Whistleblowing, czyli zgłaszanie naruszeń prawa i nieetycznych praktyk w organizacjach, stał się jednym z najbardziej dyskutowanych tematów w kontekście etyki korporacyjnej i zgodności z prawem. W Polsce sytuacja prawna w tej kwestii pozostaje jednak niejasna, co rodzi wiele pytań i wyzwań dla firm oraz instytucji. Czy Polska jest gotowa na wdrożenie europejskich dyrektyw dotyczących ochrony sygnalistów? Jakie są główne wyzwania, z którymi muszą się zmierzyć polskie przedsiębiorstwa? I co najważniejsze, czy whistleblowing może stać się narzędziem budowania transparentności i etyki w biznesie? O tym w rozmowie z Rafałem Barańskim z braf.tech.
Brandsit: Sytuacja prawna, jeśli chodzi o whistleblowing, jest dość niejasna. Na jakim etapie obecnie jesteśmy?
Rafał Barański, braf.tech: Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. Dyrektywy o ochronie sygnalistów, zgodnie z wytycznymi powinny zostać zaimplementowane do polskiego porządku prawnego specjalną ustawą do 17 grudnia 2021. Tak się jednak nie stało, chociaż początek był obiecujący, bo pierwszy projekt ustawy powstał jesienią 2021. Od tego czasu opublikowanych zostało jej 7 wersji, ostatnia pod koniec maja br., która została przekazana następnie do Komitetu Stałego Rady Ministrów. Pewien etap został więc zakończony i jest szansa, że większych zmian w ustawie nie będzie, a ta trafi do sejmu jesienią. Z drugiej strony czekają nas wybory parlamentarne, a po wakacjach też mogą pojawić się inne, bardziej palące problemy. Władze wspólnoty również powoli tracą cierpliwość i po oficjalnych upomnieniach, teraz skierowały sprawę przeciwko Polsce i 7 innym krajom do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
W kwestii zapisów ustawy, w opinii prawników nie jest ona idealna – raczej pokazująca minimalistyczne podejście do sygnalizowania. Pewne kwestie zepchnięte zostały na dalszy tor, np. anonimowe zgłoszenia od sygnalistów czy poszerzenie katalogu przepisów, których naruszenia można zgłaszać, jak prawa pracowników, mobbing, dyskryminacja itp. I chociaż krajowa ustawa nie zakazuje uwzględnienia tych kwestii w procedurach wewnętrznych prywatnych przedsiębiorstw, to sądzę, że niewiele podmiotów takie zapisy u siebie wprowadzi. Ustawa skupia się na kwestiach ważnych z punktu widzenia interesu społecznego, a nie dobra pojedynczego pracownika. Polska ustawa prawdopodobnie będzie obowiązywać również od razu podmioty prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Dyrektywa UE umożliwiała dłuższe vacatio legis dla tej grupy, ale termin upływa już 17 grudnia 2023. Można więc zakładać, że nowe przepisy, gdy wejdą w życie jesienią, od razu powinny być wdrożone przez wszystkie organizacje – firmy prywatne 50+, wszystkie przedsiębiorstwa z sektora finansowego i firmy oraz instytucje, będące pod kontrolą państwa.
Brandsit: Jakie są najważniejsze wyzwania związane z whistleblowingiem, z którymi mierzą się polskie firmy?
Rafał Barański, braf.tech: Takich wyzwań jest kilka na różnych płaszczyznach.
Pierwsza z nich to brak implementacji procedur whistleblowingowych przez większość podmiotów, których przepisy będą niedługo obejmować, co wynika z braku polskiej ustawy. Co prawda, niektóre analizy prawne, mówią o tym, że podmioty publiczne winny stosować zapisy dyrektywy UE bezpośrednio w chwili wejścia jej w życie, ale tak się nie stało. Z kolei mniejsze podmioty, często nie mają świadomości, że taka dyrektywa istnieje oraz z obowiązków, jakie za sobą niesie. To zwiastuje duże zamieszanie, kiedy ustawa wejdzie w życie. Kwestia ta w zasadzie nie dotyczy największych firm prywatnych, często międzynarodowych, posiadających procedury whistleblowingowe, bo tego wymagają różne odrębne regulacje, np. ustawa AML, przepisy na innych rynkach zagranicznych czy nawet wewnętrzne zasady ładu korporacyjnego.
