Czy polskie firmy zaufają oprogramowaniu chmurowemu? Choć badania wskazują na zwiększającą się popularność chmury (szczególnie wśród dużych przedsiębiorstw), wiele firm nadal deklaruje, że tego typu rozwiązanie budzi w nich nieufność. Tymczasem, jak udowadnia ekspert Canon Polska, korzyści płynące z oprogramowania chmurowego mogą być dla przedsiębiorców naprawdę duże. Zwłaszcza w czasach, gdy wiele organizacji pracuje w trybie hybrydowym.
Jesienią 2021 roku przeprowadzono w Polsce szeroko zakrojoną analizę obrazującą funkcjonowanie polskich biur w czasie pandemii. Badaniu, wykonanemu przez agencję badawczą InsightLab na zlecenie Canon Polska wśród ponad 200 przedsiębiorstw, przyświecał jeden główny cel: sprawdzić, jak zawirowania związane z COVID-19 wpłynęły na sposób naszej pracy.
Niektóre dane zaskakują: okazało się na przykład, że polskie przedsiębiorstwa nieufnie podchodzą do nowoczesnego oprogramowania chmurowego. Aż 45 proc. firm deklaruje, że woli się trzymać dotychczasowych, bardziej tradycyjnych rozwiązań. Wyraźnie większa nieufność wobec chmury dotyczy jednak przede wszystkim średnich przedsiębiorstw. Duże firmy nie tylko bardziej ufają oprogramowaniu chmurowemu, ale też używają tej usługi od dłuższego czasu (29 proc. wskazań), wprowadziły ją podczas pandemii (20 proc. odpowiedzi) lub rozważają jej implementację w najbliższym czasie (19 proc.).
Technologiczny dwugłos
– Nieufność wobec chmury jest o tyle zaskakująca, że wielu z nas korzysta z rozwiązań chmurowych w życiu codziennym – komentuje Dariusz Szwed, MPS Business Development Manager w Canon Polska. – Najpopularniejsze usługi to między innymi wirtualne przestrzenie dyskowe, skrzynki e-mail czy zdjęcia przesyłane z naszych telefonów wprost do chmury. Także oprogramowanie coraz częściej nabywa się w tak zwanym modelu SaaS, czyli Software as a Service. Polacy ufają chmurze, ale wygląda na to, że częściej w życiu prywatnym – zauważa ekspert.
Najczęściej wymienianym powodem potencjalnej niechęci jest kwestia bezpieczeństwa. Wiele firm obawia się, że ich poufne dane mogą wyciec z mgliście wyobrażonej przestrzeni cyfrowej. To jednak, jak przekonują eksperci, mrzonka. Agencja Gartner szacuje, że w 2025 roku aż 99 proc. problemów związanych z bezpieczeństwem chmury będzie wynikiem nie ewentualnej luki w oprogramowaniu, ale błędów ludzkich. Czyli zachowaniami nieraz tak banalnymi, jak ustawienie niewłaściwego hasła czy podłączenie się do nieodpowiedniej sieci.
Eksperci Gartnera zauważają, że firmy, które będą zwlekać z dostosowaniem się do nowych standardów mogą być bardziej narażone na ataki cyberprzestępców. Najlepiej zatem stworzyć w firmie długofalową strategię wdrożenia i pracy z chmurą.
Co chmura może zaoferować polskim firmom?
– Nie powinniśmy obawiać się technologii chmurowych – przekonuje Dariusz Szwed. – Bo dziś, gdy wiele firm postawiło na hybrydowy tryb pracy, tego typu nowoczesne rozwiązania pomagają przedsiębiorcom zwiększyć szybkość i efektywność wykonywania zadań przez pracowników – dodaje. W przypadku Canon flagowym rozwiązaniem chmurowym jest uniFLOW Online – zaawansowane oprogramowanie do zarządzania całym cyklem życia dokumentów. Jego wykorzystanie eliminuje konieczność inwestowania w lokalne serwery, znacznie upraszcza i automatyzuje procesy przetwarzania dokumentów, a ponadto może być szczególnie pomocne podczas pracy hybrydowej.
– Przykładem bardzo przydatnej funkcjonalności wykorzystanej w uniFLOW Online jest opcja My Filling Assist. Przy wykorzystaniu najnowszych technologii z dziedziny optycznego rozpoznawania znaków, oprogramowanie potrafi samodzielnie zidentyfikować rodzaj dokumentu, odczytać z niego kluczowe informacje i umieścić je w odpowiednim kontekście – mówi Dariusz Szwed. I podaje przykład: firma podpisująca umowy z wieloma podwykonawcami nie musi więcej przetwarzać po kolei wszystkich danych. Oprogramowanie odróżni datę od numeru PESEL i dane zleceniodawcy od danych zleceniobiorcy. Wszystkie informacje zostaną przetworzone automatycznie i umieszczone we właściwych tabelach.
Ale to nie wszystko. uniFLOW Online umożliwia także tworzenie spersonalizowanych systemów pracy, znacznie ułatwia kontrolę nad kosztami druku i gwarantuje bezpieczniejszą pracę na odległość. A ponieważ kwestie zabezpieczenia spoczywają na producencie, a nie finalnym użytkowniku, korzystanie z biurowej technologii chmurowej może być bezpieczne nie tylko w biurze, ale też w domu czy podczas delegacji.
Łatwość użytkowania na pierwszym planie
Technologie chmurowe mogą być tworzone także dla bardziej specjalistycznych środowisk. Przykład? Chmurowe oprogramowanie do druku produkcyjnego. W portfolio Canon najważniejszym systemem tego typu jest PRISMAprepare Go – intuicyjne i bezpieczne narzędzie do zlecania zadań i przygotowywania plików. Innymi słowy: drukarnia, która uruchomi taki system, umożliwia swoim klientom proste zlecanie zamówień. Mogą oni przeciągać i upuszczać pliki PDF bezpośrednio w portalu do zlecania zadań. Operatorzy natychmiast widzą odpowiednio skatalogowane zlecenia, a to znacznie usprawnia kontakt z klientami, szybkość i wydajność procesów produkcyjnych.
Istnieją także wspólne zalety dla każdego rodzaju oprogramowania chmurowego. Jedną z najważniejszych jest łatwość instalacji. W większości przypadków do uruchomienia danego systemu wystarczy połączenie internetowe i przeglądarka. A to ogromny skok jakościowy w porównaniu do niedawnych czasów, gdy każde oprogramowanie wymagało fizycznego nośnika, odpowiednio skonfigurowanego serwera i najczęściej… bezpośredniej pomocy specjalisty.