Według badania przeprowadzonego dla KIR i ZBP, 30% ankietowanych używa kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co według Raportu NetBank daje blisko 7 mln osób. Kwalifikowany podpis elektroniczny zyskuje status jednego z kluczowych narzędzi pracy w branży prawniczej. Według najnowszych danych z badania przeprowadzonego dla KIR i ZBP, korzysta z niego już 98% prawników w Polsce, z czego blisko 2/3 używa go regularnie, co najmniej kilka razy w tygodniu. To więcej niż w jakiejkolwiek innej grupie zawodowej. Cyfrowy podpis – kiedyś postrzegany jako biurokratyczna fanaberia – dziś staje się standardem w kancelariach, szczególnie tych, które chcą działać szybciej, taniej i bez papieru.
Co istotne, aż 76% przedstawicieli zawodów prawniczych uważa, że w momencie pełnej cyfryzacji rejestrów i postępowań sądowych, e-podpis będzie podstawowym narzędziem pracy. Na razie jednak wiele wskazuje na to, że transformacja cyfrowa w wymiarze sprawiedliwości nie nadąża za technologiczną gotowością rynku.
Technologia wyprzedza instytucje
Kancelarie prawne wdrażają nowoczesne rozwiązania szybciej niż państwowe rejestry i sądy. Przykład? Ponad połowa prawników używa e-podpisu do podpisywania umów, a niemal tyle samo – do komunikacji z instytucjami publicznymi. Problem w tym, że część z tych instytucji nadal nie akceptuje dokumentów opatrzonych kwalifikowanym e-podpisem. Według badania KIR, aż 31% prawników natrafia na brak zgody ze strony klientów lub urzędów na w pełni elektroniczny obieg dokumentów. Kolejne 31% wskazuje na niski poziom świadomości wśród użytkowników końcowych.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli kancelarie są gotowe działać całkowicie cyfrowo, wiele z ich działań musi i tak zostać “papierowo zalegalizowanych”. Ten rozdźwięk pomiędzy gotowością technologiczną a realiami prawnymi staje się jednym z głównych hamulców dalszej cyfryzacji usług prawniczych.
Nie tylko wygoda – także ekologia i efektywność
Wśród największych zalet e-podpisu prawnicy wskazują oszczędność czasu (79%) i wygodę (63%). To jednak tylko wierzchołek lodu. W erze ESG i presji na ograniczenie śladu węglowego, podpis elektroniczny pozwala zredukować zużycie papieru i energii, a także zmniejszyć fizyczną przestrzeń na archiwizację dokumentów. Co ważne, aż 66% respondentów wskazuje możliwość pełnego uzyskania usługi e-podpisu zdalnie, co w świecie pracy hybrydowej staje się normą, a nie przywilejem.
Dla dużych organizacji prawniczych czy kancelarii obsługujących klientów korporacyjnych, liczy się również możliwość masowego podpisywania dokumentów – nawet 20 jednocześnie – oraz intuicyjna obsługa. Tego typu funkcjonalności nie są już dziś “nice to have”, ale oczekiwanym standardem cyfrowej infrastruktury.
E-podpis jako wskaźnik cyfrowej dojrzałości
Rosnąca popularność e-podpisu w branży prawniczej to nie tylko dowód na przyspieszającą digitalizację, ale też swoisty test gotowości do głębszych zmian systemowych. Choć narzędzie jest już powszechnie znane i akceptowane w środowisku, jego skuteczność zależy od gotowości całego ekosystemu: klientów, urzędów, sądów i rejestrów.
Warto zauważyć, że pomimo licznych kampanii edukacyjnych i inicjatyw promujących e-podpis, aż jedna trzecia prawników nadal dostrzega niski poziom świadomości jego możliwości i zastosowań. To sygnał, że sam dostęp do technologii nie wystarczy – potrzebna jest również spójna strategia państwa w zakresie cyfryzacji usług publicznych, a zwłaszcza wymiaru sprawiedliwości.
Co dalej?
Dane pokazują jednoznacznie: technologia jest gotowa, użytkownicy też. Teraz ruch po stronie administracji i regulatorów. Dopóki cyfrowy podpis nie będzie w pełni akceptowany przez wszystkie instytucje publiczne, jego potencjał pozostanie częściowo niewykorzystany.
W perspektywie najbliższych lat e-podpis może stać się nie tylko narzędziem pracy prawników, ale też barometrem cyfrowej dojrzałości całego państwa. Jeśli sądy i urzędy nie przyspieszą transformacji, to rynek – jak zwykle – sam znajdzie drogę na skróty. Ale wtedy pytanie nie będzie już brzmiało: „czy warto wdrożyć e-podpis?”, tylko: „czy administracja nadąży za własnym systemem prawnym?”.
