Administracja publiczna jest szczególnym sektorem gospodarki, w którym transformacja cyfrowa jest niezwykle istotna i pożądana. Społeczeństwo coraz chętniej korzysta z dobrodziejstw technologii, co sprawia, że rosną oczekiwania odnośnie możliwości „załatwienia” większość spraw urzędowych przez internet. Podmioty publiczne wciąż dosyć zachowawczo podchodzą do cyfryzacji, a tylko nieliczne decydują się na przeniesienie części swoich procesów do chmury obliczeniowej. Jednym z nich jest Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, który dzięki wykorzystaniu technologii może sprawniej realizować transformację energetyczną w Polsce.
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej to podmiot administracji publicznej z blisko 10 letnim stażem, którego misją jest zapewnienie bezpieczeństwa środowiskowego w kraju. Swoje założenia realizuje poprzez bezpośrednie finansowanie projektów, których celem jest m.in. walka ze smogiem (np. program „Czyste Powietrze”) czy wytwarzanie zielonej energii poprzez wykorzystanie paneli fotowoltaicznych (np. program „Mój Prąd”). NFOŚiGW dwa lata temu zdecydował się na zmianę zasad udzielania dofinansowania, przyznając dotacje nie tylko dla samorządów, ale również bezpośrednio dla beneficjentów. Ta transformacja wiązała się z koniecznością przyjęcia nowych rozwiązań, które nie tylko ułatwiłyby zainteresowanym podmiotom proces ubiegania się o dotację, ale również mogłyby usprawnić obsługę beneficjentów.
Chcąc sprostać wyzwaniom, jakie wiązały się z transformacją, NFOŚiGW zdecydowało się na przeniesienie do chmury Azure części procesów w kilku najważniejszych obszarach swojej działalności, w tym m.in. programy „Mój Prąd” oraz „Czyste Powietrze”. Ponad to Instytucja przeniosła oprogramowanie wspomagające zarządzanie SAP, również do chmury.
„Mój Prąd” to cieszący się niezwykle dużą popularnością program promowania i dofinansowania prywatnych instalacji fotowoltaicznych. Tylko w 2019 roku przyłączono do sieci ponad 104 000 mikroinstalacji PV. To prawie cztery razy więcej niż w 2018 roku. Niestety problemy z czytelnością i kompletnością wniosków w formie papierowej znacząco wydłużały czas potrzebny do wypłacenia wszystkich dotacji. Dlatego aby wykluczyć pojawiające się problemy, NFOŚiGW zdecydował się przenieść cały proces obsługi programu do chmury. Od początku kwietnia br. wnioski o dofinansowanie można składać wyłącznie on-line poprzez stronę gov.pl. Możliwość elektronicznego załatwienia formalności przyczyniła się do jeszcze większej popularności programu, sprawiając, że od początku kwietnia do NFOŚiGW wpłynęło prawie 8 tys. złożonych elektronicznie wniosków.
Do sfery „wirtualnej” przeniesiony został również cały proces przetwarzania dokumentów, dzięki czemu czas od złożenia wniosku do wypłaty środków nie przekracza kilku dni. Cały system osadzono na platformie Azure, a dodatkowo zastosowano aplikację Power BI do wizualizacji i automatycznego raportowania wyników oraz mapowania blokerów procesowych. Dzięki temu NFOŚiGW posiada bieżące dane odnośnie skali wniosków i ich statusów, a procesy są wydajniejsze. W chmurze postawiona została również strona internetowa programu, a w przyszłości planowane jest również osadzenie pełnej bazy danych i wniosków.
„Przeniesienie części procesów do chmury Azure znacząco usprawniło pracę całej instytucji. Standardowe procedury oparte na ręcznie wypełnianych wnioskach zajmowały zbyt dużo czasu. Obecnie, kiedy wnioski wypełniane i rozpatrywane są w sposób elektroniczny, jesteśmy w stanie w ciągu kilku dni sfinalizować wszystkie niezbędne procedury” – powiedział Jakub Dąbrowski z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
Drugi istotny program to „Czyste Powietrze”, którego celem jest podniesienie efektywności energetycznej budynków, w tym m.in. wymiana pieców, termomodernizacja i inne działania wpływające na ograniczenie występowania smogu w Polsce. W ostatnich tygodniach projekt przeszedł rewolucje usprawniającą jego działanie poprzez uproszczenie wniosku. Ponad to planowane jest umożliwienie składania wniosków przez banki. Obecnie w programie „Czyste Powietrze” dodana została możliwość wnioskowania on-line, tym razem poprzez zbudowany w chmurze Generator Wniosków o Dofinansowanie (GWD). Jest on zintegrowany z Węzłem Krajowym, dzięki czemu konto GWD można założyć przy użyciu Profilu Zaufanego. Cały proces rozpatrywania wniosków również został przeniesiony do chmury, co znacznie skróciło wewnętrzne procedury oraz zapewniło większą nad nimi kontrolę. Dodatkowo, usprawnione zostały procesy wewnętrzne NFOŚiGW dzięki wdrożeniu technologii SAP w chmurze, a migracja danych odbywa się niezauważalnie dla pracowników w ciągu zaledwie kilku godzin. Infrastruktura serwerowa została ograniczona o 60 proc., a w przypadku pojawienia się konieczności zakupienia dodatkowych narzędzi, zespół IT korzysta z puli środków dostępnych na koncie i swobodnie może dobierać najlepsze rozwiązania.
Przeniesienie najważniejszych programów NFOŚiGW do chmury było prawdziwą rewolucją technologiczną, która nie tylko usprawniła procesy wewnętrzne, ale także zapewniła wiele ułatwień dla osób ubiegających się o dofinansowanie. Dzięki tej prostej zmianie, fundusze szybciej trafią do beneficjentów, a NFOŚiGW będzie mógł jeszcze lepiej spełniać swoją misję.
Dodatkowo, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, dzięki wykorzystaniu chmury uzyskał:
- Ograniczenie wydatków na infrastrukturę o 2 540 000 zł
- Stworzenie jednorodnego środowiska informatycznego
- Zmniejszenie całkowite kosztów jakie trzeba byłoby wydać na utrzymanie jednorodnego środowiska informatycznego i zapewnienie narzędzi do codziennej biurowej pracy dla pracowników NFOŚiGW o 1 544 000 zł
- Odzyskanie do innych celów 19 TB miejsca na serwerach i macierzach użytkowników i NFOŚiGW
- Zredukowanie używania serwerów w serwerowni NFOŚiGW z 20 do 12
- Umożliwienie dostępność usług dla pracowników NFOŚiGW na urządzeniach mobilnych, z dowolnej lokalizacji, w bezpieczny sposób.