Przedsiębiorcy zaniepokojeni wysokimi kosztami. Jak zmniejszyć koszty pracy?

Wszystko drożeje – słyszymy właściwie na każdym kroku. I czujemy. Nie tylko w prywatnym portfelu, ale i w firmowym budżecie. Z raportu "2024 rok z perspektywy mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw" wynika, że aż 52 proc. przedsiębiorców boi się rosnących kosztów pracy. Czy to znaczy, że czas na cięcia i zwolnienia? Niekoniecznie.

Wszystko drożeje – słyszymy właściwie na każdym kroku. I czujemy. Nie tylko w prywatnym portfelu, ale i w firmowym budżecie. Z raportu “2024 rok z perspektywy mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw” wynika, że aż 52 proc. przedsiębiorców boi się rosnących kosztów pracy. Czy to znaczy, że czas na cięcia i zwolnienia? Niekoniecznie.

No właśnie. Ograniczenie kosztów pracy kojarzy nam się przede wszystkim z cięciami – budżetowymi, personalnymi… Owszem – jest to rozwiązanie, z którego niektóre firmy korzystają. W moim przekonaniu – nie jest ono jednak optymalne. Oszczędności warto poszukać gdzie indziej, zwłaszcza że to pracownicy są największym kapitałem firmy. Tylko, gdzie szukać tych oszczędności? Mam kilka propozycji.

“Oszczędności warto poszukać gdzie indziej, zwłaszcza że to pracownicy są największym kapitałem firmy.”

Co składa się na koszty pracy?

Warto na samym początku zastanowić się, co w ogóle składa się na koszty pracy. Bo nie są to tylko i wyłącznie pensje pracowników. To także między innymi koszt rekrutacji, ubezpieczeń, szkoleń BHP, narzędzi pracy, zwolnień lekarskich i zastępstw, premii i tak dalej. Dopiero kiedy tak holistycznie spojrzymy na problem, zdamy sobie sprawę z tego, że oszczędności wcale nie muszą wynikać z tego, że zwolnimy pracownika, ale właśnie z tego, że go zatrzymamy. Paradoks? Tylko w pewnym sensie. Dbanie o to, aby pracownicy nie uciekali od nas zbyt szybko, zabierając wiedzę i umiejętności i zmuszając nas do rozpoczęcia żmudnego procesu rekrutacji; żeby pracowali w warunkach, które zapewnią im komfort fizyczny i psychiczny; żeby w końcu optymalnie wykorzystywali swój czas w pracy – może w ostatecznym rozrachunku kosztować nas mniej niż ciągłe poszukiwanie nowych osób do pracy, rozbudowywanie zespołów czy wyznaczanie kolejnych zastępstw.

Mądra rekrutacja

Tak, proces najpierw rekrutacji, a później wdrożenia pracownika naprawdę sporo kosztuje. Skoro zatem już się za niego zabieramy, podejdźmy do niego z głową. Jeśli szukamy, nastawmy się na znalezienie kogoś, kto naprawdę ma odpowiednie umiejętności, a dodatkowo – a może przede wszystkim – pasuje do naszej firmy. 

“Dopiero kiedy tak holistycznie spojrzymy na problem, zdamy sobie sprawę z tego, że oszczędności wcale nie muszą wynikać z tego, że zwolnimy pracownika, ale właśnie z tego, że go zatrzymamy.”

Jak to zrobić? Naturalnie podstawą jest określenie naszych potrzeb. I choć obowiązki i tym samym kwalifikacje kandydatów są ważne, nie możemy zapominać o osobowości i potrzebach samego potencjalnego pracownika. Ja wiem, że jeszcze nie tak dawno temu większość firm poszukiwała kandydatów do pracy w ‘młodym i dynamicznym zespole’. I choć możemy się z tego śmiać, przedstawienie firmy już w ogłoszeniu rekrutacyjnym, a później w rozmowie, rzetelne opowiedzenie o tym, jaki jest zespół, jak pracuje i jakie ma wartości – jest naprawdę istotne. Kluczem jest jednak szczerość – przekłamywanie rzeczywistości nie ma sensu i szybko zostanie zweryfikowane. A przecież nie chodzi nam o to, by zatrudnić kogoś, kto odejdzie po kilku miesiącach.

Dobra atmosfera pracy 

O dobrej atmosferze pracy w ogłoszeniach rekrutacyjnych też sporo się mówi. Mnie jednak nie chodzi o wyświechtany slogan czy o owocowe czwartki lub piątki z pizzą (choć oczywiście nie mam nic przeciwko nim). Bardziej chodzi mi o to, by firma naprawdę chciała zrozumieć potrzeby pracowników i by stworzyła im takie środowisko, w którym mogą i chcą się rozwijać.

