Prezydent podpisał nowelizację ustawy o VAT, ostatecznie ustalając ramy wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rewolucja w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych w Polsce staje się faktem, a przedsiębiorcy zyskali finalne daty na dostosowanie swoich procesów i systemów IT.

Centralizacja obiegu faktur zapewni fiskusowi wgląd w transakcje w czasie niemal rzeczywistym.

Wdrożenie KSeF zostało podzielone na dwa kluczowe etapy, aby ułatwić adaptację największym podmiotom na rynku.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF obejmie około 5 tys. największych firm w Polsce, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Co istotne, od tego samego dnia wszyscy przedsiębiorcy – niezależnie od wielkości – będą musieli być gotowi na odbieranie faktur ustrukturyzowanych.

Od 1 kwietnia 2026 obowiązek fakturowania przez KSeF zostanie rozszerzony na wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT.

Ustawodawca przewidział jednak okres adaptacyjny. Kluczową informacją dla biznesu jest fakt, że kary za błędy związane z nowym systemem zostaną odroczone do 1 stycznia 2027 r. W 2026 roku firmy nie będą również zobowiązane do podawania numeru KSeF w płatnościach za faktury.

Nowelizacja wprowadza kilka istotnych modyfikacji w pierwotnych założeniach systemu, które mają ułatwić firmom przejście na nowy model. Najważniejszą z nich jest **tryb offline**, pozwalający na wystawienie faktury poza systemem w razie awarii, z obowiązkiem jej wprowadzenia do KSeF następnego dnia.

Inne istotne zmiany to:

• Faktury konsumenckie (B2C) pozostaną opcjonalne – firmy same zdecydują, czy chcą je wystawiać przez KSeF.
• Możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych.
• Obowiązek samoidentyfikacji nabywcy, który podczas zakupów na potrzeby działalności gospodarczej będzie musiał podać swój numer NIP lub VAT.

Dla firm, zwłaszcza z sektora IT, ostateczne terminy oznaczają konieczność pilnej weryfikacji i dostosowania oprogramowania finansowo-księgowego oraz systemów ERP do integracji z rządową platformą. Rok 2025 będzie kluczowy na przygotowanie technologiczne do tej zmiany.