Stosowane dziś automatyczne RCP z pewnością swoją funkcjonalnością biją staromodne, papierowe dokumenty na głowę. Standardem przecież dla wszystkich stały się karty RFID, dzięki którym każdy z zatrudnionych bez żadnego kłopotu i straty czasu dostaje się przez bramki do swojego biurka czy innego miejsca pracy. Dlaczego więc wokół tego tematu cały czas toczy się żywa dyskusja, a kontrola czasu pracy pracowników wciąż budzi sporo kontrowersji? Odpowiedź jest bardzo prosta: w wielu przypadkach wciąż systemy RCP bywają zawodne, budzą lęk przed inwigilacją, nie mają możliwości funkcjonowania poza terenem firmy i co najgorsze – dają korzyści jedynie pracodawcy, a nie pracownikom, wymagając od nich jednocześnie uciążliwej obsługi (zbliżania karty, przykładania palca do czytnika lub używania smartfona).

Recepcjonistka, ochroniarz, kadrowa

Zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi ważną część działalności każdego przedsiębiorstwa, szczególnie takiego, które zatrudnia większą niż 20-osobową grupę ludzi. Właśnie dlatego powinno być maksymalnie zautomatyzowane, ale również inteligentne oraz przyjazne dla użytkownika. Co to oznacza? Mniej więcej tyle, że system do tego służący powinien realizować wiele zadań jednocześnie. Ma też nie wymuszać dodatkowych czynności, takich jak odbijanie karty lub skanowanie kodów, czy jeszcze gorzej – wymagać używania do raportowania czasu pracy smartfonów lub innych urządzeń. Czy jest w ogóle możliwe? Czy jest rozwiązanie, które robi wszystko za użytkownika?

W Tenvirk wpadliśmy na pomysł, jak taką multizadaniowość i bezobsługowość w zakresie obsługi pracowników zrealizować. Opracowaliśmy system RCP, który jako pierwszy na świecie nie wymaga żadnej aktywności od jego użytkowników. Bez udziału człowieka aktywizuje się i zaczyna liczyć czas w momencie wejścia w zasięg małej centralki umieszczonej na terenie firmy. Pomiar czasu pracy automatycznie kończy się, kiedy opuszczamy teren pracy. Co nie znaczy, że nie wzięto pod uwagę sytuacji, kiedy pracownicy wykonują swoje zadania w terenie lub pracują z domu – co przecież jest  praktykowane w firmach, które sprzedają sprzęt i oprogramowanie IT i które zatrudniają przede wszystkim handlowców, wdrożeniowców i konsultantów spędzających dużo czasu poza własnym biurem.

IoT w realnym wynalazku

Można powiedzieć, że TIMATE to odpowiedź na pytanie, do czego może być przydatna technologia Internet of Things w biznesie. Sercem systemu jest karta noszona przez każdego pracownika – będąca inteligentną wersją zwykłego identyfikatora. W taką zasilaną energią słoneczną kartę z wyświetlaczem opartym na technologii elektronicznego atramentu udało się wbudować jednocześnie funkcje recepcjonistki, ochroniarza, kadrowej, a także szefa, który może wgrywać harmonogram pracy i rozliczać nas z wykonywanej pracy również zadaniowo.

Dziś już standardem w przedsiębiorstwach są automatyczne systemy kontroli dostępu, rejestracji czasu pracy czy monitoringu CCTV. Znamy też próby zastępowania kart dostępowych smartfonami, które pod wieloma względami się niestety w tej roli nie sprawdzają. Opracowując TIMATE, weszliśmy na inny, dużo bardziej zaawansowany poziom. To system, który jest inteligentny na tyle, że funkcjonuje i spełnia swoje zadania bez udziału człowieka – powiedział Maciej Światowski, CEO w TIMATE

Home office, delegacja, L4

Oprócz tego, że karta TIMATE jest firmowym identyfikatorem (wyświetla zdjęcie właściciela) i otwiera wszystkie zdefiniowane dla danej osoby drzwi, wspomaga również w raportowaniu przepracowanego czasu – i co ważne, nie tylko osób, które przebywają fizycznie w firmie. Może to być przydatne podczas delegacji lub w coraz bardziej popularnej formie pracy wykonywanej zdalnie – z domu.

