Zgodnie z przepisami, od 10 grudnia br. e-Doręczenia będą obowiązkowo stosowane między innymi przez wszystkie ograny administracji publicznej, a także jednostki samorządu terytorialnego. Dodatkowo do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą zobligowane osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, a także nowi przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego. To oznacza, że zamiast listu poleconego urzędnik, notariusz czy adwokat wyśle nam pismo drogą elektroniczną – tą samą będziemy mogli się z nimi skontaktować.
– e–Doręczenia umożliwią prowadzenie elektronicznie formalnej korespondencji w kontaktach z podmiotami publicznymi. Docelowo pozwolą wyeliminować korespondencję papierową w urzędach. Liczymy jednak na to, że stopniowo staną się również powszechne na rynku usług komercyjnych w kontaktach pomiędzy przedsiębiorcami i obywatelami. Jest to rozwiązanie, które zapewni identyfikację nadawcy i odbiorcy, poufność i autentyczność, jak i integralność każdej przesyłki, a rezultacie – zastąpi tradycyjną przesyłkę poleconą – podkreśla minister cyfryzacji Janusz Cieszyński.
E-doręczenia – szybciej i taniej
Aby lepiej zrozumieć złożony temat nowych cyfrowych listów poleconych, eksperci Obserwatorium.biz wraz z partnerami publicznymi i przedstawicielami biznesu i branży cyfrowej przygotowali raport „e-Doręczenia – bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej”. Eksperci wyliczają w nim korzyści z migracji na drogę elektroniczną. Jedną z nich jest szybkość lub nawet natychmiastowość przesyłania dokumentów. Doręczenie elektroniczne umożliwia błyskawiczne przekazanie informacji, bez konieczności oczekiwania na fizyczne dostarczenie listu. To szczególnie istotne w przypadkach, gdy czas jest kluczowy, na przykład w sektorze finansowym czy obszarze prawno-administracyjnym.
Autorzy raportu wskazują, że w przypadku migracji 90 proc. przesyłek realizowanych w kontaktach z administracją publiczną do usług elektronicznych maksymalne roczne oszczędności mogą sięgnąć 2,3 mld złotych. A to wyliczenia dla komunikacji obywateli i przedsiębiorstw z administracją publiczną oraz w relacji administracja-administracja. Eksperci Obserwatorium.biz szacują, że sami obywatele i firmy docelowo przeniosą w sumie ponad 100 milionów przesyłek wysyłanych do administracji publicznej na formę elektroniczną, a które dziś realizowane są w formie tradycyjnej. Z tego tytułu biznes i obywatele w Polsce uzyskają docelowo ponad 1,05 mld zł oszczędności w skali roku – wskazują autorzy analizy.
– Technologie cyfrowe już na stałe zmieniły oblicze polskiej administracji, owocując wdrażaniem kolejnych usług elektronicznych i wpływając na sposób, w jaki korzystamy z usług urzędów i aparatu państwowego. Naturalnym, kolejnym krokiem na tej ścieżce cyfryzacji i klamrą spinającą implementowane od lat kolejne e-usługi jest wdrożenie i upowszechnienie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego – zauważa Michał Kanownik, prezes Związku Cyfrowa Polska, jednej z organizacji, która zaangażowała się w proces popularyzacji e-Doręczeń w naszym kraju. – e–Doręczenie da szansę na przyspieszenie wielu procesów w administracji, dzięki czemu może stać się katalizatorem kolejnych zmian. Dla urzędów to szansa, by zmniejszyć emisje związane z ich funkcjonowaniem, dzięki zmianom uda się też zmniejszyć zużycie papieru. Nasze społeczeństwo staje się coraz bardziej cyfrowe i tego samego oczekuje od administracji – dodaje Michał Kanownik.
Rozwiać obawy
Czy jednak rynek jest gotowy na taką rewolucję w e-usługach? Eksperci Obserwatorium.biz przeprowadzili badanie w tej sprawie. I choć, zdaniem badanych respondentów, e-Doręczenia powinny spotkać się z pozytywnym odbiorem rynku ze względu m.in. na wymierne korzyści, to jednak wciąż konieczne jest rozwianie obaw w tym zakresie. – Część odbiorców może nie mieć zaufania czy nawet okazywać niepewność wobec tak innowacyjnego rozwiązania, które zastąpi korespondencję tradycyjną. Jednak po doświadczeniach z pandemii społeczeństwo wydaje się bardziej otwarte na cyfrowe zmiany tego typu – wyjaśnia Michał Tabor, Partner w Obserwatorium.biz.
Ekspert dodaje, że jedną z głównych obaw użytkowników są kwestie związane z cyberbezpieczeństwem nowej e-usługi. – Wszystkie usługi doręczenia elektronicznego muszą spełniać rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa określone w rozporządzeniu eIDAS i normach technicznych, a także podlegają obowiązkowym audytom – uspokaja Michał Tabor. I precyzuje, że usługi zaufania e-Doręczeń są realizowane przez kwalifikowanych dostawców. Oparte są również o standardy podobne do tych, które stosowane są w kwalifikowanych podpisach, a także wykorzystują technologie kryptograficzne. Takie podejście pozwala na bezpieczne wykorzystanie elektronicznej korespondencji przez administrację publiczną, firmy oraz inne organizacje.
Opracowanie „e-Doręczenia – bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej” powstało w wyniku współpracy kilku partnerów, w tym Ministerstwa Cyfryzacji, Ministerstwa Rozwoju i Technologii, NASK, Urzędu Komunikacji Elektronicznej, Związku Cyfrowa Polska, Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji, a także firm Asseco Data Systems, Autenti, Poczty Polskiej oraz Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.
– Nasz raport stanowi startowe kompendium wiedzy dla wszystkich, którzy będą odpowiadali za wdrażanie, a następnie wykorzystanie e-Doręczeń w swoich instytucjach. Jest też przykładem na to, że wspólna praca na rzecz rozwoju rynku cyfrowego, niezależnie od tego czy pochodzimy z instytucji publicznej, regulatora rynku, czy z konkurujących ze sobą codziennie firm komercyjnych, jest jak najbardziej w naszym kraju możliwa – mówi Miłosz Brakoniecki, Partner i Członek Zarządu Obserwatorium. Biz.