Nie od dziś wiadomo, że w biznesie pewna jest tylko zmiana. Ale to, co nam przyniosły ostatnie dwa lata, zaskoczyło chyba wszystkich. Pandemia, przejście na pracę zdalną, funkcjonowanie w obliczu kryzysu i w końcu – gdy wydawało się, że sytuacja wraca do normy – wojna w Ukrainie – skutecznie spędziły sen z powiek przedsiębiorców. Jak to przetrwać? Warto postawić na partnerów i rozwiązania, które pomagają opanować chaos.
W mojej ocenie polskie firmy skorzystały na tym, co się wydarzyło przez kilkadziesiąt ostatnich miesięcy. Właściciele firm przede wszystkim nauczyli się tego, że w biznesie liczy się opanowanie, spokój i elastyczność. Funkcjonowanie w zmiennych warunkach nie jest łatwe, ale wystarczy odwaga i umiejętność dostosowania, by nie tylko przetrwać, ale i ulepszyć swój biznes.
Siła spokoju
Pamiętam marzec 2020 roku. Wiele firm zdecydowało się wtedy na cięcia, nie do końca przemyślane zmiany, które miały uratować budżety i powstrzymać pęd ku katastrofie. Po kilku tygodniach przyszedł jednak czas na refleksję, tym bardziej że życie firm drastycznie się zmieniło. Pracownicy przeszli na home office, a pracodawcy zaczęli rozglądać się za rozwiązaniami, które mogły wesprzeć taki model wykonywania obowiązków służbowych.
Bo właśnie – cyfryzacja okazała się przyjacielem przedsiębiorców, którzy – nawet jeśli wcześniej byli niechętni wprowadzaniu nowinek technologicznych – w tamtym momencie odkryli, że sprawdzone innowacje pomogą im dostosować się do nowych, bardzo chaotycznych warunków.
Po dwóch latach od tamtych wydarzeń przedsiębiorcy po raz kolejny mierzą się z wyzwaniami, których się nie spodziewali. Wojna w Ukrainie, zahamowanie współpracy biznesowej z Rosją, odpływ pracowników, galopująca inflacja, reforma podatkowa. I to wszystko w przeciągu kilku tygodni. Dziś jednak właściciele firm są odważniejsi i zamiast podejmować chaotyczne kroki, szukają wsparcia zaufanych partnerów.
Technologie, które wspierają
Biznes może dziś przebierać w różnorakich rozwiązaniach IT, które pomagają przetrwać trudne czasy. W ostatnich kryzysach najbardziej sprawdziły się te wspierające pracę zdalną, bezpieczeństwo oraz pracę specjalistów ds. rachunkowości.
– Praca zdalna
Nieoczekiwane przejście pracowników na home office i – jak się później okazało – w wielu przypadkach wprowadzenie hybrydowego modelu pracy na stałe – wymaga wdrożenia różnych narzędzi wspierających pracę zespołów rozproszonych. Na znaczeniu zyskały wszelkie rozwiązania do wideokonferencji, wspólnej pracy na plikach i dokumentach, komunikacji na odległość. Szczególną popularnością zaczęło cieszyć się oprogramowanie w modelu SaaS – wygodne w obsłudze, dostępne z dowolnego miejsca i ściągające z firmy obowiązek zapewnienia odpowiedniej infrastruktury pozwalającej na działanie aplikacji.
“Cyfryzacja okazała się przyjacielem przedsiębiorców.”
