• Reklama
  • Zakładki
  • Kastomizacja
  • Newsletter
BrandsIT
POWIADOMIENIA Pokaż więcej
Najnowsze
44499915 44499905 BZxBZ
Orlen: kontrakt na dostawy ropy ze wschodu przestanie być realizowany w momencie wprowadzenia kolejnych sankcji
Pieniądze Polityka Polska
44499407 44499395 BZxBZ
Mieszkanie w pobliżu zieleni wpływa na skład mleka matki
Polska Work&Life
44499403 44499388 BZxBZ
Alpiniści zbierają szyszki z okazałych sosen w Puszczy Piskiej
Polska Work&Life
44499398 44499334 BZxBZ
Schreiber: w tym tygodniu komunikat, jak zostaną obniżone ceny biletów na kolei
Pieniądze Polska
44499397 44499326 BZxBZ
Mazowieckie: w 2022 r. spadła liczba oddanych do użytku nowych mieszkań, podobnie może być w tym roku
Polska
  • Biznes
  • Pieniądze
  • Rynki
  • Polityka
  • Technologia
  • Eco
  • Work&Life
  • MAGAZYN
  • Opinie
Czytasz: Od papierowych ksiąg do archiwów w chmurze, czyli jak technologia zmieniła oblicze księgowości
Aa
BrandsITBrandsIT
  • Technologia
  • Biznes
  • Branża IT
  • Świat
  • Pieniądze
    • Inwestycje
    • Kryptowaluty
    • NFT
    • Praca
  • Polityka
    • Polska
    • Europa
    • Świat
  • Technologia
    • Startup
    • Cyberbezpieczeństwo
    • Rozwiązania
    • Gaming
    • Tech Biznes
  • Eco
    • Czysta energia
    • Pogoda i nauka
    • Pojazdy elektryczne
    • Polityka klimatyczna
  • Work&Life
    • W pracy
    • Miasto
    • Nauka
    • Rozrywka
    • Moda
  • Biznes
    • Branża IT
    • Branża deweloperska
    • Branża przemysłowa
    • Branża transportowa
    • Podatki i koszty
Follow US
  • Redakcja
  • Regulamin
  • Polityka prywatności
  • Polityka plików cookies
  • Oświadczenie o prywatności
© 2017-2022 BrandsIT. Brands Stream Sp. z o.o. All Rights Reserved.
BrandsIT > Magazyn BrandsIT Luty 2022 > Od papierowych ksiąg do archiwów w chmurze, czyli jak technologia zmieniła oblicze księgowości
Magazyn BrandsIT Luty 2022

Od papierowych ksiąg do archiwów w chmurze, czyli jak technologia zmieniła oblicze księgowości

Krzysztof Wojtas 12 miesięcy temu 6 min czytania
Udostępnij
6 min czytania
partnerstwo
Udostępnij

Jeszcze kilkanaście lat temu księgowość kojarzyła się ze stertami papierów, fakturami wpiętymi w segregatory i półkami zastawionymi zakurzonymi księgami. Te czasy dawno jednak minęły. Dziś księgowemu wystarczy komputer podłączony do Internetu, by pracować z klientami i w zespole. Jak ewoluowały technologie, które zmieniły oblicze księgowości?

Na początku była potrzeba. Rosnąca góra papierów, które zajmowały coraz więcej miejsca, wystawianie i przesyłanie faktur pocztą, osobiste przekazywanie dokumentów… Lwią część czasu księgowych zajmowały procesy, które można było uprościć i zautomatyzować. Oraz – co ważne – scyfryzować. Na to pozwalały już możliwości technologiczne. Rozpoczęła się zatem ewolucja, która trwa do dziś. Ale po kolei.

