W erze cyfrowej przemiany biura są zalewane rozwiązaniami technologicznymi, które mają pomóc w wydajniejszym wykonywaniu rutynowych zadań. Jednak bez szkolenia nie zawsze łatwo jest zrozumieć zasadę działania urządzeń czy używać ich, co – jak pokazują wyniki badania1 Sharp – ma poważne konsekwencje dla europejskich firm. Wielu pracowników biurowych unika skomplikowanej technologii lub udaje, że urządzenie jest zepsute, by nie musieć z niego korzystać. Czy to sprzyja wydajności? W żadnym wypadku.
Jedna trzecia (30 procent) pracowników biurowych, którzy wzięli udział w badaniu, woli unikać problemu, po prostu nie używając technologii dostępnej w miejscu pracy. 39 procent wybiera własne urządzenia, które są przyjaźniejsze użytkownikowi, takie jak smartfony i laptopy, ze względu na łatwość użytkowania. Jedna czwarta pracowników biurowych (26 procent) przyznaje, że zdarzyło im się udawać, iż urządzenie jest zepsute, by nie musieć go używać.
Badanie ujawniło przede wszystkim brak doświadczenia w korzystaniu z cyfrowych rozwiązań technologicznych: tylko 31% respondentów deklaruje, że czułoby się komfortowo, organizując wideokonferencję.
Ponad połowa ankietowanych (54 procent) jest przekonana, że ich praca byłaby łatwiejsza, gdyby mieli dostęp do nowocześniejszych technologii. Z kolei 46 procent przyznaje, że przykładaliby większą wagę do udostępniania informacji kolegom z innych działów, gdyby nie utrudnienia techniczne.
Jeśli chcesz odkryć świat cyfryzacji, musisz zwrócić uwagę na trzy ważne aspekty. Po pierwsze: słuchaj pracowników. Jeśli technologia jest wykorzystywana w niewielkim stopniu i w mało znaczący sposób, to jasne, że twoje rozwiązania technologiczne potrzebują zmiany. Po drugie: oferuj dodatkowe szkolenia. Pracownicy spotykają się z dużą liczbą nowych rozwiązań, zwłaszcza w erze cyfryzacji. Dodatkowe szkolenia i nieustanne uczenie się pozwolą pozbyć się strachu przed korzystaniem z nowoczesnych technologii. Po trzecie: czasami mniej znaczy więcej. Instrukcja obsługi to nie rozprawa naukowa. Technologia, której używamy każdego dnia w biurze, musi być intuicyjna i poprawiać naszą wydajność w codziennych zadaniach, a nie dokładać nam obowiązków – doradza przedsiębiorcom Profesor doktor Sascha Stowasser, dyrektor niemieckiego Instytutu Ergonomii Stosowanej i Organizacji Produkcji
W najlepszym możliwym scenariuszu technologie używane w codziennych zadaniach biurowych są intuicyjne i nie wymagają dodatkowych wyjaśnień ani szkoleń. Technologia powinna ułatwiać pracę, a nie ją utrudniać, a dobre narzędzia to te zorientowane na użytkownika. Firmy nie mogą sobie pozwolić na niewykorzystanie potencjału pracowników. – dodaje Szymon Trela, Product Manager w Sharp Electronics CEE
- W badaniu wzięło udział 6045 pracowników biurowych z dziewięciu krajów europejskich (Francji, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch, Szwecji, Polski, Holandii, Czech i Węgier)