W naszym wynalazku interesująca może być rejestracja czasu nie tylko związana z wejściem i wyjściem, ale z pracą zadaniową. Wiele firm przecież rozlicza swoją pracę z klientem na zasadzie rozliczenia godzin. Wtedy przydaje się solidna dokumentacja wykonanych prac. W systemie TIMATE jest taka możliwość – liczymy wtedy czas pracy przypadający na projekt, którego dotyczy zadanie, i na klienta – powiedział Tomasz Łempiński, CTO w TIMATE

Karta ma również wczytany harmonogram zadań i jeśli stwierdzi, że w danym dniu nie ma nas w pracy, może zapytać (za pomocą ekranu), jaka jest tego przyczyna. Mamy wtedy do wyboru kliknięcie w „delegację” lub w „L4” lub w inne możliwość zdefiniowane przez konkretnego pracodawcę.

Ruch na straży prywatności

A wszystko to dzięki analizie ludzkiego ruchu! Jak to się dzieje? Na podstawie wbudowanego w kartę czujnika, który tylko na podstawie analizy poruszania się człowieka dostarcza potrzebnych informacji, zarówno pracownikom, jak i korzystającym z jego możliwości pracodawcom. Dzięki temu system nie potrzebuje kamer i GPS-ów oraz nie zbiera wrażliwych danych osobowych, np. odcisków palca – jak to ma miejsce w przypadku wątpliwej prawnie i etycznie biometrii.

W końcu sprawiedliwie! Kto na tym skorzysta?

Oprócz stworzenia inteligentnego, nienaruszającego praw pracowników gadżetu, który jest codziennym asystentem pracy, twórcom TIMATE przyświecał jeszcze jeden ważny, można powiedzieć społeczny cel – sprawiedliwe rozliczanie czasu pracy. Dla nikogo chyba nie jest tajemnicą pracownicza „kreatywność” w każdej branży i odbijanie kart za nieobecne koleżanki i kolegów lub tłumaczenie się zgubionym identyfikatorem. Z TIMATE zwyczajnie oszukiwać się nie da. Czujnik, w który wyposażona jest karta, jeśli zauważy brak ruchu lub podobne poruszanie się dwóch kart, zgłosi to najpierw zainteresowanym pracownikom, a następnie przerwie pomiar czasu pracy lub powiadomi pracodawcę.

A jakie jeszcze korzyści w zakresie rejestracji czasu pracy osiągnie pracownik, korzystając z TIMATE? Przede wszystkim zyska asystenta, który będzie dbał o to, aby wdrożył w swoje życie zasadę work-life balance. TIMATE da pracownikowi znać, że musi zrobić przerwę, obliczy dokładnie, ile godzin spędził już w pracy, zliczy wszystkie nadgodziny, dopilnuje, aby nie przebywał za długo w pracy, zadba o to, aby pracownik miał nieustający dostęp do informacji o przysługującym i wykorzystanym urlopie. Dostarczy takie dane za pomocą wbudowanego w kartę wyświetlacza. Dodatkowo TIMATE da zatrudnionemu pewność, że nie pracuje on więcej niż wiecznie spóźniający się lub często nieobecny kolega. Innym słowem zyskują wszyscy – pracodawcy i pracownicy.

Czas na weryfikację!

TIMATE to na razie projekt badawczy. Sprawdził się już w testach. Prototyp zadziałał bez zarzutów w rzeczywistości wirtualnej i na próbie studentów śląskiej uczelni. Czeka teraz na weryfikację w prawdziwych warunkach. W związku z tym szukamy przedsiębiorstw, których pracownicy na własnej skórze sprawdzą, czy bieżący dostęp do parametrów takich jak urlopy, nadgodziny, niewykorzystane przerwy ułatwi im życie, a opcja pracy na zadaniach rozwiąże odwieczny problem z rozliczaniem delegacji czy pracy w trybie „home office”.

W każdym razie TIMATE jest gotowy do starcia (lub współpracy) z funkcjonującymi aktualnie na rynku rozwiązaniami. Już wygrywa brakiem wymogu aktywności i obsługi systemu ze strony pracowników, możliwością działania na terenie otwartym oraz tym, że nie zbiera żadnych danych wrażliwych pracowników.