Popularność pracy hybrydowej stale rośnie, liczne badania obrazują, że ten tryb współpracy zostanie z nami na dłużej. Należy jednak zwrócić uwagę, że wykonywanie służbowych obowiązków w modelu pracy zdalnej powoduje liczne wyzwania technologiczne, z którymi muszą mierzyć się pracodawcy. Jednym z narzędzi, które znacznie upraszczają zarządzanie drukiem w wielu rozproszonych lokalizacjach, jest program Managed Print Services (MPS). To rozwiązanie pomaga nie tylko oszczędzać czas, pozytywnie wpływa także na wydajność pracy oraz zwiększa produktywność, ale i obniża koszty druku. Nic więc dziwnego, że ponad połowa (53%) organizacji szacuje, że ich inwestycje w usługę MPS wzrosną w ciągu najbliższych 12 miesięcy1 – przy czym najbardziej dynamiczny przyrost pochodzi z firm z sektora MŚP. Warto zauważyć, że małe przedsiębiorstwa są również zaniepokojone rosnącym ryzykiem naruszeń cyberbezpieczeństwa w tym ataków złośliwego oprogramowania i naruszeń danych 2, a rozwiązanie MPS może pomóc im zapewnić odpowiedni poziom ochrony informacji.
MPS wspiera cyfrową transformację
W dobie pandemii digitalizacja dokumentów stała się koniecznością. Organizacje wdrażają programy transformacji cyfrowej, aby dotrzymać kroku praktykom pracy wdrożonym w obliczu pandemii i związanymi z nią obostrzeniami sanitarnymi3. Aż 37% przedsiębiorstw postrzega usługi Managed Print Services jako ważny czynnik napędzający cyfryzację5. Rozwiązanie zapewnia wykorzystanie urządzeń wielofunkcyjnych, które umożliwiają nie tylko drukowanie dokumentów, ale także ich digitalizację – poprzez skanowanie, zapisywanie i udostępnianie plików, co jest szczególnie pożądane przy rozproszonym modelu pracy.
Elastycznie dopasowuje się do bieżących potrzeb biznesu
Warto zauważyć, że aż 85% firm zdeklarowało spadek wolumenu druku biurowego związany z pandemią1. Jednak ilość wydruków po pandemii może znacznie różnić się od tej, którą firma wstępnie założy. Przedsiębiorstwa zatrudniające od 1 do 20 pracowników spodziewają się wydrukować tylko o 11% mniej stron4. Należy zwrócić uwagę, że prawdziwe wyzwanie związane z pracą hybrydową to zarządzaniem nieregularnością w ilości wydruków. MPS pomaga sprostać tej sytuacji – monitorując wykorzystanie drukarki i optymalizując infrastrukturę drukowania na bieżąco. Korzystając z tej usługi, przedsiębiorca płaci za to, co drukuje, bez minimalnych limitów wydruku. Program zapewnia widoczność i kontrolę kosztu każdej drukarki we flocie, niezależnie od jej lokalizacji. Ponadto reaguje również na automatyczne alerty o materiałach eksploatacyjnych, wysyłając kasety z tuszem i tonerem – czy to do biura, czy bezpośrednio na adres domowy pracowników. Serwis w przypadku urządzeń pracujących w wielu lokalizacjach, też stanowi wyzwanie dla działu IT. Naprawa oraz monitorowanie wielu modeli drukujących, w różnych miejscach jest sporym obciążeniem dlatego usługa MPS lepiej i ekonomiczniej sprosta tym zadaniom.
Zarządzanie drukiem wspiera środowisko naturalne
83% firm jest świadoma znaczenia zrównoważonego rozwoju działalności, ale aż 52% twierdzi, że zmniejszenie wpływu na środowisko jest obecnie wyższym priorytetem zarządzania drukiem niż redukcja kosztów1. Odpowiedzialny i zrównoważony rozwój biznesu stał się celem wielu firm. Ograniczenie odpadów drukarskich zmniejsza zarówno negatywny wpływ na finanse, jak i środowisko – a MPS umożliwia monitorowanie i zarządzanie ilością papieru, energii i materiałów eksploatacyjnych wykorzystywanych przez pracowników w wielu lokalizacjach. Warto zauważyć, że usługa zarządzania drukiem jest formułą, w której klient polega na zewnętrznym dostawcy w obszarze zakupu sprzętu, serwisowaniu, uzupełnianiu materiałów eksploatacyjnych.
Przejście na pracę hybrydową powoduje, że coraz więcej firm przenosi swoją infrastrukturę druku do chmury, aby umożliwić pracownikom pracę zdalną. W związku z tym ważne jest, aby móc monitorować i zarządzać drukowaniem w każdej lokalizacji, w której pracują zatrudnieni. Przedsiębiorstwa mają szansę na umocnienie relacji ze swoimi pracownikami, zapewniając im elastyczność pracy z domu, przez co zmniejszają prawdopodobieństwo migracji talentów. Organizacje są bardziej skłonne do rozwijania tych możliwości, jeśli ich dostawca MPS oferuje narzędzia do zarządzania drukowaniem w chmurze zarówno w środowisku biurowym, jak i domowym.
Autor: Paweł Lechicki MPS Coordinator w firmie Brother
Źródła
- Quocirca: “Co dalej z przemysłem drukarskim, 2021?”
-
Millioninsights.com: “Podsumowanie raportu: Raport z analizy rynku usług zarządzania drukiem (MPS), według kanału, według wdrożenia, według organizacji, według aplikacji i prognoz segmentów od 2020 do 2027 r.”
-
Quocirca: “Managed Print Services, 2021 – Transformacja hybrydowego miejsca pracy”
-
keypointintelligence.com: “Czy nakłady drukarek biurowych kiedykolwiek powrócą do normy? To zależy” – marzec 2021
-