“Jeśli organizacja spojrzy na whistleblowing przez pryzmat korzyści, sposobu na lepsze wychwytywanie wewnętrznych problemów i będzie je rozwiązywać, może tylko zyskać.”
Druga sprawa – brak jasnego statusu prawnego daje złudne poczucie, że organizacja ma dużo czasu na dostosowanie się do nowych przepisów. To jednak nie musi być takie proste i szybkie. Trzeba przeanalizować, jakie są wymaganie względem firmy, jak stworzyć procedury, jakie cechy powinien mieć kanał kontaktu dla sygnalistów. To proces, który wymaga odpowiednich kompetencji i czasu. Jeśli organizacja nie posiada działu prawnego czy compliance, a mniejsze podmioty często takich działów nie mają, może to okazać się wyzwaniem ponad ich możliwości. Warto wtedy zwrócić się o pomoc, np. do kancelarii czy firmy consultingowej specjalizującej się w whistleblowingu. Nie powinno się jednak zwlekać z takimi decyzjami. Im później się za to zabierzemy, tym większa będzie presja, ceny usług wyższe i trudniejsza ich dostępność. Podobnie było zresztą przy wdrożeniu przepisów RODO.
Trzeci aspekt, który moim zdaniem będzie wyzwaniem, to podejście do whistleblowingu. Z jednej strony, jak do problemu czy kolejnego wymagania wobec przedsiębiorstwa. Z drugiej, do samych sygnalistów, bo obecnie w społeczeństwie, a nawet w mediach, często się zdarza określanie ich mianem donosicieli. Tymczasem whistleblowing to w istocie narzędzia do ograniczenia ryzyka strat wizerunkowych i finansowych czy też takie, służące do budowania obrazu organizacji działającej etycznie i transparentnie. W każdej firmie mogą występować nadużycia na różnych polach. Jeśli organizacja spojrzy na whistleblowing przez pryzmat korzyści, sposobu na lepsze wychwytywanie wewnętrznych problemów i będzie je rozwiązywać, może tylko zyskać. W historii mieliśmy kilka przypadków wielkich afer – w Enronie, Volkswagenie czy Facebooku, w których zgłoszenia od sygnalistów zostały zbagatelizowane, a które przyczyniły się do dużych strat finansowych, wizerunkowych, a nawet upadłości.
“W historii mieliśmy kilka przypadków wielkich afer – w Enronie, Volkswagenie czy Facebooku, w których zgłoszenia od sygnalistów zostały zbagatelizowane.”
Brandsit: Jakie są kluczowe elementy skutecznego systemu whistleblowingowego, które każda firma powinna uwzględniać?
Rafał Barański, braf.tech: Na system whistleblowingowy składają się dwie rzeczy – procedury oraz kanał komunikacji dla osób zgłaszających nadużycia. W dużym skrócie, procedury muszą uwzględniać wszystkie aspekty wynikające z przepisów, np. przetwarzanie danych osobowych, ich zabezpieczenie, schemat postępowania od momentu wpłynięcia zgłoszenia, przez działania następcze, aż do postepowania po jego zamknięciu. Kanał komunikacji również musi spełniać określone kryteria, m.in. pozwalać na dwustronną komunikację z sygnalistą, aby przekazać mu informację zwrotną albo uzyskać dodatkowe informacje czy zapewnić ochronę prywatności osoby zgłaszającej zgodnie z RODO. Organizacja może stosować kilka różnych kanałów komunikacji jednocześnie, chociaż ja jestem zdania, że nie jest to konieczne, bo kanał elektroniczny w postaci specjalnej aplikacji, np. nasza aplikacja whiblo, spełnia wszystkie wymogi i jest najpraktyczniejszy. Warto zwrócić uwagę na przesłanki praktyczne – łatwość wdrożenia, zwłaszcza gdy mówimy o rozwiązaniach chmurowych typu SaaS, zabezpieczenie danych zgodnie z RODO i odporność ochrony na różnorodne zagrożenia, dostępność dla większości pracowników, bo obecnie ponad 90 proc. pracujących Polaków korzysta ze smartfona. Z punktu widzenia usprawnienia procesu zbierania i zarządzania zgłoszeń aplikacja też będzie najwygodniejszym rozwiązaniem – pewne działania można zautomatyzować (np. powiadomienia), osoby zajmujące się procesem whistleblowingowym mogą łatwo generować raporty, otrzymują przypomnienia o terminach, łatwiej zabezpieczyć dostęp do zgłoszeń przed osobami trzecimi. Korzyści jest wiele.
