Nie każdy zdaje sobie z tego sprawę, ale istnieje naprawdę dużo rozwiązań dotyczących udostępniania plików w obrębie przedsiębiorstwa czy dla celów prywatnych. Najpopularniejsza obecnie opcja, czyli przechowywanie danych w chmurze, to tylko jedna z możliwości. Jakie są pozostałe i jak wybrać tę najlepszą?
Elektroniczne repozytorium dokumentów
Miejsce w sieci, gdzie udostępniamy ważne dokumenty naszej firmy w formie elektronicznej, nazywamy elektronicznym repozytorium dokumentów lub e-archiwum. Może być to nasz dysk a chmurze, ale także dysk sieciowy czy aplikacja typu Dropbox. Plusami korzystania z takich rozwiązań jest między innymi możliwość uzyskania dostępu do potrzebnych nam informacji w każdym momencie z każdego miejsca na świecie czy możliwość pracowania na jednym dokumencie przez kilka osób jednocześnie. Oferty poszczególnych usługodawców mogą różnić się ceną, pojemnością dysku, a także poziomem zachowywanego bezpieczeństwa.
Jakie korzyści niesie za sobą korzystanie z Virtual Data Room?
Virtual Data Room pozwala nie tyle na przechowywanie plików przedsiębiorstwa i pracę na nich, ale także bezpieczne udostępnianie konkretnych poufnych plików osobom spoza przedsiębiorstwa, ale zainteresowanych jakąś formą współpracy. Do niedawna w celu zawarcia współpracy strony zainteresowane musiały niejednokrotnie podróżować setki kilometrów, przeznaczać na to czas, energię i zasoby, aby nie dopuścić do ewentualnego wycieku poufnych informacji – teraz wystarczy udostępnić potrzebne dokumenty poprzez zaufanego usługodawcę VDR.
Na czym polega bezpieczeństwo profesjonalnego Virtual Data Room? Przede wszystkim administrator VDR może udostępniać pliki bezpośrednio konkretnej osobie, a nie całej firmie. Przed kopiowaniem i udostępnianiem poufnych plików dalej w VDR zabezpiecza szereg różnych środków zapobiegawczych. Jednym z nich jest udostępnianie pliku w formie tylko do odczytu wraz z pojawieniem się znaku wodnego na dokumencie, który w razie wycieku informacji z łatwością pozwoli odnaleźć osobę odpowiedzialną za kradzież.
Administrator ma także uprawnienia do swobodnego blokowania dostępu do dokumentów w dowolnym momencie. Jeśli pojawi się więc chociażby cień wątpliwości, wystarczy jedno kliknięcie, aby wymiana danych została przerwana. Interfejs administratora pozwala z łatwością określić, kto aktualnie przegląda jakie dokumenty i czy próbuje je udostępnić, a także komu.
Dostęp do VDR jest zabezpieczany także poprzez silne hasła, które muszą być często zmieniane, a także poprzez konieczność dwupoziomowego logowania oraz automatycznemu systemowi wylogowania. Nasze dane w VDR oferowanym przez najlepszych usługodawców podlegają także skomplikowanym procesom szyfrowania, aby nikt niepożądany nie mógł ich odczytać bez odpowiedniego klucza.
 |
Artykuł powstał przy współpracy z fordata.pl |