– Cyberbezpieczeństwo
Wydarzenia budzące emocje bez skrupułów wykorzystują cyberprzestępcy. Bazując na zainteresowaniu pandemią czy wojną w Ukrainie, przeprowadzają coraz więcej ataków phishingowych, służących wyłudzeniu danych. W ostatnich tygodniach wyraźnie wzrosła też aktywność hakerów, którzy za cel obierają sobie między innymi infrastrukturę krytyczną. Czy da się ochronić firmę przez cyberdziałaniami? Na pewno można ograniczyć możliwości hakerów, zabezpieczając urządzenia, z których korzystają pracownicy – także w swoich domach – wzmacniając systemy logowania do firmowych aplikacji (na przykład wprowadzając MFA, czyli wieloskładnikowe uwierzytelnianie) czy wdrażając rozwiązania monitorujące zachowanie użytkowników w firmowej sieci i alarmujące oraz blokujące dostęp do aplikacji w razie wykrycia niestandardowych aktywności.
– Podatki, faktury, dokumenty
Zmiany w działalności biur rachunkowych i działów księgowych nasiliły się już podczas pierwszej fali pandemii. W czasach lockdownu księgowi musieli postawić na rozwiązania, które zminimalizują konieczność wymiany fizycznych dokumentów między nimi i ich klientami. W cenie były zatem technologie OCR, elektroniczne archiwa czy narzędzia do e-komunikacji z kontrahentami.
Zmiany przyspieszyły z chwilą wejścia w życie programu Polski Ład. Reforma podatków zdezorientowała przedsiębiorców na tyle, że nawet ci, którzy do tej pory nie korzystali z usług biur rachunkowych, zaczęli szukać ich pomocy. Ilość pracy księgowych gwałtownie wzrosła, wzrosło też zapotrzebowanie na rozwiązania automatyzujące codzienne czynności i tym samym dające specjalistom podatkowym czas na zapoznanie się z proponowanymi przez rząd nowościami. A nowości nie będzie brakować także w najbliższych miesiącach…
Wybrać mądrze
Jak widać, rozwiązań jest dużo, a producenci prześcigają się w tworzeniu ofert przyciągających uwagę przedsiębiorców. Jak się w tym połapać? Warto przede wszystkim pamiętać o tym, że w kryzysie nie ma czasu na eksperymenty i wdrażanie narzędzi, które nie zostały odpowiednio sprawdzone. Dlatego dobrze jest postawić na partnerów, którzy znają rynek i od lat rozwijają swoje systemy, a także aktualizują je i dostosowują do wciąż zmieniających się warunków biznesowych. Tylko wtedy firma będzie miała pewność, że dostaje przetestowany produkt od partnera, który obserwuje zmiany na rynku i reaguje na nie na bieżąco. A takich szybkich reakcji życie biznesowe na pewno będzie od nas wymagało jeszcze wiele razy.
Naturalnie i w tych niełatwych czasach na pewno powstanie sporo rozwiązań, które będą odpowiedzią na aktualne potrzeby przedsiębiorców. I te narzędzia z czasem mogą przekształcić się w doskonałe systemy wspierające codzienną pracę firm. Zresztą taka była historia SaldeoSMART. I my zaczynaliśmy kilkanaście lat temu, oferując system dostosowany do konkretnej potrzeby klienta. Ale wiemy też, jaką drogę od tego momentu przeszliśmy i jak bardzo w tym czasie zmieniło się nasze rozwiązanie – od małego narzędzia do kompleksowego systemu. Dlatego dziś z pełnym przekonaniem piszę, że najważniejsze jest wsłuchiwanie się w oczekiwania klientów i reagowanie na nie, zwłaszcza w tak niepewnych biznesowo czasach. Klienci bardzo doceniają taką natychmiastową reakcję. A w kryzysie poczucie „bycia zaopiekowanym” jest na wagę złota.
Mam pełną świadomość tego, że nie każdy biznes da się uratować spokojem, odwagą, nowoczesnymi technologiami czy zmianami organizacyjnymi. Mimo to, jestem zdania, że trudne doświadczenia, z jakimi mamy ostatnio do czynienia, są rozwojowe i pouczające. I pokazują nam, że biznes jest sinusoidą, do której trzeba przywyknąć i którą warto oswoić. Także przy pomocy innowacji i zaufanych partnerów.