Wraz z astronomicznym końcem lata na polskich przedsiębiorców, zarówno średnich jak i dużych, zostaną nałożone nowe obowiązki. Ma to związek z wejściem do polskiego porządku prawnego ustawy o ochronie sygnalistów, która zacznie obowiązywać już 25 września br. Trwający aktualnie trzymiesięczny okres przygotowawczy (vacatio legis) narzucony przez ustawodawcę dla wielu firm może okazać się bardzo ambitny. Szczególnie, gdy przedsiębiorcy zdadzą sobie sprawę z faktu, że stoi przed nimi nie tylko formalne dostosowanie się do ustawy, ale także szereg praktycznych wyzwań związanych z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń sygnalistów oraz budowaniem kultury organizacyjnej wspierającej dialog i rozwiązywanie problemów wewnątrz organizacji.
Zgodnie z ustawą, firmy będą zobowiązane m.in. do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń z dochowaniem terminów ustawowych i zasad należytej staranności oraz ich odpowiedniego dokumentowania. Wszystko to pod rygorem sankcji zarówno za niewprowadzenie odpowiednich rozwiązań jak i za niedochowanie poufności lub działania, które mogłyby zostać potraktowane jako odwet wobec sygnalistów.
Nowe przepisy obejmą pracodawców zatrudniających pięćdziesiąt i więcej osób. Firmy te powinny dostosować lub stworzyć odpowiednie procedury oraz przygotować się do odbierania zgłoszeń od sygnalistów. Niewdrożenie regulacji na czas może oznaczać dla nich nie tylko konsekwencje prawne, ale także poważne ryzyko reputacyjne. Biorąc pod uwagę, że ustawa przewiduje możliwość dokonywania zgłoszeń zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji (do Rzecznika Praw Obywatelskich), w najlepiej pojętym interesie przedsiębiorców leży, aby sygnaliści dokonując zgłoszeń korzystali z wewnętrznych kanałów komunikacji. Daje to możliwość podjęcia odpowiednich działań naprawczych w ramach firmy, choć by było to możliwe – system musi budzić zaufanie potencjalnych sygnalistów, a reakcja na zgłoszenie powinna dawać zgłaszającym poczucie, że ich działanie miało sens.
Jak wynika z opublikowanego w czerwcu raportu EY ze światowego badania uczciwości w biznesie, potencjalni sygnaliści nie zgłaszali naruszeń, ponieważ nie wierzyli, że ich zgłoszenie wywoła odpowiednią reakcję. Argument taki wskazało aż 43 proc. respondentów. Niemal tyle samo obawiało się negatywnego wpływu zgłoszenia na przebieg ich dalszej kariery zawodowej. Z przytoczonego badania wynika także, że ponad jedna trzecia respondentów w Polsce nie zdecydowała się ujawnić niewłaściwego postępowania mimo posiadanych na ten temat informacji. Niewątpliwie, warto to wziąć pod uwagę, planując prace związane z przystosowaniem organizacji do nowych wymogów, bowiem ustawowa ochrona sygnalistów może ośmielić tych, którzy dotychczas nie zdecydowali się zgłosić nieprawidłowości.
Wdrażając nowe rozwiązania, trzeba pamiętać także, że zasadniczym celem ustawy jest ochrona sygnalistów. Dlatego firmy powinny zadbać o zapobieganie potencjalnym działaniom odwetowym. W tym celu należy wdrożyć poufne kanały zgłaszania nieprawidłowości – pisemne (w tym elektroniczne) lub ustne (w tym telefoniczne). Ma to służyć nie tylko ochronie tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości, ale także dochowaniu należytej staranności przy podejmowaniu tzw. działań następczych (tj. postępowań wyjaśniających mających na celu weryfikację zgłoszonych informacji). W praktyce działania te mogą okazać się niemałym wyzwaniem dla firm, zwłaszcza tych które dotychczas nie mierzyły się z potrzebą prowadzenia dochodzeń wewnętrznych. Zgodnie z ustawą, postępowania te powinny być prowadzone przez bezstronną osobę lub komórkę organizacyjną. Choć firmy nie mogą scedować odpowiedzialności za ich prowadzenie na inne podmioty, mogą w ramach ich podejmowania posiłkować się wsparciem doradców, a do przyjmowania zgłoszeń wykorzystać systemy oferowane przez zewnętrznych dostawców.
Wdrażanie systemu ochrony sygnalistów to także właściwy czas na podejmowanie decyzji czy nowe procedury powinny dodatkowo objąć naruszenia regulacji wewnętrznych i standardów etycznych mimo, że przedmiotowa ustawa nie reguluje kwestii z tym związanych. Natomiast firmy, które posiadają stosowne rozwiązania powinny przeanalizować zgodność posiadanych procedur z wymogami ustawy oraz przygotować się na wprowadzenie obowiązkowych zmian formalnych i organizacyjnych. Twardy orzech do zgryzienia mają m.in. zarządzający grupami kapitałowymi – jest tak między innymi dlatego, że polski ustawodawca wprawdzie pozwolił na wdrożenie wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale jednocześnie zobowiązał duże podmioty (zatrudniające co najmniej 250 pracowników) do przypisania odpowiedzialności za podejmowanie działań następczych na poziomie indywidualnych firm.
Choć nowe obowiązki mogą być wyzwaniem dla zarządzających, dostępne statystyki niosą ze sobą także pozytywny przekaz. Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez Stowarzyszenie Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE), blisko połowa nadużyć w firmach wykrywana jest dzięki sygnalistom. Ponadto organizacje, które wdrożyły odpowiednie rozwiązania (w tym systemy m.in. systemy dla sygnalistów), wykrywają nadużycia szybciej i ograniczają wynikające z nich straty nawet o 50 procent. Ustawowy obowiązek ochrony sygnalistów może się zatem przyczynić do lepszego zarządzania ryzykiem oraz wzmocnienia kultury organizacyjnej.
