Nowe badania przeprowadzone przez Zoom ujawniają, że menedżerowie tracą średnio godzinę dziennie na nieefektywną współpracę, co może znacząco wpływać na ogólną wydajność firm. Ankieta przeprowadzona wśród blisko 8 000 pracowników i menedżerów z całego świata pokazuje, że chociaż spotkania twarzą w twarz są postrzegane jako najbardziej produktywne, większość respondentów woli konsultacje za pośrednictwem aplikacji do czatu.
Wyniki badania wskazują, że ponad jedna trzecia menedżerów (37%) uważa, że marnuje czas na spotkaniach i czatach, które nie przynoszą konkretnych rezultatów. Dodatkowo, 34% menedżerów zauważa, że po zakończonych spotkaniach ich zespoły nadal muszą zadawać pytania o status projektów, co tylko pogłębia problem nieefektywnej komunikacji. Problemy te są wzmacniane przez trudności w planowaniu spotkań – aż 83% menedżerów i 77% pracowników traci na to czas, często z powodu opóźnionych reakcji współpracowników.
Preferencje komunikacyjne – czat wygrywa ze spotkaniami osobistymi
Choć spotkania osobiste nadal są postrzegane jako najskuteczniejszy sposób konsultacji, rośnie popularność cyfrowych narzędzi do czatu, takich jak Slack, Microsoft Teams i Zoom Team Chat. Zaledwie 38% menedżerów preferuje spotkania fizyczne, podczas gdy 50% z nich wybiera wiadomości na czacie. Wśród pracowników te proporcje są jeszcze bardziej widoczne: tylko 54% z nich preferuje spotkania osobiste, a aż 64% woli korzystać z czatów.
Zarówno menedżerowie, jak i pracownicy dostrzegają zalety szybszej, bardziej elastycznej komunikacji za pomocą wiadomości na czacie. Te platformy umożliwiają natychmiastowe udzielanie odpowiedzi, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku pracy. Jednak raport pokazuje także wyzwania związane z koordynacją pomiędzy różnymi aplikacjami – nadmiar narzędzi do komunikacji może prowadzić do nieporozumień i opóźnień.
Sztuczna inteligencja – przyszłość produktywnej współpracy
Badanie zwraca także uwagę na rosnącą rolę technologii, zwłaszcza sztucznej inteligencji (AI), w poprawie produktywności zespołów. Przykładem może być Holandia, gdzie aż 85% menedżerów regularnie korzysta z AI, co, jak twierdzą, znacząco przyspiesza procesy decyzyjne i poprawia koordynację pracy zespołów. Zoom podkreśla, że odpowiednie wdrożenie AI w firmach może przyczynić się do zaoszczędzenia czasu i zasobów, szczególnie w zakresie planowania, analizowania wyników spotkań oraz organizowania pracy zespołowej.
Sztuczna inteligencja może również pomóc w eliminacji wielu problemów, które wynikają z równoczesnego korzystania z różnych aplikacji do komunikacji. Narzędzia oparte na AI mogą zautomatyzować wiele procesów, które obecnie obciążają menedżerów, takich jak organizacja spotkań, przypomnienia o zadaniach czy analiza przepływu pracy.
Nowe wyzwania i szanse dla firm
Wyniki badania Zoom rzucają światło na kluczowe wyzwania, przed którymi stoją współczesne organizacje. Choć technologia, w tym sztuczna inteligencja, daje ogromne możliwości zwiększenia efektywności pracy, to zarządzanie wieloma narzędziami do komunikacji może być problematyczne. Firmy, które chcą zwiększyć produktywność swoich zespołów, powinny skupić się na lepszej integracji technologii i dostosowaniu narzędzi do potrzeb swoich pracowników.
Jednym z głównych wniosków jest potrzeba znalezienia równowagi między technologią a tradycyjnymi formami współpracy, takimi jak spotkania twarzą w twarz. Organizacje muszą lepiej reagować na preferencje swoich zespołów, aby maksymalizować korzyści z narzędzi cyfrowych, jednocześnie unikając problemów związanych z nadmiernym wykorzystywaniem aplikacji i technologii.
