak najbardziej w zakresie kompetencji księgowych, natomiast po pierwsze dodaje im wielu obowiązków, a po drugie – może skutkować nieporozumieniami i pretensjami, jeśli zalecona przez księgowego strategia okaże się nieoptymalna.
Jak będzie wyglądała praca księgowego w przyszłości? Wiele zależy od kierunku, w jakim pójdą zmiany technologiczne, oraz od przepisów, które zostaną wprowadzone w życie. Nie ulega jednak wątpliwości, że systemy automatyzujące pracę biur rachunkowych i dające im tym samym coraz więcej czasu na strategiczne działania, przyczynią się do rozbudowy pozycji księgowego jako ważnego ogniwa rozwoju biznesu.
