Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych to akt prawny, o którym swego czasu było bardzo głośno. Obecnie jego zapisy już obowiązują, w związku z czym jednostki przetwarzające dane osobowe, czyli między innymi firmy, muszą się do niego dostosować. Wiąże się to między innymi z koniecznością wprowadzenia pewnych praktyk, ale także z dużą ilością dodatkowych dokumentów związanych z przetwarzaniem danych – gdzie, jak, kiedy, za czyją zgodą, przez kogo i nie tylko.
Są przypadki, w których firma samodzielnie przygotowywała wzory dokumentów związanych z RODO, ale takie rozwiązanie może być atrakcyjne przede wszystkim dla dużych korporacji, posiadających własny dział prawny. Dla większości firm lepszym, szybszym i wygodniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z darmowych wzorów. Tylko gdzie dokładnie można je znaleźć?
Czy można pobrać wzory dokumentów RODO za darmo?
Zwłaszcza dla małych i początkujących firm, potencjalne koszty związane ze stworzeniem i wdrożeniem prawidłowej dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych mogą być problematyczne. Jednak bez obaw – obecnie wzory dokumentów RODO można pobrać całkowicie za darmo z zaufanych witryn internetowych, zajmujących się tego typu tematyką.
Wzory te są przygotowane zgodnie z obowiązującym prawem, natomiast w razie potrzeby można samodzielnie je zmodyfikować, aby dostosować je do swoich okoliczności. Można również oczywiście wypełnić je danymi swojej firmy czy też swoich klientów.
Pozwala to oszczędzić długie godziny, które normalnie trzeba byłoby spędzić nad Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, analizując jego zapisy i próbując przekształcić je we wzory dokumentów, które spełnią wszystkie warunki wymienione w legislacji. Należy też pamiętać, że za niestosowanie się do wymogów RODO nakładane są, i to coraz częściej, surowe kary, więc nie jest to kwestia, którą można bagatelizować.
Najczęściej wykorzystywane wzory dokumentacji RODO
W zależności od tego, jaką dana firma prowadzi działalność, może ona przetwarzać różnego rodzaju dane, na różne sposoby. Przykładowo, zazwyczaj nieco inaczej będzie wyglądał proces przetwarzania danych w przypadku firmy, która ma sklep internetowy, w którym zbiera m.in. dane teleadresowe i płatnicze klientów, a inaczej w przypadku przedsiębiorstwa, które działa tylko lokalnie.
Można jednak wyróżnić garść wzorów, które cieszą się największą popularnością, głównie z uwagi na ich dużą uniwersalność. Przydają się one bowiem w bardzo wielu branżach i sytuacjach. Mowa tutaj chociażby o procedurze aktualizacji danych osobowych, rejestrze czynności przetwarzania danych oraz ewidencji osób, które zapoznały się z dokumentacją ochrony danych.
