Przez lata głównym kryterium wyboru urządzeń drukujących w małych i średnich firmach była cena – zarówno zakupu, jak i eksploatacji. Jednak rosnące koszty prowadzenia działalności i zmieniające się oczekiwania wobec technologii biurowych sprawiły, że ten schemat się zmienia.

Dziś coraz częściej o wyborze decydują funkcjonalności związane z automatyzacją procesów dokumentowych, bezpieczeństwem cybernetycznym oraz elastycznymi modelami finansowania.

Jak wskazuje Rafał Szarzyński, Sales Director Sharp Business Systems Polska, to przesunięcie priorytetów jest wyraźnie widoczne w rozmowach z klientami z sektora MŚP.

„Aspekty finansowe takie jak koszt urządzeń czy eksploatacji zawsze były i będą istotne dla klientów. Szczególnie klientów sektora MŚP, najbardziej dotkniętego wzrostem kosztów operacyjnych prowadzenia działalności gospodarczej. Warto podkreślić, że firmy z tego sektora, szukają rozwiązań różnych modeli finansowania, od standardowego leasingu/wynajmu urządzeń aż po coraz bardziej popularną opłatę za wydrukowaną stronę czy nowy model subskrypcyjny. Jednak to dwa inne, kluczowe aspekty systemów druku zaczynają być dla użytkowników tymi priorytetowymi.” – podkreśla Rafał Szarzyński, Sharp Business Systems Polska.

Automatyzacja procesów dokumentowych – zysk w czasie i jakości

Jednym z tych priorytetów jest automatyzacja prostych, powtarzalnych czynności związanych z obiegiem dokumentów.

W praktyce oznacza to wdrażanie rozwiązań druku wyposażonych w systemy OCR, które potrafią rozpoznawać tekst na zeskanowanych dokumentach, wyodrębniać z nich metadane i automatycznie przesyłać je do zewnętrznych systemów – od finansowo-księgowych po platformy obiegu dokumentów.

„Dlatego coraz popularniejsze stają się rozwiązania druku zawierające systemy OCR i zapewniające usprawnienie przepływów dokumentów, korzystanie z pobranych z nich metadanych i automatyczne przesyłanie ich do zewnętrznych systemów np. finansowo-księgowych, czy systemów obiegu dokumentów.” – dodaje ekspert Sharp Business Systems Polska.

Dla MŚP to nie tylko oszczędność czasu, ale też mniejsze ryzyko błędów, szybsze księgowanie faktur czy lepsza kontrola nad dokumentacją projektową. W wielu firmach takie usprawnienia stają się fundamentem transformacji cyfrowej.

Drukarki jako pełnoprawne urządzenia sieciowe

Drugim kluczowym obszarem, który rośnie na znaczeniu, jest bezpieczeństwo. I to nie w rozumieniu ochrony przed nieuprawnionym dostępem do wydruków, ale w kontekście cyberzagrożeń. W nowoczesnym środowisku IT drukarka to w pełni funkcjonalny punkt w sieci – a to oznacza, że może stać się celem ataku.

„Drugą funkcjonalnością, która w środowiskach druku zaczyna mieć duże znaczenie, są kwestie związane z bezpieczeństwem i to bardziej w ujęciu cyberzagrożeń niż kwestii nieuprawnionego dostępu. W zasadzie standardem w organizacjach, dbających o aspekty z tym związane, jest traktowanie urządzeń, nie jako zwykłych miejsc druku czy skanu, ale jako pełnoprawnego urządzenia sieciowego. Urządzenia, poprzez które można włamać się do infrastruktury klienta co może skutkować dużymi stratami dla organizacji.” – dodaje Rafał Szarzyński.

Dlatego producenci coraz częściej wdrażają funkcje takie jak szyfrowanie danych, uwierzytelnianie użytkowników, regularne aktualizacje firmware czy monitorowanie dostępu w czasie rzeczywistym.

To elementy, które jeszcze kilka lat temu były domeną dużych korporacji, a dziś stają się standardem także w MŚP.

Mobilność i integracja z chmurą – praca hybrydowa bez barier

Zmiana modelu pracy w kierunku hybrydowego sprawiła, że mobilny dostęp do urządzeń drukujących i skanujących jest równie istotny jak ich parametry techniczne.

Możliwość drukowania czy skanowania z dowolnego miejsca, przy wykorzystaniu popularnych rozwiązań chmurowych, stała się nie tylko udogodnieniem, ale i wymogiem biznesowym.

„Warto również pamiętać o kwestiach związanych z mobilnością i drukiem, czy też skanowaniem z wykorzystaniem rozwiązań chmurowych. Dzisiejszy rynek MŚP wykorzystuje z powodzeniem popularne rozwiązania oparte na Dropbox czy M365. W ostatnich latach tego typu funkcjonalności zyskały bardzo dużą popularność.” – mówi Rafał Szarzyński, Sharp Business Systems Polska.

Integracja z platformami takimi jak Microsoft 365 czy Google Workspace pozwala na szybkie przesyłanie dokumentów między biurem a pracownikami zdalnymi, a także ułatwia współpracę z klientami i partnerami.

Rosnąca popularność MPS i modelu „as-a-service”

Zmieniają się nie tylko funkcje urządzeń, ale i sposób, w jaki firmy z nich korzystają. Usługi zarządzanego druku (MPS) i modele subskrypcyjne zyskują przewagę nad tradycyjnym zakupem sprzętu. Powód? Połączenie przewidywalnych kosztów z dostępem do najnowszych technologii.

„To właśnie wspomniany aspekt finansowy jest jednym z głównych czynników, który sprawia, że MŚP coraz częściej wybierają usługi zarządzalne – takie jak usługi druku. Korzyści płynące z zakupu każdej usługi (nie produktu) są obecnie aspektem przeważającym w procesie decyzyjnym i wyborze pomiędzy: kupić czy wynająć.” – mówi ekspert Sharp Business Systems Polska.

Model „as-a-service” daje firmom elastyczność – można łatwo zwiększać lub zmniejszać liczbę urządzeń w zależności od potrzeb, a serwis i materiały eksploatacyjne są wliczone w abonament. To szczególnie ważne w dynamicznych sektorach, gdzie liczba pracowników i wolumen druku mogą zmieniać się z miesiąca na miesiąc.

Od urządzenia do strategii IT

Druk w MŚP przestaje być wyłącznie sprzętem biurowym – staje się częścią strategii IT, wpływając na bezpieczeństwo, efektywność i elastyczność działania całej organizacji.

Automatyzacja procesów dokumentowych skraca czas pracy i minimalizuje błędy, a nowe standardy bezpieczeństwa chronią przed realnymi zagrożeniami cybernetycznymi.

Jednocześnie rosnąca popularność modeli usługowych pozwala firmom korzystać z najnowszych rozwiązań bez konieczności ponoszenia wysokich nakładów inwestycyjnych.

Jak pokazuje doświadczenie Sharp, to właśnie połączenie automatyzacji, bezpieczeństwa i elastycznych finansów definiuje dziś nowoczesne środowisko druku w sektorze MŚP.