Zanim jednak podejdziemy do stworzenia procedur czy kanału, trzeba wcześniej przeanalizować zapisy ustawy, sprawdzić aktualne procedury, bo takowe mogą występować już w firmie oraz wyznaczyć osoby odpowiadające za wdrożenie systemu, a potem obsługę procesu. Z kolei, w momencie, gdy nasz system whistleblowingowy jest gotowy, ważnym i wymaganym krokiem jest komunikacja zmian w organizacji i edukacja pracowników w tym zakresie.
Brandsit: Czy możesz opowiedzieć o najbardziej znaczących przypadkach whistleblowingu, które miały miejsce w Polsce?
Rafał Barański, braf.tech: Takich sytuacji w Polsce jest co roku bardzo wiele. Jednak tylko nieliczne trafiają do przestrzeni medialnej albo nie są określane tym mianem. Pierwszy przykład z brzegu – kary za nieprzestrzeganie przepisów RODO, które nakłada Urząd Ochrony Danych Osobowych, są często wynikiem zgłoszeń kierowanych przez sygnalistów do tego organu. Z sytuacji, które ujrzały światło dzienne mogę wymienić np. informacje z zeszłego roku na temat manipulacji wskaźnika WIBOR – zeznanie anonimowego sygnalisty zostało uwzględnione w pozwie przeciwko jednemu z banków w Polsce. Ciekawym przypadkiem z ubiegłego roku są również zgłoszenia sygnalistów kierowane do Głównego Inspektora Ochrony Środowiska, które dotyczyły zatrucia Odry. Jak pamiętamy, doszło wtedy do wycieku danych osobowych, które zostały wysłane przez jednego pracownika instytucji w treści wiadomości e-mail. Oczywiście, nie doszło wtedy do złamania przepisów o ochronie sygnalistów, bo takich jeszcze nie było, natomiast złamania przepisów RODO już tak. Gdyby Urząd miał lepiej zabezpieczony proces, np. poprzez odpowiednią aplikację, taki wyciek danych byłby możliwy jedynie w wyniku celowego działania.
“Na system whistleblowingowy składają się dwie rzeczy – procedury oraz kanał komunikacji dla osób zgłaszających nadużycia.”
Brandsit: Jakie są przewidywane zmiany lub trendy w zakresie whistleblowingu w Polsce na najbliższe lata?
Rafał Barański, braf.tech: Przede wszystkim należy poczekać na ostateczny kształt ustawy oraz jej implementację do polskiego porządku prawnego. To, czy będą one pozbawione wad, czy procedury zgłoszeń zewnętrznych rzeczywiście będą funkcjonować i wyznaczone organy będą działały sprawnie w tym zakresie to inna sprawa, o której przekonamy się za jakiś czas. Podobnie wygląda sprawa implementacji przepisów, zwłaszcza przez mniejsze, prywatne podmioty, których przepisy będą obowiązywać – można spodziewać się dużego zamieszania, implementacji na ostatnią chwilę i opóźnień. Podobnie było z resztą przy RODO.
Pewnym trendem światowym, który też będzie widoczny w naszym kraju, zwłaszcza dzięki największym przedsiębiorstwom, jest rola whistlebowingu w strategii ESG, która nie jest związana tylko z inicjatywami na rzecz środowiska naturalnego, ale i odpowiedzialności społecznej oraz ładu korporacyjnego. Tak jak już wspominałem – whistleblowing to właśnie narzędzie, które wspiera w budowaniu wizerunku organizacji transparentnej, działającej etycznie, odpowiedzialnej. Idea ta, oczywiście może być wykorzystywana na pokaz, ale założenia są bardzo słuszne. Poprzez słuchanie głosu różnych interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych, jesteśmy w stanie wykrywać różne problemy i naprawiać swoje błędy.