Święta to czas, w którym firmy obdarowują pracowników prezentami. Zarówno pracodawcy, jak i obdarowani muszą pamiętać o ewentualnych skutkach podatkowych. Z powodu pandemii Covid-19 w tym roku firmowy Mikołaj może pozwolić sobie, w niektórych wypadkach, na nieco droższe prezenty, które można pominąć w zeznaniu podatkowym.
Firmowe prezenty gwiazdkowe mogą być finansowane z różnych źródeł, zazwyczaj pracodawcy decydują się skorzystać ze środków własnych, zgromadzonych np. na rachunku obrotowym. Alternatywą jest sfinansowanie prezentów z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚŚ). Oczywiście, jeżeli takowy został w firmie wcześniej utworzony.
Źródło z jakiego prezenty zostały zakupione może mieć znaczenie zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Zakup z ZFŚS może być korzystniejszy dla pracowników, a ze środków własnych dla pracodawcy. Bez względu na to, z jakiego źródła sfinansowano prezenty, ich wręczenie powoduje powstanie przychodu u obdarowanego, czyli pracownika.
W przypadku zakupu z ZFŚS pracownik może skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania uzyskanego w ten sposób dochodu. Aby było to możliwe muszą zostać spełnione warunki opisane w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nimi świadczenia socjalne, rzeczowe lub pieniężne są wolne od podatku PIT, jeżeli ich wartość przekazana pracownikowi nie przekracza w roku podatkowym określonej kwoty. Do niedawna było to 1000 zł.
Wyższy limit z powodu pandemii
– Na podstawie ustaw covidowych, limit został podniesiony do 2000 zł. Dopiero jeżeli wartość świadczeń w ciągu roku przekroczy tę kwotę, pracodawca zobowiązany jest uwzględnić tę nadwyżkę w rozliczeniu z pracownikiem – tłumaczy Teresa Warska, specjalistka ds. podatków w Systim.pl.
Sprawa nie jest jednak tak prosta, jak się wydaje. – Aby prezenty wręczone z funduszu świadczeń socjalnych mogły zostać zwolnione z opodatkowania, powinny zostać przekazane osobom uprawnionym zgodnie z jego regulaminem ZFŚS z uwzględnieniem kryterium dochodowego. Inaczej mówiąc, środki z funduszu socjalnego nie mogą być rozdzielone wszystkim pracownikom po równo. Warto także pamiętać, aby w regulaminie funduszu uwzględnić zapis o możliwości przekazywania wsparcia rzeczowego bez wystąpienia o to przez pracownika. Warto również pamiętać o tym, że rodzaj prezentów powinien spełniać charakter działalności socjalnej – dodaje Teresa Warska.
Zakup prezentów ze środków obrotowych firmy jest „technicznie” łatwiejszy dla pracodawcy. Wszystkie formy prezentów, a więc paczki świąteczne, vouchery, karty przedpłacone czy też środki pieniężne objęte są w tym przypadku koniecznością zapłacenia zaliczki na podatek dochodowy oraz odprowadzenia składki na ZUS. – Przed wręczeniem prezentu konieczne jest uzyskanie zgody pracownika na pobranie z wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wartość upominków nie przekracza 100 zł w roku podatkowym – podpowiada specjalistka.
Uwaga na vouchery
Coraz popularniejsze vouchery umożliwiające wymianę na dowolne produkty w wybranych punktach sprzedaży nie są uznawane przez fiskusa za świadczenia rzeczowe. Zakup ich ze środków ZFŚS – niezależnie od wartości vouchera – wiąże się zatem z koniecznością opłacenia podatku dochodowego, choć zwolnione są ze składek na ubezpieczenia społeczne.
– Rozwiązaniem jest przekazanie kart przedpłaconych, które są już zasilone konkretną kwotą. Nie są one objęte opodatkowaniem do limitu świadczeń 2000 zł na pracownika, gdyż uznawane są za świadczenia pieniężne – podpowiada Teresa Warska.
Upominki, a koszty uzyskania przychodu
Od wyboru formy finansowania prezentów zależy też rozliczenie kosztów poniesionych przez pracodawcę. Zakup upominków ze środków obrotowych umożliwia zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Przy finansowaniu z ZFŚS jest inaczej, gdyż przedsiębiorca już wcześniej może uwzględnić w kosztach podatkowych odpisy na fundusz socjalny. – Zaliczenie kosztów zakupu ze środków obrotowych do poniesionych kosztów opiera się na interpretacjach organów podatkowych. Uznają one, że prezenty wręczone pracownikom w celu ich docenienia i zmotywowania mogą pośrednio przełożyć się na uzyskiwane przez firmę przychody. Natomiast samo zaliczenie zakupu ze środków funduszu socjalnego do kosztów uzyskania przychodu nie jest możliwe, gdyż stanowiłoby podwójne odliczenie wydatku – tłumaczy specjalistka Systim.