Software as a Service to dziś już dobrze znane pojęcie. Mało kto jednak wie, że niemały udział w popularyzacji modelu SaaS w przedsiębiorstwach mają działy księgowe. To właśnie w nich najwcześniej pojawiają się rozwiązania chmurowe, które z czasem sukcesywnie wdrażane są w innych obszarach firmy. Dlaczego tak się dzieje?
Cyfryzacja w branży księgowej jest już w zasadzie normą. Dostęp do danych finansowych z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem stanowczo ułatwia pracę działów księgowych, biur rachunkowych i zapewnia wygodę przedsiębiorców. Standardem staje się też wprowadzanie integracji nowych aplikacji do zarządzania firmą z platformami księgowymi.
– Jedna mała zmiana pociąga za sobą lawinę kolejnych, przenosząc jakość wszystkich procesów biznesowych na nowy, lepszy poziom. To czyni z księgowych faktycznych prekursorów migracji całego oprogramowania firmy do modelu SaaS – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
Co to jest SaaS?
Prototyp współczesnego, zaawansowanego modelu SaaS pojawił się już w latach 60. XX wieku. Był to okres komercjalizacji komputerów, popularyzacji sieci WWW, ale równocześnie rozwój branży dostawców szeroko pojętych usług IT. Już w tym czasie zauważono rewolucyjne możliwości nowoczesnych programów komputerowych. Prawdopodobnie jednak nikt się nie spodziewał, jak daleko zaprowadzi nas technologia.
SaaS – Software as a Service, czyli w bezpośrednim tłumaczeniu – oprogramowanie jako usługa, nie jest obecnie nowinką, ale standardem wykorzystywanym w większości branż i to niemal we wszystkich procesach. Model ten umożliwia korzystanie z aplikacji i zasobów w wygodny sposób, zwykle na zasadzie „pay-as-you-go”. To na dostawcy aplikacji spoczywa obowiązek aktualizowania, zabezpieczania i rozwiązywania problemów systemowych – nie na użytkowniku programu. Chociaż aplikacje chmurowe są powszechnie używane w wielu działach firmy, to zwykle właśnie od księgowości rozpoczyna się zmiana modelu korzystania z oprogramowania. Dlaczego?
Zalety księgowości w chmurze
Według portalu Accounting Today, do 2026 roku światowy rynek oprogramowania księgowego będzie miał wartość – bagatela – 11,8 mld USD! Księgowanie w chmurze i elastyczne oprogramowanie SaaS oferują pełny dostęp do danych księgowych, finansowych i innych z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Oznacza to, że wiele firm wybiera aplikacje w chmurze również z powodu delegowania zadań pracownikom wykonującym obowiązki w formie zdalnej. Kolejnym z powodów, dla których takie rozwiązania cieszą się popularnością, jest również realna oszczędność wynikająca z braku konieczności zakupu oprogramowania i redukcja dalszych kosztów związanych z jego szeroko pojętą konserwacją (aktualizacją, instalacją, rozwiązywaniem problemów systemowych).
– W przypadku tworzenia aplikacji księgowych w chmurze to potrzeba wyprzedziła technologię. W SaldeoSMART odpowiedzieliśmy na nią, łącząc odpowiednie narzędzia i dostosowując je do oczekiwań branży. Zagospodarowaliśmy lukę rynkową i wykorzystaliśmy technologię, która od razu daje przewagę w realizacji wielu czasochłonnych i skomplikowanych procesów. Z czego mogą dziś korzystać księgowi? Między innymi z automatyzacji procesu digitalizacji, przetwarzania dokumentów i procesów półautomatycznych samego księgowania. Technologie stają się coraz bardziej rozwinięte i dają ogrom możliwości – tłumaczy Krzysztof Wojtas.
Mały krok dla księgowości, wielki krok dla wszystkich branż?
Branża księgowa stała się pionierem w testowaniu i wdrażaniu w życie nowoczesnych aplikacji opartych na modelu SaaS. To właśnie księgowi – niczym Armstrong na księżycu – zrobili słynny „mały krok dla człowieka i wielki dla ludzkości”.
Skąd taka rola branży w upowszechnieniu SaaS? Kluczem jest specyfika pracy księgowego, otaczającego się ogromną ilością dokumentów. Digitalizacja pozwala przenieść je do chmury i zmniejszyć koszty związane z ich archiwizacją i zgodną z zasadami bezpieczeństwa utylizacją. Nic więc dziwnego, że to właśnie księgowym od początku najbardziej zależało na wprowadzeniu technologii ułatwiających ich pracę i na automatyzacji działań. Model SaaS umożliwił adaptację takich rozwiązań, których nie trzeba było już instalować, aktualizować i serwisować, nawet w małych firmach, a także na dowolnej liczbie komputerów. Zostały bardzo dobrze przyjęte, więc z czasem zaczęto wykorzystywać możliwości chmury również w innych działach firmy – z sukcesami!
Stały dostęp do gromadzonych w chmurze dokumentów, a także aplikacje, z których można korzystać z niemal każdego urządzenia, bez względu na miejsce, jest tym, co w czasach pracy zdalnej, dodatkowo wpływa na rozpowszechnianie modelu SaaS.
Przyszłość należy do chmury
W Polsce rośnie zapotrzebowanie na profesjonalne biura księgowe, pojawia się zatem coraz więcej firm oferujących usługi z branży finansów i rachunkowości. Takie przedsiębiorstwa nie zaczynają już od oprogramowania instalowanego na komputerach, ale od razu wchodzą do chmury. To zapewnia im oszczędności, wysoką skalowalność oraz szybkie wdrożenie aplikacji potrzebnych do pracy. A to podstawa w biznesie.
Według raportu Deloitte i ICAN Institute „Chmura publiczna w Polsce”, nawet 82% ankietowanych potwierdziło, że migracja oprogramowania do chmury wpłynęła realnie na elastyczność i skalowalność infrastruktury IT (68% badanych), ale również na oszczędności kosztów (niemal 50% ankietowanych) oraz uproszczenie zarządzania (50%).
Co więcej, w najbliższych latach aż 59 proc. dużych firm zamierza przenieść do chmury systemy finansowo-księgowe, co przełoży się nie tylko na wydajniejszą i szybszą pracę, ale też na zmniejszenie liczby błędów w rozliczeniach.
Przejście do chmury jest nieuniknione i czeka wszystkie przedsiębiorstwa, nawet te najbardziej przywiązane do dotychczasowego oprogramowania. Przez najbliższe lata „oporni zmianom” mogą jednak spać spokojnie. Rozwiązania desktopowe nie znikają z rynku, niemniej wszystko wskazuje na to, że aplikacje SaaS sukcesywnie, małymi krokami zastąpią stacjonarne programy.