Cyfrowa transformacja biznesu reakcją na nową rzeczywistość

Udostępnij

Kilka miesięcy temu, praktycznie z dnia na dzień doświadczyliśmy ograniczenia funkcjonowania wielu sektorów gospodarki w Polsce i na świecie. Nowa rzeczywistość poddała firmy nieoczekiwanej weryfikacji zaawansowania rozwoju cyfrowego i wdrożenia modelu zdalnej. pracy. Zebrane w ostatnich tygodniach wnioski z obserwacji firm technologicznych i doświadczeń klientów z wielu branż, pomagają wskazać kilka aspektów, które są niezbędne do skutecznego prowadzenia firmy w dobie pracy zdalnej i gospodarki „contactless”.

Cyfrowy model biznesowy

Wdrażanie cyfrowego modelu biznesowego w sektorze IT było relatywnie prostym zadaniem. Codzienna praca programistów wymaga przede wszystkim dostępu do stabilnego łącza internetowego, niezależnie od miejsca na świecie. Obserwacja ostatnich doświadczeń klientów z „tradycyjnych” branż pokazuje jednak, że przechodzenie na model zdalny wcale nie jest takim łatwym i oczywistym procesem. Wiele firm świadczących usługi wymagające użycia komputera, pozyskuje klientów i nawiązuje z nimi współpracę w tradycyjny sposób, poprzez osobisty kontakt. W lockdownie takie firmy musiały błyskawicznie zmienić model operacyjny, w tym cały łańcuch dostaw i cykl życia produktu (usługi), a nie wyłącznie sam produkt (usługę). Należy zadbać o usprawnienie procesów sprzedażowych, przedsprzedażowych i posprzedażowych. Przerwanie ciągłości w którymkolwiek z tych elementów oznacza problemy, mimo przygotowania samego produktu (usługi) do zdalnego dostarczenia.

Cyfrowa praca zespołowa

Obserwacja rynku uczy, że wdrożenie cyfrowego standardu zdecydowanie łatwiej przebiegało w firmach rozproszonych geograficznie lub wcześniej wprowadzających pracę zdalną, gdzie komunikacja zespołowa czy obieg dokumentów już funkcjonowały na najwyższym poziomie. Także popularne „zdalne piątki” były świetnymi polem do weryfikacji czy od strony infrastrukturalnej (komputery, sieć, dostępy) i procesowej, wszystko działa zgodnie z planem, a pracownicy są w stanie realizować swoje podstawowe zadania z domu. Niestety w wielu firmach zdarzało się, że pracownicy na skutek „dziurawej” polityki bezpieczeństwa i braku dostępów, nie mogli pracować zdalnie w takim samym zakresie jak w biurze.

Cyfrowa komunikacja „contactless”

W pracy zdalnej najważniejsze jest zachowanie efektywnej komunikacji w zespołach i utrzymanie wzajemnej motywacji na wysokim poziomie. Trudno jest zastąpić osobisty kontakt wideorozmową, co nie oznacza, że jest to niemożliwe. Przede wszystkim warto zadbać, aby kontakty między pracownikami były częstsze niż podczas pracy w siedzibie. W branży IT standardem są spotkania zwane „daily” lub „stand-upy” organizowane na początku każdego dnia pracy , gdy członkowie zespołu przekazują status co zrobili poprzednio dnia, co planują robić dziś i czy widzą jakieś przeszkody uniemożliwiające pracę. W ten sposób cały zespół błyskawicznie szuka obszarów do współpracy i wzajemnej pomocy. Warto także wykorzystywać takie spotkania do budowania relacji i luźniejszych rozmów, ponieważ gdy wszyscy chodziliśmy do pracy w biurze, poranne pogaduszki w kuchni miały swoją wartość i sens. Drugi koniec ścieżki komunikacji to spotkania całej firmy. Świetnym pomysłem są spotkania podsumowujące tydzień pracy. Ludzie chcą i powinni wiedzieć jak zmienia się sytuacja biznesowa pracodawcy i co dzieje się w innych zespołach. Ponadto ważne decyzje i problemy lepiej jest omawiać podczas takich rozmów niż komunikować się w formie bezdusznego maila. Do komunikacji tekstowej i głosowej najpopularniejszym narzędziem jest Microsoft Teams. Dla zebrań powyżej 100 uczestników wygodnie jest użyć Zoom. O Zoomie w minionych miesiącach napisano już wiele, w tym o jego bezpieczeństwie, ale dobrze skonfigurowane spotkanie w tym programie gwarantuje, że nikt niepowołany nie włączy się do rozmowy.

Cyfrowy obieg dokumentów – firma paperless

W efektywnej pracy zdalnej kluczowy jest także sprawny obieg dokumentów. Oczywiście wciąż występują sytuacje gdzie fizyczna kartka papieru nie zostanie zastąpiona, ale w wielu nowoczesnych firmach ten aspekt jest rozwiązany. Umowy z klientami, zamówienia i faktury we współczesnych firmach już mają formę dokumentu elektronicznego. W rozporządzaniu elektroniczną dokumentacją z pomocą przychodzą liczne systemy DMS (Document Management System). Np. dzięki SharePoint oraz Microsoft Teams sporą część zasobów migruje się do systemu załączania plików w ramach zespołów. W ten sposób z jednego miejsca administratorzy i właściciele zespołów w Teams, w pełni kontrolują dostępy i bezpieczeństwo informacji. Warto również skanować korespondencję papierową, aby jej dalszy obieg wewnątrz organizacji był w pełni cyfrowy. W ten sposób każdy z pracowników ma zdalny dostęp do wszelkich dokumentów. Nie bez znaczenia jest fakt, że Microsoft Teams oraz SharePoint opierają się o chmurę publiczną Microsoft Azure, dzięki czemu pracownicy nie martwią się o wydajność systemu i przestrzeń dyskową serwerów.

Przy podpisywaniu wiążących prawnie dokumentów elektronicznych, powszechnie wykorzystuje się takie platformy jak Zoho Sign, DocuSign czy polskie Autenti. W ten sposób podpisywane są umowy z klientami z zagranicy (np. NDA, umowy o współpracy, umowy ramowe) oraz umowy z partnerami i współpracownikami. Takie narzędzia są niezastąpione przy zdalnych rekrutacjach, które coraz śmielej wchodzą na rynek pracy.

Cyfryzacja to przyszłość biznesu

Nowoczesna firma w XXI wieku musi być ukierunkowana na pełną cyfryzację i dostosowanie codziennych aktywności wewnętrznych i zewnętrznych do nowych okoliczności. Polityka „contactless” i „paperless” stała się już standardem w wielu organizacjach. COVID-19 nieoczekiwanie sprowokował moment powiedzenia „sprawdzam” u progu nowej dekady. W najbliższych latach przekonamy się, które firmy są przygotowane na nową przyszłość, która już nadeszła.

Źródło:ITMAGINATION

Zobacz

Minister Moskwa: mamy 100 proc. gazu w magazynach

Jesteśmy zabezpieczeni na ten sezon; mamy już 100 proc. gazu w magazynach i wszystkie dostawy są realizowane – zapewniła w czwartek minister klimatu i środowiska Anna Moskwa. "Tej zimy będzie ciepło" - dodała.

ARiMR: blisko 1,6 mld zł przekazano rolnikom w ramach dopłat do nawozów

Ponad 254 tys. rolników otrzymało do wtorku 1,577 mld zł z tytułu pomocy do zakupu nawozów mineralnych - poinformowała Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. ARiMR rozpoczęła wypłatę pieniędzy 11 lipca.
- Reklama -

REKLAMA