Na trzy miesiące przed wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nastroje w środowisku księgowych są dalekie od stabilnych. Najnowsze badanie SW Research dla fillup k24 pokazuje, że zamiast spodziewanej mobilizacji dominuje niepewność. Zaledwie 25% ankietowanych uważa się za przygotowanych, a tylko 3,5% deklaruje pełną gotowość. Prawie połowa (47,5%) nie potrafi jednoznacznie ocenić swojego stanu przygotowań, a niemal 27% wprost przyznaje, że jest „słabo” lub „w ogóle” nieprzygotowana.

– Dla prawie 75% księgowych najbliższe miesiące będą prawdziwą walką o biznesowe być albo nie być – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy z fillup k24. To nie są liczby świadczące o spokojnym wejściu w nowy system, raczej o powolnym testowaniu nieznanego terenu.

Paradoks gotowości: samozatrudnieni kontra etatowi

Największym zaskoczeniem jest struktura gotowości. Wbrew oczekiwaniom lepiej przygotowani czują się księgowi prowadzący jednoosobowe działalności. Ponad połowa (54%) z nich uważa, że jest gotowa na KSeF, a w tej grupie właściwie nie ma osób całkowicie nieprzygotowanych.

Odmienny obraz rysuje się wśród księgowych zatrudnionych w firmach i organizacjach. To właśnie oni deklarują najwyższy poziom niepewności – ponad połowa nie wie, czy spełni wymagania KSeF, a jedna trzecia czuje się słabo przygotowana. To sygnał alarmowy dla zarządów. KSeF nie jest tylko projektem IT czy fiskalnym – dotyka procesów, odpowiedzialności i komunikacji wewnątrz firm.

– KSeF to potężna zmiana nie tylko na linii księgowy–klient, ale też w obrębie zespołów księgowych. Formatuje dotychczasowy schemat codziennej pracy, budzi wiele obaw, prowokuje mnóstwo pytań, które czasem pozostają bez odpowiedzi. Być może trzeba więcej uwagi poświęcić komunikacji z zespołem czy przepracowaniu procedur – dodaje Piątkowska.

Czego księgowi boją się najbardziej?

W czołówce obaw znalazły się kwestie techniczne i organizacyjne, co podkreśla, że problem wykracza poza samą wiedzę merytoryczną:

• Awaryjność i niestabilność systemu KSeF – 44%
• Integracja programów księgowych z systemem – 38,6%
• Ryzyko odpowiedzialności za błędy systemowe – 35%

Tu ujawnia się głębszy lęk: księgowi nie obawiają się cyfryzacji jako takiej, lecz konsekwencji, na które nie mają wpływu – błędnych API, przestojów, braku jasnych zasad odpowiedzialności.

Dwa światy: biura niezależne i korporacyjne działy

Rozbieżności są szczególnie widoczne między księgowymi z niezależnych biur a tymi pracującymi w kancelariach lub działach wewnętrznych. Ci pierwsi częściej martwią się o bezpieczeństwo danych (różnica ponad 14 p.p.) oraz rosnące obciążenia administracyjne (13 p.p.). Bardziej też akcentują brak przygotowania klientów i ryzyko przerzucania odpowiedzialności.

Jak tłumaczy księgowa Zuzanna Kwiatkowska, to efekt specyfiki pracy na rynku usług – większa różnorodność przypadków, większa liczba relacji i kontraktowych zobowiązań. KSeF w tej perspektywie nie jest tylko narzędziem – jest potencjalnym źródłem sporów i nieporozumień.

KSeF jako test zaufania

Cyfryzacja fakturowania miała być krokiem w stronę uproszczenia. Na razie staje się testem zaufania: do administracji, do oprogramowania, do komunikacji wewnątrz firm. Jeśli KSeF ma być fundamentem nowego ładu dokumentacyjnego, to obecne dane pokazują jedno – fundament wciąż czeka na wzmocnienie.