Krok po kroku do przodu…

Jako pierwsze scyfryzowały się procesy stricte księgowe. Pojawiło się automatyczne prowadzenie ksiąg. Następnie na rynku zagościły programy do fakturowania oraz rozwiązania wspierające komunikację na linii biuro rachunkowe – firma. W kolejnym etapie przyszedł czas na automatyzację procesów przepisywania/wprowadzania dokumentów do formy elektronicznej, automatyzację procesu obiegu oraz półautomatyzację procesów decyzyjnych w opisie dokumentu, jego parametrów i księgowaniu. Tak doszliśmy do chwili obecnej. Teraz organizujemy i układamy pracę już w samym biurze rachunkowym i firmach.

A jak proces przekładania potrzeb na produkty wyglądał w praktyce? Przeanalizujmy kilka przykładów:

– Potrzeba wyeliminowania konieczności przepisywania danych z faktur klientów do systemu księgowego. Rozwiązanie – wystawianie faktur online. Zyskuje firma wystawiająca faktury, bo ma narzędzie, oraz samo biuro rachunkowe, którego pracownicy nie muszą już przepisywać danych.

– Potrzeba ograniczenia liczby papierowych dokumentów i bezpośrednich kontaktów z klientami biura. Rozwiązanie – archiwum elektroniczne do przesyłania faktur. Klient nie musi już jeździć do biura z dokumentami. Wystarczy, że zrobi skan i zamieści go w e-archiwum.

– Potrzeba sprawniejszej komunikacji z klientami i wyeliminowanie konieczności każdorazowego informowania o ważnych terminach. Rozwiązanie – wprowadzenie funkcjonalności, dzięki której miesięczne rozliczenia (podatki, ZUS czy wyniki firmy) są wygodnie i szybko przesyłane do klientów, a on sam jest automatycznie powiadamiany przez system o terminach płatności.

– Potrzeba odczytywania danych ze skanów dokumentów i tym samym wyeliminowania konieczności ręcznego wpisywania danych do systemu. Rozwiązanie – wprowadzenie mechanizmów OCR, czyli skutecznego odczytywania dokumentów.

Wszystkim tym zmianom sprzyjało pojawianie się technologii, które pozwalały na milowe kroki w cyfryzowaniu procesów księgowych. Jedną z najważniejszych był niewątpliwie rozwój narzędzi SaaS (software as a service). To one sprawiły, że na programy wspierające pracę księgowych i biur rachunkowych mogły sobie pozwolić nawet najmniejsze firmy.

praca, biuro, księgowość

…a czasami pod górkę

Zmiany – nawet w czasach, gdy postęp technologiczny im sprzyja – nie zawsze są jednak łatwe. Pracując nad rozwiązaniami dla księgowych i biur rachunkowych, musimy mierzyć się z kilkoma naprawdę poważnymi wyzwaniami.

Pierwszym jest presja czasu. Zmiany w systemach dla księgowych są wymuszane przez modyfikacje prawa, a tych – szczególnie w ostatnich lat – jest dużo i następują bardzo często. Co więcej – ostateczne wersje ustaw i przepisów pojawiają się najczęściej na krótką chwilę przed ich oficjalnym wejściem w życie. To bardzo komplikuje proces prac nad systemami dla biur rachunkowych. Trzeba działać szybko i reagować na bieżąco. Inaczej nie da się stworzyć produktu, który będzie skutecznie wspierał księgowych.

“Strach przed IT bardzo się zmniejszył, tym bardziej że nasze codzienne życie jest coraz mocniej zdigitalizowane. Nie boimy się już systemów, choć są bardziej rozbudowane i skomplikowane niż dawniej. Ale i trafiają na bardziej świadomych użytkowników.”

Drugim wyzwaniem, z jakim mierzą się producenci oprogramowania, jest dotarcie z innowacyjnymi rozwiązaniami do biur rachunkowych i przekonanie ich, że nowe narzędzie nie oznacza dodatkowego problemu. Co tu ukrywać, wprowadzenie nowego systemu zmusza do zmiany sposobu pracy. A tego nikt nie chce. Księgowi stawiają na co dzień czoła wielu zmianom – w podatkach czy prawie – i kolejne nie są przez nich zwykle mile widziane. Nawet jeśli finalnie okazuje się, że narzędzie bardzo usprawnia pracę, to sama decyzja o potrzebie skorzystania z niego nie jest dla nikogo łatwa.

Nowe czasy, nowi użytkownicy

Sama świadomość tego, że technologie pomagają, jest dziś jednak oczywiście bardzo duża. Strach przed IT bardzo się zmniejszył, tym bardziej że nasze codzienne życie jest coraz mocniej zdigitalizowane. Nie boimy się już systemów, choć są bardziej rozbudowane i skomplikowane niż dawniej. Ale i trafiają na bardziej świadomych użytkowników.

Z drugiej jednak strony młodzi ludzie oczekują dziś przede wszystkim tego, że będą w stanie sami, bez kontaktu z drugim człowiekiem, wejść w dany system. Chcą korzystać z dostępnych narzędzi tu i teraz, system musi być zatem intuicyjny w obsłudze. Producentów czekają więc kolejne wyzwania: muszą tworzyć narzędzia z jednej strony rozbudowane, dające wiele możliwości konfiguracji, a z drugiej – zrozumiałe dla użytkownika bez tradycyjnych szkoleń.

Jak to pogodzić? Na przykład w SaldeoSMART korzystamy z narzędzi wspomagających użytkowników – organizujemy webinaria, tworzymy samouczki, udostępniamy czaty, oddajemy do dyspozycji użytkowników Centrum Pomocy – bazę wiedzy z instrukcjami i łatwą wyszukiwarką. Użytkownik do wszystkiego może dojść sam, jeśli tylko ma taką potrzebę.

Czy jesteśmy już na końcu drogi prowadzącej do pełnej cyfryzacji procesów księgowych? Nie! Ten proces zapewne nigdy się nie zakończy, bo na rynku pojawiają się kolejne przełomowe technologie, a księgowi stawiają czoła wciąż nowym wyzwaniom. Sztuką jest połączenie tego, co daje myśl techniczna z potrzebami biur rachunkowych. A na to wciąż pojawiają się nowe pomysły. Ewolucja zatem trwa!

Autor Krzysztof Wojtas
Założyciel i prezes zarządu firmy BrainSHARE IT. Absolwent Akademii Górniczo- Hutniczej w Krakowie na kierunku Informatyka. Z branżą IT związany od 2003 roku. Swoją ścieżkę zawodową rozpoczął od pracy na stanowiskach programistycznych (Java) w Comarch oraz Sabre. W 2009 roku otworzył własną firmę BrainSHARE IT, która stworzyła i rozwija program wspierający pracę księgowych oraz przedsiębiorców – SaldeoSMART, mający wśród swoich rozwiązań najszybciej wdrażany dziś system do obiegu dokumentów w Polsce. Prywatnie interesuje się samochodami, jeździ na nartach, gra na perkusji oraz tańczy salsę.
Skomentuj Skomentuj

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

- Reklama -

© 2017-2023 BrandsIT. Brands Stream Sp. z o.o. All Rights Reserved.

  • Redakcja
  • Regulamin
  • Polityka prywatności
  • Polityka plików cookies
  • Oświadczenie o prywatności
Zarządzaj swoją prywatnością
We use technologies like cookies to store and/or access device information. We do this to improve browsing experience and to show personalized ads. Consenting to these technologies will allow us to process data such as browsing behavior or unique IDs on this site. Not consenting or withdrawing consent, may adversely affect certain features and functions.
Funkcjonalne Zawsze aktywne
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych. Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
Zarządzaj opcjami Zarządzaj serwisami Zarządzaj dostawcami Przeczytaj więcej o tych celach
Zarządzaj opcjami
{title} {title} {title}

Removed from reading list

Undo