O Przemyśle 4.0 mówi się i pisze od lat, więc większość z nas zdążyła już oswoić się z tym pojęciem. Nie wszyscy jednak wiedzą, że istnieje też Księgowość 4.0. Na czym polega, jak zmienia pracę całej branży i dlaczego wykorzystuje model SaaS?
Księgowość 4.0 – podobnie jak rozumiany w taki sposób przemysł – opiera się z jednej strony na technologiach, ale z drugiej – na nowym sposobie pracy (a więc i nowych rolach pracowników) oraz współpracy z kontrahentami. Nie mogłaby funkcjonować bez internetu i ciągłego przepływu informacji. Nie zaistniałaby też bez modelu SaaS (Software as a Service), który wszedł do branży księgowej przebojem i zupełnie zmienił sposób działania biur i działów księgowych.
4.0 czyli jak?
Gdy myślimy o księgowości trzeciej dekady XXI wieku, widzimy specjalistów do spraw rachunkowości pracujących przy komputerach, działających na elektronicznych dokumentach, korzystających z technologii OCR, wykorzystujących do komunikacji ze współpracownikami i klientami nowoczesne narzędzia, czaty, automatycznie rozsyłane maile z przypomnieniami. To zespoły, które działają sprawnie i efektywnie, z łatwością dzielą się wiedzą, harmonogramami i informacjami o statusie poszczególnych zadań. Niezależnie od tego, czy w danym momencie przebywają w jednym biurze, czy we własnych domach.
Model SaaS wszedł do branży księgowej i zupełnie zmienił sposób działania biur i działów księgowych.
To jest esencja Księgowości 4.0. Technologie, które pozwalają na eliminowanie papieru oraz automatyzowanie powtarzalnych zadań i czynności, dają natychmiastowy dostęp do archiwów i aktualnych plików, ale też wspierają pracę grupową i komunikację z klientami. Zatem – nowe narzędzia i nowy sposób działania.
Jak jednak wdrożyć takie narzędzia, by mógł z nich korzystać każdy i z dowolnego miejsca? Z pomocą przychodzi SaaS.
Dlaczego SaaS?
Model SaaS umożliwia korzystanie z aplikacji i zasobów w wygodny sposób, zwykle na zasadzie „pay-as-you-go”. Jego główną zaletą jest to, że oprogramowanie księgowe jest uruchomione w chmurze, a dostęp do niego może mieć każdy, kto korzysta z internetu. Nie ma konieczności instalowania programów na komputerach, zakupu serwerów czy dodatkowej pamięci, dbania o aktualizacje oraz bezpieczeństwo danych, reagowania na problemy techniczne. To na dostawcy aplikacji spoczywa obowiązek zarządzania całą infrastrukturą. Odbiorca tylko loguje się do systemu poprzez przeglądarkę lub dedykowaną aplikację i działa.
Dzięki takiemu rozwiązaniu z nowoczesnych programów księgowych mogą korzystać także bardzo małe firmy, które mają ograniczone budżety na technologie i nie mają zespołów IT. SaaS wspiera też rozwój przedsiębiorstw. Ponieważ oprogramowanie w modelu SaaS jest dostępne właściwie od ręki, rozbudowywanie zespołów i praca rozproszona nie sprawiają żadnych problemów. Niezależnie od tego, ile nowych osób zostanie przyjętych do biura księgowego i skąd pracują, każda może zacząć korzystanie z programu księgowego od razu.
Korzyści
SaaS jest dziś standardem wykorzystywanym w większości branż i to niemal we wszystkich procesach. To zupełnie nie dziwi, gdy weźmiemy pod uwagę korzyści, jakie przynosi przedsiębiorcom. Do najważniejszych należą:
Oszczędność – nie trzeba już inwestować w sprzęt, który „udźwignie” nowe oprogramowanie lub nadąży za kolejnymi aktualizacjami. Znikają koszty instalacji aplikacji. To dostawca rozwiązania bierze na siebie zarządzanie czy wydatki związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danych. Usługa SaaS nie jest związana z koniecznością zakupu licencji. Opłaty za korzystanie z aplikacji opierających się na SaaS są niższe od opłat za tradycyjne oprogramowanie.
Intuicyjność obsługi, sprawne wdrożenie – nowoczesne oprogramowanie w modelu SaaS może być gotowe do użycia w ciągu kilku godzin! Wszelkie aktualizacje systemowe są realizowane automatycznie, dzięki czemu firma ma pewność, że zawsze korzysta z aktualnej wersji programu.
Wysoka elastyczność i pełna skalowalność – aplikacje w modelu SaaS można konfigurować. Daje to poczucie nieustannego rozwoju i otwiera drzwi do nowoczesnych rozwiązań i możliwości technologicznych, które warto wykorzystać w swoim przedsiębiorstwie.
Księgowość 4.0 to także – a może przede wszystkim – zupełnie nowe doświadczenie pracy. Wiem, o czym mówię, bo od wielu lat rozmawiam z klientami SaldeoSMART, czyli naszego udostępnianego w modelu SaaS programu wspierającego księgowość. Nowoczesne narzędzia oparte na tym modelu to – według nich – szybsze wykonywanie obowiązków, lepsza, często zautomatyzowana komunikacja, swobodny dostęp do dokumentów, a więc więcej spokoju i czasu na choćby zapoznawanie się ze zmianami w przepisach.
SaaS bez wątpienia okazał się przyjacielem księgowych. Jestem pewien, że także w przyszłości wpłynie na poprawę warunków ich pracy. Jak dokładnie? Czas pokaże.