Jeszcze kilkanaście lat temu księgowość kojarzyła się ze stertami papierów, fakturami wpiętymi w segregatory i półkami zastawionymi zakurzonymi księgami. Te czasy dawno jednak minęły. Dziś księgowemu wystarczy komputer podłączony do Internetu, by pracować z klientami i w zespole. Jak ewoluowały technologie, które zmieniły oblicze księgowości?
Na początku była potrzeba. Rosnąca góra papierów, które zajmowały coraz więcej miejsca, wystawianie i przesyłanie faktur pocztą, osobiste przekazywanie dokumentów… Lwią część czasu księgowych zajmowały procesy, które można było uprościć i zautomatyzować. Oraz – co ważne – scyfryzować. Na to pozwalały już możliwości technologiczne. Rozpoczęła się zatem ewolucja, która trwa do dziś. Ale po kolei.
Krok po kroku do przodu…
Jako pierwsze scyfryzowały się procesy stricte księgowe. Pojawiło się automatyczne prowadzenie ksiąg. Następnie na rynku zagościły programy do fakturowania oraz rozwiązania wspierające komunikację na linii biuro rachunkowe – firma. W kolejnym etapie przyszedł czas na automatyzację procesów przepisywania/wprowadzania dokumentów do formy elektronicznej, automatyzację procesu obiegu oraz półautomatyzację procesów decyzyjnych w opisie dokumentu, jego parametrów i księgowaniu. Tak doszliśmy do chwili obecnej. Teraz organizujemy i układamy pracę już w samym biurze rachunkowym i firmach.
A jak proces przekładania potrzeb na produkty wyglądał w praktyce? Przeanalizujmy kilka przykładów:
– Potrzeba wyeliminowania konieczności przepisywania danych z faktur klientów do systemu księgowego. Rozwiązanie – wystawianie faktur online. Zyskuje firma wystawiająca faktury, bo ma narzędzie, oraz samo biuro rachunkowe, którego pracownicy nie muszą już przepisywać danych.
– Potrzeba ograniczenia liczby papierowych dokumentów i bezpośrednich kontaktów z klientami biura. Rozwiązanie – archiwum elektroniczne do przesyłania faktur. Klient nie musi już jeździć do biura z dokumentami. Wystarczy, że zrobi skan i zamieści go w e-archiwum.
– Potrzeba sprawniejszej komunikacji z klientami i wyeliminowanie konieczności każdorazowego informowania o ważnych terminach. Rozwiązanie – wprowadzenie funkcjonalności, dzięki której miesięczne rozliczenia (podatki, ZUS czy wyniki firmy) są wygodnie i szybko przesyłane do klientów, a on sam jest automatycznie powiadamiany przez system o terminach płatności.
– Potrzeba odczytywania danych ze skanów dokumentów i tym samym wyeliminowania konieczności ręcznego wpisywania danych do systemu. Rozwiązanie – wprowadzenie mechanizmów OCR, czyli skutecznego odczytywania dokumentów.
Wszystkim tym zmianom sprzyjało pojawianie się technologii, które pozwalały na milowe kroki w cyfryzowaniu procesów księgowych. Jedną z najważniejszych był niewątpliwie rozwój narzędzi SaaS (software as a service). To one sprawiły, że na programy wspierające pracę księgowych i biur rachunkowych mogły sobie pozwolić nawet najmniejsze firmy.
…a czasami pod górkę
Zmiany – nawet w czasach, gdy postęp technologiczny im sprzyja – nie zawsze są jednak łatwe. Pracując nad rozwiązaniami dla księgowych i biur rachunkowych, musimy mierzyć się z kilkoma naprawdę poważnymi wyzwaniami.
Pierwszym jest presja czasu. Zmiany w systemach dla księgowych są wymuszane przez modyfikacje prawa, a tych – szczególnie w ostatnich lat – jest dużo i następują bardzo często. Co więcej – ostateczne wersje ustaw i przepisów pojawiają się najczęściej na krótką chwilę przed ich oficjalnym wejściem w życie. To bardzo komplikuje proces prac nad systemami dla biur rachunkowych. Trzeba działać szybko i reagować na bieżąco. Inaczej nie da się stworzyć produktu, który będzie skutecznie wspierał księgowych.
“Strach przed IT bardzo się zmniejszył, tym bardziej że nasze codzienne życie jest coraz mocniej zdigitalizowane. Nie boimy się już systemów, choć są bardziej rozbudowane i skomplikowane niż dawniej. Ale i trafiają na bardziej świadomych użytkowników.”
Drugim wyzwaniem, z jakim mierzą się producenci oprogramowania, jest dotarcie z innowacyjnymi rozwiązaniami do biur rachunkowych i przekonanie ich, że nowe narzędzie nie oznacza dodatkowego problemu. Co tu ukrywać, wprowadzenie nowego systemu zmusza do zmiany sposobu pracy. A tego nikt nie chce. Księgowi stawiają na co dzień czoła wielu zmianom – w podatkach czy prawie – i kolejne nie są przez nich zwykle mile widziane. Nawet jeśli finalnie okazuje się, że narzędzie bardzo usprawnia pracę, to sama decyzja o potrzebie skorzystania z niego nie jest dla nikogo łatwa.
Nowe czasy, nowi użytkownicy
Sama świadomość tego, że technologie pomagają, jest dziś jednak oczywiście bardzo duża. Strach przed IT bardzo się zmniejszył, tym bardziej że nasze codzienne życie jest coraz mocniej zdigitalizowane. Nie boimy się już systemów, choć są bardziej rozbudowane i skomplikowane niż dawniej. Ale i trafiają na bardziej świadomych użytkowników.
Z drugiej jednak strony młodzi ludzie oczekują dziś przede wszystkim tego, że będą w stanie sami, bez kontaktu z drugim człowiekiem, wejść w dany system. Chcą korzystać z dostępnych narzędzi tu i teraz, system musi być zatem intuicyjny w obsłudze. Producentów czekają więc kolejne wyzwania: muszą tworzyć narzędzia z jednej strony rozbudowane, dające wiele możliwości konfiguracji, a z drugiej – zrozumiałe dla użytkownika bez tradycyjnych szkoleń.
Jak to pogodzić? Na przykład w SaldeoSMART korzystamy z narzędzi wspomagających użytkowników – organizujemy webinaria, tworzymy samouczki, udostępniamy czaty, oddajemy do dyspozycji użytkowników Centrum Pomocy – bazę wiedzy z instrukcjami i łatwą wyszukiwarką. Użytkownik do wszystkiego może dojść sam, jeśli tylko ma taką potrzebę.
Czy jesteśmy już na końcu drogi prowadzącej do pełnej cyfryzacji procesów księgowych? Nie! Ten proces zapewne nigdy się nie zakończy, bo na rynku pojawiają się kolejne przełomowe technologie, a księgowi stawiają czoła wciąż nowym wyzwaniom. Sztuką jest połączenie tego, co daje myśl techniczna z potrzebami biur rachunkowych. A na to wciąż pojawiają się nowe pomysły. Ewolucja zatem trwa!
