W wielu organizacjach ten obszar wciąż traktowany jest jako kwestia operacyjna, a nie element strategii bezpieczeństwa. Tymczasem z perspektywy dyrektora ds. informatyki czy dyrektora ds. bezpieczeństwa informacji jest to pełnoprawny komponent architektury IT – z własnymi ryzykami, zależnościami i konsekwencjami biznesowymi. Canon w swoim podejściu do środowiska pracy zakłada, że urządzenie drukujące nie jest peryferium, lecz aktywnym węzłem sieciowym. A każdy węzeł w sieci powinien podlegać takim samym standardom ochrony, jak serwer czy stacja robocza.

Nowe regulacje zmieniają perspektywę – środowisko druku również w zakresie NIS2 i DORA

Rosnące znaczenie regulacji NIS2 i DORA dodatkowo uwypukla konieczność takiego podejścia. Zarówno NIS2, jak i DORA definiują wymogi dotyczące całości infrastruktury ICT, obejmując m.in.:

• zarządzanie ryzykiem w każdym punkcie sieci,
• zapewnienie integralności i poufności przetwarzanych danych,
• nadzór nad konfiguracją, aktualizacjami i podatnościami,
• kontrolę dostępu użytkowników i systemów,
• pełną możliwość audytu oraz raportowania incydentów.

Urządzenia wielofunkcyjne są pełnoprawnymi węzłami infrastruktury – przetwarzają dokumenty, łączą się z usługami chmurowymi, przechowują dane lokalnie, mają własne systemy operacyjne, a często również moduły integracji z systemami biznesowymi. Z punktu widzenia regulatora nie różnią się więc od innych elementów systemu ICT. Organizacja musi kontrolować całe środowisko IT i OT, zapewniając odporność operacyjną wszystkich komponentów oraz ich zgodność z politykami bezpieczeństwa. Wymogi NIS2 i DORA obejmują też pełną widoczność konfiguracji, ocenę podatności, monitoring aktywności oraz nadzór nad podmiotami trzecimi – co wspierają rozwiązania Canon (imageFORCE / uniFLOW Online), zapewniające centralne zarządzanie, audytowalność oraz zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa.

Dokument jako realny wektor ryzyka

Badanie[1] zrealizowane na zlecenie Canon Polska przez K+Research by Insight Lab pokazuje, że 55% organizacji wskazuje nieświadome działania pracowników jako jedno z głównych zagrożeń dla bezpieczeństwa informacji. To istotna obserwacja – większość incydentów nie wynika z zaawansowanych ataków, lecz z codziennych, rutynowych czynności.

W obszarze druku może to oznaczać pozostawione na tacy dokumenty zawierające dane wrażliwe, skany wysyłane do niewłaściwych odbiorców, brak kontroli nad dostępem do wydruków czy urządzenia z nieaktualnym oprogramowaniem podłączone do sieci firmowej.

Jeżeli organizacja wdraża architekturę opartą na zasadzie ograniczonego zaufania, a jednocześnie traktuje urządzenia wielofunkcyjne jako element techniczny zarządzany poza główną polityką bezpieczeństwa, powstaje niespójność systemowa. To właśnie w takich miejscach pojawiają się luki.

„Bezpieczeństwo dokumentów nie powinno opierać się wyłącznie na procedurach i świadomości użytkowników. Równie istotne jest zaprojektowanie środowiska pracy w taki sposób, aby mechanizmy ochrony były naturalnym elementem architektury systemu i codziennych procesów. Dzięki temu ogranicza się przestrzeń na błędy, a polityka bezpieczeństwa może być realizowana w sposób spójny i przewidywalny w całej organizacji” – podkreśla Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska.

Regulacje a praktyka: druk jako element odporności operacyjnej

Wymogi NIS2 i DORA mają tu bezpośrednie przełożenie. Obowiązki wynikające z tych regulacji oznaczają, że:

• pomijanie drukarek w projektach bezpieczeństwa skutkuje niespójnością systemową,
• niezabezpieczone urządzenia mogą prowadzić do niezgodności regulacyjnej,
• brak widoczności konfiguracji i logów może uniemożliwić spełnienie wymogu raportowania incydentów,
• niedostateczna kontrola nad urządzeniami peryferyjnymi może zostać uznana za lukę w nadzorze nad dostawcami ICT.

W tym kontekście środowisko druku nie jest już obszarem wspierającym – to integralny element cyfrowej odporności organizacji.

Ochrona wbudowana w architekturę urządzenia

Platforma Canon imageFORCE została zaprojektowana zgodnie z zasadą „Secure by Design”. Oznacza to, że mechanizmy ochrony nie są dodatkiem konfigurowanym na końcu wdrożenia, lecz integralną częścią projektu urządzenia. Obejmują one bezpieczne uruchamianie, szyfrowanie danych, weryfikację integralności oprogramowania oraz analizę środowiska sieciowego.

Mechanizm oceny konfiguracji bezpieczeństwa wspiera administratorów w dostosowaniu ustawień do polityk obowiązujących w organizacji, ograniczając ryzyko błędnej konfiguracji. Z perspektywy zespołów IT istotne jest to, że urządzenia mogą być zarządzane zgodnie z jednolitymi zasadami obowiązującymi w całej infrastrukturze, co ułatwia audyt, raportowanie oraz utrzymanie spójności polityk bezpieczeństwa.

„Środowisko druku i obiegu dokumentów powinno być traktowane jako integralna część architektury bezpieczeństwa, a nie jej uzupełnienie. Dlatego nasze rozwiązania – platforma uniFLOW Online, mechanizm Security Environment Estimation oraz urządzenia imageFORCE wykorzystujące mechanizmy sztucznej inteligencji – zostały zaprojektowane tak, aby działały w jednym, spójnym ekosystemie” – dodaje Dariusz Szwed.

Centralne zarządzanie w modelu chmurowym

Drugim elementem systemu jest uniFLOW Online – chmurowa platforma do zarządzania drukiem i skanowaniem. W środowiskach rozproszonych, obejmujących wiele lokalizacji, kluczowe znaczenie ma możliwość centralnego definiowania zasad i ich egzekwowania niezależnie od miejsca pracy użytkownika.

Rozwiązanie to umożliwia kontrolę dostępu, bezpieczne uwalnianie wydruków oraz monitorowanie aktywności użytkowników. Jednocześnie dostarcza dane analityczne pozwalające nie tylko optymalizować koszty, lecz także identyfikować potencjalne nieprawidłowości. W kontekście rosnących wymagań regulacyjnych pełna widoczność operacyjna i możliwość raportowania stają się równie istotne jak sama funkcjonalność urządzeń.

Od kosztu administracyjnego do elementu strategii odporności

Ponad połowa organizacji postrzega integrację nowych technologii z istniejącą infrastrukturą IT jako istotne wyzwanie. To jeden z powodów, dla których środowisko druku bywa pomijane w strategicznych projektach transformacyjnych.

Podejście oparte na integracji rozwiązań – łączące urządzenia imageFORCE z centralnym zarządzaniem poprzez uniFLOW Online – pozwala traktować procesy dokumentowe jako część większej architektury odporności organizacyjnej. Integracja z chmurą, możliwość skalowania oraz spójne polityki bezpieczeństwa sprawiają, że nie jest to już obszar czysto administracyjny.

Dla dyrektora ds. informatyki oznacza to konieczność zmiany perspektywy. Druk i skanowanie nie są wyłącznie procesami pomocniczymi. To element łańcucha przetwarzania informacji, który – jeśli nie jest odpowiednio zabezpieczony – może stać się najsłabszym ogniwem całej architektury.

[1] Badanie „Funkcjonowanie polskich biur”, Canon Polska, czerwiec 2025, N=200 (przedstawiciele średnich i dużych firm w Polsce; kadra zarządzająca, IT i administracja). Więcej informacji na stronie: https://www.canon.pl/business/insights/articles/transformacja-polskich-biur-badania-2025/