Polskie instytucje wciąż korzystają głównie z dokumentacji w formie papierowej; w tym roku Stołeczna Komenda Policji ogłosiła przetarg na 48 777 ryz papieru[1], czyli ponad 24 mln kartek. Do bezpiecznego zarządzania dużą ilością treści i danych niezbędny staje się elektroniczny obieg dokumentów, co potwierdzają kolejne inwestycje i plany administracji. Tylko w latach 2014–2020 niemal 77 mld euro ma być przeznaczonych głównie na tworzenie e-usług publicznych[2].
Nawet 40 proc. czasu pracy to szukanie informacji w mailach, na dyskach czy w archiwach – znalezienie właściwego dokumentu zajmuje średnio nawet 18 minut[3]. Aby temu zaradzić, w biznesie na szeroką skalę stosuje się m.in. systemy ECM (ang. Enterprise Content Management), które umożliwiają inteligentną klasyfikację, archiwizację oraz przetwarzanie danych i dokumentów papierowych do formy cyfrowej.
E-urzędy w praktyce
Elektroniczne zarządzanie dokumentami zmienia już polskie urzędy. Za pomocą profilu zaufanego online można załatwić nawet 500 rodzajów spraw urzędowych[4], a wiele kolejnych projektów, takich jak mDowód czy mPrawo jazdy, jest w trakcie realizacji. Na system elektronicznej identyfikacji danych rząd przeznaczył 5 mln zł, a jego utrzymanie będzie kosztowało kolejne 8 mln zł rocznie[5]. W praktyce takie inicjatywy nie zawsze przekładają się na wyeliminowanie papierowych dokumentów. Powodem częściowo jest… sam petent.
Potencjał do wykorzystania
Mimo, że e-usług przybywa, w 2016 roku skorzystało z nich jedynie 18,8 proc. obywateli. Według planów do 2020 roku odsetek ten ma wzrosnąć do 32 proc.[6], jednak to wciąż niewiele. Badanie „e-Administracja w oczach Internautów”[7] przeprowadzone w 2016 roku wykazało, że niemal co trzeci respondent nie był wówczas przekonany do skuteczności załatwiania spraw urzędowych online. Przy tym prawie 20 proc. ankietowanych nie wiedziało, na jaką wejść stronę, aby załatwić swoją sprawę przez internet, bo usługi były zbyt rozproszone.
Duże wyzwanie stanowi także rozdrobnienie systemów i rejestrów należących do administracji publicznej. Obecnie jest ich ponad 680[8], nawet kilkadziesiąt w przeciętnym urzędzie gminy. Często nie jest możliwe zapewnienie komunikacji pomiędzy istniejącymi systemami, więc w niektórych placówkach dane wciąż trzeba przepisywać ręcznie z jednej bazy do drugiej. Wydłuża to oczekiwanie na decyzję i może powodować gubienie przetwarzanych wielokrotnie dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów może znacząco skrócić czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków i zwiększyć bezpieczeństwo danych. Ważnym czynnikiem cyfryzacji jest jednak ujednolicenie środowisk IT. Posiadanie wielu dostawców usług i systemów cyfrowego obiegu dokumentów generuje niepotrzebne koszty i zabiera czas. Tymczasem organizacja danych jest możliwa w ramach jednej usługi, bez konieczności kupowania sprzętu czy serwerów. Jak pokazują rządowe badania, oprócz kwestii technicznych należy pamiętać także o edukacji – do cyfryzacji muszą przekonać się zarówno decydenci i urzędnicy, jak i sami obywatele – podsumowuje Michał Bojanowski, menedżer ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta.