Tak wiele już powiedzieliśmy o cyfryzacji, że wielu osobom ta fraza wydaje się tylko modnym sloganem. W rzeczywistości jednak odpowiednio przeprowadzona cyfryzacja jest w stanie zmienić funkcjonowanie firm i ich pozycję na rynku. Jak rozumieć cyfrową rewolucję, co w praktyce kryje się pod tym pojęciem i jak wykorzystać jej potencjał?
Kiedy 15 lat temu otwierałem własną firmę, świat był niemal analogowy. Nasz produkt – SaldeoSMART – ma swój początek w potrzebie pierwszego klienta, który chciał mieć program do wystawiania faktur. Tak, to były czasy, gdy większość firm tonęła w papierach, a oprogramowanie kupowane było w pudełkach i instalowane na stacjach roboczych pracowników. Niewiarygodne, jak wiele zmieniło się od tego momentu. I to nie tylko w zakresie narzędzi, jakie pomagają nam w codziennej pracy, ale także w dostępie do technologii oraz w tym, jak te technologie poszerzają możliwości przedsiębiorstw.
Kiedyś i dziś. Zmiana zdecydowanie na lepsze
Zwykle na wspomnienie minionych czasów mówimy – kiedyś to było lepiej. W przypadku technologii takie stwierdzenie byłoby dużym nieporozumieniem. Przed erą powszechnej cyfryzacji dostęp do technologii automatyzujących pracę mieli tylko najwięksi i dysponujący pokaźnymi budżetami. Systemy IT były bardzo drogie, ich wdrożenie ciągnęło się miesiącami, a nawet latami, a ich utrzymanie wymagało zaangażowania wewnętrznych zespołów IT. Która mała czy średnia firma mogła sobie na to pozwolić? Prawie żadna.
Zatem wielcy stawali się jeszcze więksi, a mniejsi tkwili w miejscu lub poruszali się naprzód w zbyt wolnym tempie, by konkurować z gigantami.
Wszystko zmieniło upowszechnienie się chmury i aplikacji dostępnych na żądanie, skalowalnych, utrzymywanych i aktualizowanych przez producenta, gotowych do pracy właściwie natychmiast po wykupieniu abonamentu. I dużo tańszych niż systemy szyte na miarę i wdrażane przez największych. Świat technologii stanął otworem przed sektorem MŚP.
Cyfryzacja, czyli co?
Różne są definicje cyfryzacji, ale na potrzeby tego tekstu możemy uznać, że jest to proces wprowadzania technologii w firmach i wykorzystywania ich do wsparcia codziennych działań. W praktyce oznacza to po prostu stosowanie różnorodnych, mniej lub bardziej rozbudowanych narzędzi, które automatyzują zadania, pomagają w analizie danych, przyspieszają operacje, wspierają zarządzanie. Przykłady? Proszę bardzo.
System automatyzujący księgowość – do automatyzacji działań księgowych, rozliczeń, wystawiania faktur, elektronicznego obiegu dokumentów, czy prowadzenia teczek pracowniczych itd..
System ERP – do zarządzania przedsiębiorstwem i wieloma procesami biznesowymi.
Systemy CRM – czyli system do zarządzania relacjami z klientami, gromadzący całą wiedzę o klientach i automatyzujący komunikację z nimi.
Platformy e-commerce – czyli oprogramowanie umożliwiające stworzenie i prowadzenie sklepu internetowego.
Mniejsze narzędzia do automatyzacji – różnego rodzaju aplikacje, które przyspieszają codzienną pracę, np. programy online do komunikacji i współpracy, do zarządzania czasem, dokumentami itd.
Wszystkie tego typu technologie wyraźnie przyspieszają pracę i pozwalają pracownikom oraz właścicielom firm skupiać się na istotnych zadaniach. Ale to nie wszystko – pozwalają również na skuteczne konkurowanie z gigantami rynkowymi.
Morze możliwości
Technologie otwierają przed MŚP zupełnie nowe możliwości. Przede wszystkim optymalizacja i automatyzacja pozwala im lepiej zarządzać zasobami. Daje więcej czasu i przestrzeni do zajmowania się projektami, które stanowią o ich przewadze konkurencyjnej.
Po drugie – dzięki cyfryzacji nawet małe i średnie przedsiębiorstwa mają dostęp do międzynarodowych rynków. Witryny i sklepy online, narzędzia do prowadzenia spotkań i udziału w konferencjach online, sztuczna inteligencja, która pozwala na bieżąco tłumaczyć teksty z innych języków – umożliwiają prowadzenie biznesu i szukanie klientów oraz partnerów na całym świecie.
Po trzecie – innowacyjne narzędzia zmieniają zupełnie sposób i jakość kontaktu z klientami. Dostępna na wyciągnięcie ręki analiza danych pozwala lepiej poznać klientów i ich oczekiwania, platformy i narzędzia do komunikacji – kontaktować się z nimi w różnorodny sposób, dopasowany do ich oczekiwań. To szczególnie ważne w dzisiejszym świecie, w którym konsumenci coraz częściej chcą czuć się dostrzeżeni, chcą być traktowani indywidualnie, chcą również tego, by po drugiej stronie ktoś ich słyszał i był gotowy z nimi porozmawiać.
Szczególnie na tym polu małe i średnie firmy mogą przegonić większą konkurencję. Warto pamiętać, że mniejsze przedsiębiorstwa pracują zwinniej i szybciej niż rynkowi giganci. Szybciej i łatwiej dostosowują się do zmian, a co za tym idzie – sprawniej wdrażają nowinki technologiczne. Choćby przez samo to, że proces decyzyjny jest w ich przypadku znacznie krótszy. To dlatego są w stanie nie tylko jako pierwsze zastosować technologie, które świeżo pojawiły się na rynku, ale też z większą uwagą wsłuchać się w potrzeby klientów. A oni to doceniają.
Po czwarte – innowacje pozwalają na wiele oszczędności. A tym samym pozwalają także na lepsze zarządzanie budżetem. Nowoczesne programy wspierające księgowość, takie jak SaldeoSMART, naprawdę dają większą kontrolę nad swoimi finansami. A to oznacza nie tylko większą swobodę w prowadzeniu biznesu, ale też możliwość utrzymania rozsądnych z punktu widzenia klienta cen i skuteczne konkurowanie na tym polu z gigantami.
Cyfryzacja – nowy sposób myślenia
Nie mogę nie powiedzieć o jeszcze jednej niezwykle ważnej rzeczy. Cyfryzacja to nie tylko technologie. Cyfryzacja to przede wszystkim zmiana myślenia, zmiana funkcjonowania całej firmy, zmiana wszystkich (lub wielu) procesów. Same narzędzia nie pomogą, jeśli wcześniej nie przyjrzymy się temu, jak działa firma i co w niej nie działa. Jeśli nie zmienimy podejścia do prowadzenia biznesu.
Przedsiębiorstwa, które odnoszą największe sukcesy, są przede wszystkim otwarte na nowinki technologiczne. Chcą szukać, wdrażać, próbować i są gotowe przyznać, że ich procesy nie są idealne i można je poprawić. To też firmy, które wiedzą, jak ważny jest kontakt z klientem i zrozumienie jego potrzeb. I w końcu to firmy, które wiedzą, że cyfryzacja to proces, a nie projekt, który ma swój początek i koniec. Dostosowywanie się do zmian nigdy się nie kończy – czy to zmian rynkowych, czy do zmian w oczekiwaniach klientów, czy w końcu do zmian technologicznych. I znów tu mniejsi wygrywają z wielkimi – są w stanie szybciej i sprawniej najpierw wychwycić, a później dostroić się do nowych warunków.
Podsumowując, powiedziałbym, że cyfryzacja to niezwykła szansa dla małych i średnich przedsiębiorstw, aby nie tylko wkroczyć na rynki przez wiele lat dla nich niedostępne, ale też aby zmienić sposób funkcjonowania całej firmy. Po co? By działać elastyczniej, lepiej komunikować się z klientami, szybciej odpowiadać na ich potrzeby, by usprawnić pracę swoich pracowników i zapewnić im więcej czasu na odpoczynek, by w końcu kontrolować swoje finanse i lepiej zarządzać budżetem. Warto zatem wdrażać technologie? Bez wątpienia!
Czytaj więcej publikacji Krzysztofa Wojtasa:
