Nie zawsze kupno auta dla przedsiębiorstwa jest opłacalne. Obecnie na rynku jest wiele firm, które oferują średnioterminowy wynajem samochodów. Jest to rozwiązanie bardzo praktyczne, które pozwala na ograniczenie wydatków związanych z kupnem samochodu, jego serwisem i naprawami. Niestety wielu przedsiębiorców może zastanawiać się, jak taki wynajem rozliczyć w kosztach firmowych. Jednak jest to koszt, który można rozliczyć na poczet firmy, choć nie wszystkie jego składowe rozliczane są na tych samych warunkach.
Jakie koszty są związane z wynajem samochodu?
Podstawowym kosztem związanym z wypożyczeniem samochodu jest koszt najmu, który jest uzgodniony i zawarty w umowie najmu. Jest to kwota, jaka przedsiębiorca płaci wypożyczalni za użytkowanie auta. Może być ono rozliczane np. za dzień lub za kilometr. Wszystko zależy od warunków oferowanych przez firmę. Przedsiębiorca ponosi także koszty eksploatacyjne. Podstawowym kosztem tego typu jest koszt paliwa do auta. W zależności od warunków umowy, koszt ewentualnych napraw może być przeniesiony na przedsiębiorcę wynajmującego auto lub firmę wynajmującą.
Czy przedsiębiorca może zaliczyć koszt wynajmu auta do kosztów uzyskania przychodu?
Podobnie jak zakup samochodu, tak i jego wynajem może zostać włączony w koszty uzyskania przychodu. Jednak przedsiębiorca musi spełnić jeden warunek, aby było to możliwe. Mianowicie musi on prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która potocznie nazywana jest kilometrówką. Ewidencja ta zawiera dane, na podstawie których następnie wylicza się, jakie kwoty mogą być ujęte w kosztach. Wydatki uwzględniane w kosztach nie powinny być większe niż kwota limitu, którą oblicza się poprzez pomnożenie liczby kilometrów przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawka zależy od pojemności skokowej silnika.
Czy czynsz za wynajem auta jest kosztem uzyskania przychodu?
Jeszcze do 2013 roku wiele osób miało wątpliwości czy czynsz za wynajem auta może być uznawany za koszt firmowy. W końcu niektóre interpretacje uznawały, że powinien on być włączony do kilometrówki. Jednak właśnie w 2013 roku Minister Finansów potwierdził, że czynsz może być rozliczany w kosztach podatkowych. Jest to rozwiązanie korzystne dla podatników. Z pewnością niejeden przedsiębiorca woli wybrać opcję wynajmu samochodu niż jego zakup.
Jakich kosztów związanych autem firmowy nie można uznać za koszta firmowe?
Wszelkie wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu, czyli ubezpieczenie OC, AC i NW nie mogą być wpisane w koszta. W przypadku, kiedy przedsiębiorca decyduje się na wynajem średnioterminowy samochodów, w umowie powinien być dodany zapis, czy to podatnik ma pokrywać koszt związany z ubezpieczeniem samochodu. Wówczas takie koszty są bezpośrednio związane z wynajmem samochodu i można je rozliczać jako koszty firmowe. Co więcej, często wypożyczalnia samochodu nie przenosi na wynajmującego przedsiębiorcę kosztu ubezpieczenia, a jedynie zawiera go w czynszu. Jest to kolejny argument, który zdecydowanie przemawia za wynajem samochodu, a nie jego kupnem przed przedsiębiorcę.
