W świecie IT automatyzacja jest przedstawiana jako złoty środek na wszystko — od redukcji kosztów po rozwiązanie problemu braków kadrowych. Jednak firmy, które już próbowały„zautomatyzować wszystko”, wiedzą, że sukces nie przychodzi sam z siebie.

Automatyzacja to nie magia, a jeden z jej największych sekretów jest prozaiczny: bez uporządkowanych danych nawet najlepsze narzędzia i procesy będą działać jak sportowy samochód z pustym bakiem.

Badania branżowe wskazują, że firmy, które inwestują w jakość danych, są w stanie zautomatyzować średnio 70% swoich procesów. Reszta — mimo dobrych chęci i zaawansowanych systemów — grzęźnie w chaosie informacyjnym.

Automatyzacja to nic innego jak powierzenie powtarzalnych zadań oprogramowaniu. Może to być wdrażanie nowych pracowników, zarządzanie uprawnieniami, aktualizacje systemów czy obsługa zgłoszeń do help desku.

Teoretycznie brzmi prosto. W praktyce każde z tych działań wymaga precyzyjnych, aktualnych i spójnych danych.

Weźmy przykład zautomatyzowanego zarządzania punktami końcowymi. Jeśli baza urządzeń jest niekompletna albo zawiera błędy, proces instalowania aktualizacji lub konfigurowania nowych laptopów szybko zamieni się w festiwal wyjątków, które trzeba obsłużyć ręcznie. A to oznacza utratę wszystkich korzyści z automatyzacji.

Źródeł chaosu jest wiele. Wiele organizacji wciąż funkcjonuje w oparciu o silosy danych – każdy dział ma swoje własne bazy, formaty i systemy, które rzadko ze sobą współpracują. Do tego dochodzą lata pracy na przestarzałych platformach, które nie obsługują nowoczesnych standardów wymiany danych.

Nie można też zapominać o „długu technicznym” — efektach odkładania modernizacji na później. Każdy kolejny rok pracy na starym systemie oznacza rosnące trudności w integracji i brak kompatybilności z nowymi narzędziami automatyzacji.

Do tego środowisko pracy stało się bardziej rozproszone niż kiedykolwiek. Pracownicy korzystają z coraz większej liczby urządzeń i aplikacji w modelu chmurowym, a IT musi nad tym wszystkim zapanować. Bez porządku w danych to zadanie szybko wymyka się spod kontroli.

To może brzmieć jak praca u podstaw, ale to właśnie te fundamenty decydują, czy automatyzacja będzie skalowalna i efektywna.

Wyobraźmy sobie dwa scenariusze wdrożenia automatyzacji w obszarze obsługi zgłoszeń IT.

W pierwszym dane są uporządkowane: każde urządzenie ma przypisanego właściciela, systemy są zintegrowane, a historia interakcji z użytkownikiem jest kompletna. Automatyzacja może w takim środowisku działać niemal bez ingerencji człowieka — zgłoszenie jest analizowane, przypisywane do odpowiedniej kategorii, a system samodzielnie wykonuje niezbędne kroki naprawcze.

W drugim scenariuszu dane są rozproszone, część urządzeń nie ma przypisanego właściciela, a systemy nie wymieniają się informacjami. W efekcie automatyzacja zatrzymuje się na pierwszym kroku i generuje kolejne zgłoszenia do obsługi ręcznej.

Różnica? W pierwszym przypadku IT oszczędza setki godzin pracy rocznie. W drugim — zyski są minimalne, a frustracja rośnie.

Korzyści z automatyzacji w oparciu o dobre dane są wymierne. Skrócenie czasu realizacji procesów z dni do godzin, a czasem minut, staje się normą. Liczba błędów spada, a koszty operacyjne maleją dzięki mniejszej liczbie interwencji ręcznych.

Co równie istotne, zespół IT zyskuje czas na działania strategiczne — rozwój nowych usług, testowanie innowacji czy wdrażanie rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo.

Największy błąd, jaki mogą popełnić organizacje, to uznać, że porządkowanie danych jest jednorazowym projektem. Środowisko IT zmienia się nieustannie — pojawiają się nowe systemy, urządzenia i źródła informacji.

Dlatego utrzymanie jakości danych powinno być wpisane w strategię organizacji. Oznacza to regularne przeglądy, automatyczne monitorowanie spójności informacji oraz jasne procedury ich aktualizacji.

Automatyzacja w IT to proces, który może przynieść spektakularne efekty — ale tylko wtedy, gdy zaczyna się od właściwego punktu. Tym punktem są dane: spójne, aktualne i dostępne w całej organizacji.