Jesteśmy świadkami bezprecedensowej zmiany technologicznej w dziedzinie szeroko pojętej pracy biurowej. Wyrażenie „transformacja cyfrowa” w ostatnich latach zrobiło niezwykłą karierę w polskich firmach. Tymczasem, podczas gdy niektórzy przedsiębiorcy całymi garściami czerpią z dobrodziejstw wynikających z cyfryzacji biznesu, inni boją się wyjść poza dotychczasowe tory pracy. To zrozumiałe, jednak niesłuszne obawy.
Nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców może odczuwać zagubienie. W ciągu zaledwie kilku lat niemal wszystkie procesy w firmie uległy znacznym zmianom. Klasyczny, biurowy tryb pracy, przynajmniej w trakcie pandemii musiał ustąpić miejsca pracy zdalnej lub hybrydowej. Dokumenty, jeszcze niedawno procesowane w klasyczny sposób – z wykorzystaniem drukarki, ręcznego podpisu i wysyłki listem poleconym – dziś coraz częściej przetwarza się całkowicie elektronicznie. Przez internet kontaktujemy się także z urzędami i załatwiamy ważne sprawy administracyjne.
Wszystko to wiąże się z szerokim spektrum potencjalnych korzyści. Stawką jest znaczne skrócenie żmudnej „papierkowej roboty”, kilkukrotnie szybsze procesowanie różnego typu dokumentów, większa mobilność pracowników, a przede wszystkim możliwość ich odciążenia (i przeznaczenia czasu pracy specjalistów na dużo ważniejsze kwestie, niż przepisywanie faktur albo stanie w kolejce na poczcie). Co więcej, przedsiębiorcy, którzy zainwestują w nowoczesne systemy obsługi dokumentów, zyskują możliwość szybszej obsługi zapytań ofertowych i reklamacji, a także pewność, że wszystkie dokumenty zawierające wrażliwe dane są obsługiwane zgodnie z prawem ochrony danych osobowych.
Czy druk w biurach zniknie na dobre?
Wszystko to powoli staje się standardem. Już niedługo duże biura nie będą w stanie wydajnie działać bez procesów automatyzujących pracę z dokumentami. I w tym miejscu często pojawia się pytanie: czy nadchodzi kres druku biurowego?
Odpowiedź jest prosta, choć z kilkoma niuansami: nie, druk biurowy nie może zniknąć. Z jednej strony mamy do czynienia z ogromną liczbą małych firm, które nie do końca wdrożyły cyfrowy obieg dokumentów i nie zamierzają tego robić. Z drugiej strony, odbiorcy końcowi (a to zarówno firmy, jak i konsumenci indywidualni) najczęściej wymagają rachunków i potwierdzeń w formie papierowej. Zatem nawet duże, nowoczesne korporacje, dysponujące zaawansowanymi systemami z zakresu zarządzania informacją, nie są w stanie całkowicie uniknąć wydruków papierowych.
Ale nie ulega wątpliwości, że rola dokumentów w papierze będzie się zmieniać. Oprócz oszczędności i innych wymiernych korzyści, wymienionych już na początku tego artykułu, istotną kwestią jest także ekologia. Jeśli dokument ma istnieć przez zaledwie godzinę, a potem trafić do niszczarki, to jaki jest sens jego tworzenia? W Canon od lat apelujemy: drukuj tylko to, co potrzebne, niekoniecznie w kolorze, a w miarę możliwości – dwustronnie.
Technologie, które pomagają firmom
W dzisiejszym ujęciu cyfrowa transformacja opiera się o kilka rozwiązań z dziedziny zarówno hardware’u (urządzeń), jak i software’u (oprogramowania). Podstawę w większości biur stanowią nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne, gwarantujące szybki skan i druk. Idealnie, jeśli urządzenia te umieją dobrze współpracować z oprogramowaniem chmurowym. Bo właśnie ono w większości przypadków stanowi mózg firmowej cyfryzacji.
Rzecz jasna samo oprogramowanie może dotyczyć wielu różnorodnych dziedzin. Dziś na rynku dostępne są systemy tworzone specjalnie dla działów księgowości albo HR. Ale możliwa jest także inwestycja w ogólny system zarządzania dokumentami, spajający wszystkie działy i wszystkich pracowników firmy – niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Co istotne, dobre oprogramowanie gwarantuje integrację głównego systemu z już wykorzystywanymi mniejszymi rozwiązaniami (np. osobnymi systemami dla działu księgowości).
Jesienią ubiegłego roku zleciliśmy agencji badawczej Insight Lab przeprowadzenie badania potrzeb polskich firm. Badacze przepytali ponad 200 średnich i dużych przedsiębiorstw funkcjonujących w Polsce. Z badania wynika wprost, że najważniejsze dla przedsiębiorców byłoby wdrożenie systemów umożliwiających zewnętrzne zdalne zarządzanie i zabezpieczanie firmowych urządzeń drukujących (w tym urządzeń znajdujących się poza biurem) oraz ograniczenie dostępu do dokumentów firmowych tylko dla wybranych pracowników. Na przydatność takich rozwiązań wskazywał co trzeci respondent. I tu mam dobre wiadomości – takie funkcjonalności są już dostępne na rynku. Co więcej, stanowią absolutną podstawę nowoczesnych systemów z zakresu zarządzania informacją.
Rzut oka w przyszłość… w branżowym podcaście
Podsumowując: w tak zmieniających się okolicznościach najważniejszym zadaniem współczesnego biura powinna być możliwość sprawnego przekształcenia dowolnego dokumentu w wersję elektroniczną. Tak, aby jego treść była dostępna do dalszej edycji. I tak, aby dowolną umowę czy fakturę można było łatwo znaleźć w dobrze zorganizowanym cyfrowym archiwum.
O przyszłości druku w firmach miałem okazję rozmawiać niedawno z Maciejem Kaweckim, prezesem Instytutu Stanisława Lema, Przemysławem Hukiem z agencji badawczej Insight Lab oraz Jeremim Jędrzejkowskim z „Rzeczpospolitej” przy okazji nagrania podcastu Canon Polska z cyklu „Rozmowy o druku”. Już sam tytuł audycji: „Czas przełomu” wiele mówi o momencie, w jakim się znaleźliśmy. Wszystkich zainteresowanych tematem zapraszam do odsłuchania podcastu, w którym przyglądamy się temu, jak pandemia zmieniła naszą kulturę pracy, a także rozważamy zagadnienia związane z oprogramowaniem chmurowym. I choć żaden z nas nie posiada szklanej kuli, nasze wieloletnie doświadczenia pozwalają nieco wybiec w przyszłość i zastanowić się, jak będzie wyglądać firma przyszłości.