Wdrożenie systemu, który ma usprawnić działalność przedsiębiorstwa, powinno być dla firmy i jego pracowników pozytywnym doświadczeniem. Nowe narzędzie, nowe możliwości, lepsza organizacja, większa efektywność… Tak to wygląda w planach i dokumentach. Rzeczywistość bywa jednak mniej kolorowa, bo każda zmiana powoduje opór. Z pomocą przychodzi odpowiednie zarządzanie tym procesem.

Skąd w ogóle biorą się problemy? Decyzję o wdrożeniu podejmuje zwykle zarząd. To on ma przekonanie, że wybrane narzędzie będzie najbardziej optymalne dla firmy. To on brał udział w prezentacjach systemu, słuchał argumentów dostawcy czy producenta. To on w końcu zna korzyści – także, a może przede wszystkim finansowe – jakie przyniesie implementacja rozwiązania. Jednak to zwykle nie on jest głównym użytkownikiem systemu.

A po drugiej stronie są ludzie, którzy do zmian podchodzą ze sporym sceptycyzmem. Nie chcą „poprawiać tego, co dobre”. Chcą działać w rzeczywistości i środowisku, które rozumieją. Nie mają ochoty na dodatkowy wysiłek, który wiąże się z poznawaniem narzędzia i jego funkcjonalności.

Nowość do potęgi

Ta niechęć może się wzmagać w sytuacji, w której zarząd zdecyduje się na wprowadzenie technologii, która w ogóle jest mało znana. Taki status wciąż mają urządzenia z zakresu IoT (Internet Rzeczy) i IoB (Internet Zachowań). Pracownicy muszą zmierzyć się z siecią czujników, które komunikują się ze sobą, przekazują informacje. Co więcej – wpływają też na zmianę ich zachowań. I choć zmiany te w ostatecznym rozrachunku mogą być dobre, jeśli zespół nie rozumie, jak działa system i po co został wdrożony, nie będzie chciał z niego korzystać.

Skąd to wiem? Widzę, jak wygląda proces wdrożenia naszego systemu TIMATE w przedsiębiorstwach. To narzędzie, które monitoruje pracę i pozwala wychwycić nieprawidłowości, wyeliminować je i tym samym ułatwić tę pracę. Rezultatem jest lepsze i przyjaźniejsze środowisko pracy. Zarząd, który decyduje się na wdrożenie tego systemu, wie, że poprawi on efektywność i przyniesie oszczędności. Pracownicy, którzy otrzymują karty i codzienne informacje na temat swojej pracy, nie zawsze jednak potrafią skorzystać z tego, co system może im dać. Dlaczego? Bo nie rozumieją, po co został wdrożony.

Zrozumienie podstawą zaufania

No właśnie, zrozumienie jest kluczem do sukcesu. Żeby wprowadzenie nowego systemu miało sens i przyniosło oczekiwane rezultaty, cała firma musi się zgadzać na tę zmianę i mieć świadomość tego, co ona ze sobą niesie. Kluczową rolę w przygotowaniu pracowników do tego etapu jest odpowiednia komunikacja. Odpowiednia znaczy – dopasowana do każdej grupy odbiorców. Nie chodzi bowiem tylko o to, żeby poinformować o zmianie, uzasadnić ją, raportować jej przebieg i podsumowywać rezultaty. Dużo ważniejsze jest, by poszczególne kroki komunikacji odpowiadały na ewentualne niepokoje grup pracowników. Każda grupa bowiem ma inne problemy i priorytety.

Inaczej do zmian podchodzi zarząd, inaczej kadra kierownicza, inaczej zespoły pracujące w hali produkcyjnej czy w terenie. A potrzebami każdej z tych grup trzeba się zaopiekować.

Kto może to zrobić? W przypadku dużych firm komunikacją zmiany może zająć się odpowiednio przygotowany dział wewnętrzny, np. HR. W pozostałych przypadkach z pomocą przychodzą zewnętrzne firmy konsultingowe, które profesjonalnie przygotują cały zespół na wprowadzenie nowej technologii. Wytłumaczą, jakie korzyści przynosi, przeszkolą i zareagują na ewentualne niepokoje.

Symbioza wdrożenia i konsultingu, czyli sytuacja win-win

W TIMATE uznaliśmy, że w przypadku wdrożenia naszego systemu ścisła współpraca z firmami konsultingowymi będzie najbardziej efektywnym rozwiązaniem. Firmy konsultingowe zajmujące się identyfikowaniem problemów z zarządzaniem i wprowadzeniem lean managementu w przedsiębiorstwach opierają swoją pracę na audycie procesów zachodzących w firmach. Ten audyt może trwać miesiącami. Może też być prowadzony każdego dnia, minuta po minucie. To właśnie umożliwia system TIMATE, który gromadzi tak potrzebne firmom konsultingowym dane o tym, jak zorganizowane są procesy i które z nich wymagają poprawy. Te dane spływają do systemu co minutę. I od razu można je analizować. Skraca się więc czas na uzyskanie informacji o tym, jak w rzeczywistości działa przedsiębiorstwo.

Z drugiej strony – żeby wyniki i dane były jak najbardziej wiarygodne, pracownicy powinni prawidłowo korzystać z dostarczonego im systemu. O wytłumaczenie im korzyści i zakomunikowanie zmiany zadba firma konsultingowa, która jest jednym z beneficjentów wprowadzenia takiego narzędzia do audytowanego przedsiębiorstwa.

Ruszamy właśnie z programem pilotażowym, który sprawdzi, czy ta symbioza przyniesie odpowiednie efekty. Na to liczymy, bo przecież wprowadzanie innowacji jest niezbędne do rozwoju firm i zwiększania ich konkurencyjności. Ułatwianie tego procesu powinno być wspólnym celem wszystkich dostawców technologii. I mam nadzieję, że tak się stanie.