Początek tego roku był rewolucyjny dla procesów administracyjnych w branży budowlanej. 1 stycznia 2023 r. została uruchomiona oficjalna rządowa aplikacja c-KOB przeznaczona do elektronicznego prowadzenia książki obiektu budowlanego, a 27 stycznia oddano do użytkowania system EDB, czyli dziennik budowy w wersji elektronicznej. Jednak Główny Urząd Nadzoru budowlanego nie spoczął jeszcze na laurach. Trwają właśnie intensywne prace nad cyfrowym Systemem Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie (SOPOT). To projekt, który ma wyznaczać nowy standard obsługi obywateli i pracy urzędników zaangażowanych w proces inwestycyjny. Czy to oznacza, że branża budowlana nie ucieknie od cyfryzacji?
Coraz więcej firm budowlanych wykorzystuje cyfryzację
Nie da się ukryć, że ostatnie lata nie były łatwe dla firm z branży budowlanej. Okres pandemii, następujący po nim nagły wzrost cen materiałów budowlanych i kosztów zatrudnienia przy jednoczesnym zmniejszeniu popytu na zakup mieszkań i lokali użytkowych spowodował wiele przykrych konsekwencji. Do najistotniejszych można zaliczyć opóźnienia w realizacji projektów i doprowadzenie niektórych inwestorów na skraj niewypłacalności.
Przedsiębiorcy nauczeni doświadczeniem poprzednich lat starają się obecnie inwestować w optymalizację swojego biznesu i nie skupiać się wyłącznie na rozwoju jego skali. Stąd poszukiwanie oszczędności i podejmowanie decyzji o wdrożeniu automatyzacji procesów. Do takich zaliczyć można na przykład cyfrowy obieg dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów w branży budowlanej
Zalety wykorzystania EOD w branży budowlanej są niemal nieograniczone. Dzięki niemu możliwe jest błyskawiczne wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, usprawnienie pracy sekretariatów, łatwy dostęp do firmowych dokumentów z każdego miejsca, intuicyjne katalogowanie e-archiwum, uproszczenie procesów akceptacji dokumentów, a także szybkie i proste przesyłanie dokumentacji między działami i oddziałami. We współczesnym budownictwie to zalety, które niosą za sobą szczególne korzyści.
“Praca w branży budowlanej jest bardzo specyficzna. Zespoły działają zwykle w rozproszeniu, bardzo dużo robót odbywa się w terenie. Podstawą projektów są dokumenty, a także oficjalne pisma, pozwolenia, wnioski. Każda budowa wiąże się ze współpracą wielu różnych instytucji, w tym kontrolnych, które wymieniają między sobą przeróżne pliki. Z drugiej strony członkowie zespołów nieustająco się przemieszczają, rzadko przebywają w biurach. W takich warunkach niezwykle łatwo o zawieruszenie ważnej dokumentacji, która jest przecież niezbędna nie tylko w czasie budowy, ale także po jej zakończeniu.”
Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART
Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii budowlanych na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań – aplikacji i programów, które mają ułatwić realizację zadań związanych z administrowaniem skomplikowanymi projektami budowlanymi. Rozwiązania cyfrowe w branży budowlanej umożliwiają również pracę zdalną, zwiększają efektywność pracy i minimalizują ryzyko wystąpienia błędów. Elektroniczny obieg dokumentów jest także świetnym rozwiązaniem w zespołach międzynarodowych. Pozwala na szybkie przesyłanie kluczowej dokumentacji bez względu na odległość. To wszystko sprawia, że korzystanie z cyfrowych narzędzi jest kluczowe dla sukcesu projektów budowlanych i może znacząco wpłynąć na ich efektywność oraz ostateczny koszt.
Jest problem? Znajdzie się (cyfrowe) rozwiązanie!
Jednym z najczęstszych problemów administracyjnych w budownictwie jest zagubiona lub zniszczona dokumentacja. Jak się okazuje, nadal wiele firm polega na tradycyjnym przekazywaniu ważnych pism, faktur i innych dokumentów z ręki do ręki. I tak: zaopatrzeniowiec czeka na dokumenty od dostawcy, który dostarczając sprzęt przekazuje przy okazji dokumenty majstrowi, a ten zanosi je do biura. W biurze asystentka kładzie pismo na stercie innych dokumentów i w ferworze obowiązków zapomina o jego terminowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu lub po prostu o przekazaniu go dalej… Przy tylu pośrednikach łatwo o zniszczenie, zagubienie czy zapomnienie o dokumencie.
“Nasza aplikacja SaldeoSMART jest coraz częściej wykorzystywana przez firmy z branży budowlanej. Możliwość sfotografowania telefonem ważnego dokumentu, wprowadzenia go bezpośrednio do aplikacji mobilnej i przekazania go drogą elektroniczną do wybranej osoby z obiegu usuwa problem zagubionej dokumentacji w firmie.”
Krzysztof Wojtas
Jednak cyfryzacja procesów w branży budowlanej nie ogranicza się jedynie do archiwizacji i przesyłania dokumentów. Nowoczesne aplikacje oferują wymierne korzyści dla pracowników na każdym szczeblu. Z automatyzacji skorzysta zarówno prezes firmy budowlanej, kierownik budowy, jak i asystent na recepcji w centrali przedsiębiorstwa.
“Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów kadra wyższego szczebla może w łatwiejszy sposób kontrolować przebieg prac na poszczególnych budowach, monitorować rozmowy z inwestorami w zakresie prowadzonych prac, ustalać budżet i przydzielanie pracy poszczególnym zespołom. Z takiej technologii skorzystają również asystentki i księgowe, które mogą liczyć na przykład na szybsze wprowadzanie faktur i innych ważnych dokumentów do bazy firmy, a także zatrudnieni przy inwestycji specjaliści. Dla kierownika budowy możliwość swobodnego wglądu do faktur i zamówień może być szczególnie pomocna przy kontrolowaniu budżetu i nadzorowaniu przebiegu prac. Jak widać, możliwości są niemal nieograniczone, a im dalej zagłębiamy się w korzyści związane z elektronicznym obiegiem dokumentów, tym więcej ich się pojawia.”
Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala pracować w zespołach rozproszonych w wielu oddziałach, w modelu pracy zdalnej czy też terenowej. Dzięki niemu każdy może mieć wygodny i bezpośrednio dostęp do niezbędnych dokumentów w każdej chwili.
W branży budowlanej już od kilku lat stopniowo zachodzi transformacja cyfrowa. Wspierają ją przepisy prawne, które przyspieszają wprowadzanie usprawnień. Pojawiają się kolejne narzędzia cyfrowe, ostatnio c-KOB i EDB, opracowane przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB). Zaplanowane zmiany zostały podzielone na trzy etapy: e-Budownictwo, cyfryzację rejestrów budowlanych i cyfryzację urzędów włączonych w proces inwestycyjny. Mają one zyskać dostęp do nowoczesnej e-platformy wymiany danych branżowych. Co to da? Między innymi możliwości składania wniosków online, a także prowadzenia elektronicznego dziennika budowy.
Branża budowlana nie ucieknie więc od cyfryzacji. Ważne jest jednak to, by proces ten przeprowadzić także wewnątrz firm. Im szybciej przedsiębiorstwa zdecydują się na elektroniczne tworzenie, procesowanie i archiwizowanie dokumentów, tym łatwiej odnajdą się w nowej rzeczywistości. I tym prędzej zaczną korzystać z benefitów, które oferują nowoczesne narzędzia.