W SaldeoSMART ciągle szukamy nowych możliwości, bo ten proces tworzenia zgranego, lubiącego wspólną pracę zespołu w rzeczywistości nigdy się nie kończy. Sporo w tej dziedzinie zmieniła praca zdalna czy hybrydowa. Musieliśmy znaleźć nowe metody na integrację pracowników, także taką międzydziałową. Wprowadziliśmy OKR-y (Objectives and Key Results, czyli metoda zarządzania, która pomaga organizacjom i zespołom wyznaczać cele i mierzyć ich postępy). Zaangażowaliśmy ludzi w nowe projekty, także w tworzenie strategii rozwoju firmy i produktu. 

Jednak u podstaw wszystkich tych działań leży słuchanie pracowników i poznawanie ich potrzeb. Od samego początku. Jeśli na rozmowie kwalifikacyjnej kandydat mówi, że chce pracować zdalnie, a my po zatrudnieniu go mówimy, że nie ma takiej możliwości – nie możemy się dziwić, że odejdzie. Jeśli powie, że jest fanem narzędzi usprawniających pracę, a my każemy mu wystawiać faktury w Excelu – nie liczmy na to, że długo u nas zostanie. Jeśli obciążymy go obowiązkami i nie damy odpowiednich technologii, które pomogą mu je wykonać, narazimy go na zbyt silny stres. A stąd już prosta droga do problemów zdrowotnych, absencji i konieczności szukania zastępstw, a czasem także zatrudniania nowych osób do zespołów. Brzmi mało zachęcająco, prawda?

Sztuczna inteligencja

Nie da się dziś efektywnie pracować bez pomocy różnych narzędzi technologicznych. Zresztą – nie ma takiej potrzeby. Na rynku jest coraz więcej rozwiązań, które upraszczają pracę, przejmują powtarzalne czynności, odciążają pracowników. Wiele z nich opiera się na generatywnej sztucznej inteligencji.

“Nie da się dziś efektywnie pracować bez pomocy różnych narzędzi technologicznych… Wiele z nich opiera się na generatywnej sztucznej inteligencji.”

Co istotne – tej sztucznej inteligencji nie ma się co bać. Owszem – słyszymy zewsząd, że zabierze nam pracę. Ja myślę o AI raczej jak o narzędziu, które tę pracę optymalizuje. Które pozwala nam się skupić na tym, co leży w zakresie naszej specjalizacji, które daje nam czas na uczenie się nowych rzeczy. I które eliminuje potrzebę tworzenia niekoniecznie potrzebnych etatów.

Jak to działa? Pokażę na przykładzie działów księgowych i biur rachunkowych, bo to z nimi na co dzień najwięcej pracuję. Sztuczna inteligencja w programach wspierających pracę księgowych pozwala na przykład na łączenie transakcji bankowych z fakturami jednym kliknięciem, dzięki czemu automatyzujemy proces dokonywania rozrachunków i rozliczeń. Tak przynajmniej jest w SaldeoSMART. Czy to mało? Myślę, że każdy, kto na co dzień wykonuje takie czynności ręcznie, doceni ten zestaw funkcji wspieranych AI.

Kontrola nad finansami

Na koniec wspomnę jeszcze o rzeczy być może zupełnie oczywistej. A mianowicie o tym, że zwłaszcza w czasach ciągłych podwyżek firmy muszą ze szczególną uwagą kontrolować swoje finanse. Zatem – sprawdzać na bieżąco, czy kontrahenci opłacają faktury, weryfikować przelewy z firmowego konta, badać zasadność wydatków i powiązanie ich z projektami, korzystać z ulgi na złe długi. 

Zrozumiałe jest, że to wszystko wymaga czasu, skrupulatności i systematyczności – zasobów, których przedsiębiorcy często brakuje. Na szczęście, w dobie technologicznych innowacji, istnieją narzędzia, które mogą zrewolucjonizować ten proces. Do SaldeoSMART wprowadziliśmy funkcję automatyzacji rozrachunków i rozliczeń, która upraszacza wiele tych rutynowych zadań.

Dzięki takiemu rozwiązaniu można uniknąć ręcznego spisywania i analizowania danych, co pozwala zaoszczędzić cenny czas i skupić się na kluczowych aspektach prowadzenia biznesu. Ponadto, automatyzacja pomaga zapobiegać błędom, co prowadzi do lepszej kontroli nad finansami firmy i ostatecznie przyczynia się do jej sukcesu.

Czy wdrażanie innowacji wiąże się z kosztami? Nie przeczę. Ale lepsze środowisko pracy, bardziej wydajne i zadowolone zespoły, mniejsza rotacja pracowników i w końcu pełna kontrola nad finansami firmy pozwolą uniknąć przedsiębiorcom wielu strat i w ostatecznym rozrachunku przyniosą budżetowe korzyści.