Ewidencja środków trwałych to bardzo ważny proces w każdej firmie. Prowadzona w sposób szybki i mało staranny może prowadzić do poważnych kłopotów. Jakie błędy można popełnić przy prowadzeniu ewidencji środków trwałych?
Dużo, bardzo dużo! Poniżej przedstawiamy najważniejsze i najczęstsze błędy popełniane przy ewidencji i konsekwencje jakie za sobą niosą. Podpowiemy także jak ich uniknąć.
Ewidencja środków trwałych – czytaj więcej tutaj.
Brak porozumienia i wcześniejszego ustalenia, które składniki majątku firmy będą wchodziły do ewidencji. Przed rozpoczęciem ewidencji środków trwałych warto ustalić konkretną kwotę (wartość) składników, które będą przez nas lub firmę ewidencjonowane. Wprowadzanie rzeczy niskowartościowych, niemających wpływy na majątek firmy czy takich, które później będzie nam ciężko znaleźć (np.: artykuły biurowe) wprowadzi niepotrzebny chaos i zamieszanie.
Zbyt mało informacji o składnikach majątku. Ewidencja środków trwałych to proces skrupulatny i szczegółowy, warto w niej umieścić jak najwięcej informacji o danym składniku firmy. Warto uwzględnić w zapiskach źródło finansowania, data przyjęcia i zakupu. Pozwoli to oszczędzić w dalszym czasie wiele problemów i niedomówień.
Nieprawidłowa numeracja zawierająca zmienne dane. W trakcie późniejszej inwentaryzacji środków trwałych widać wszystkie przemieszczone składniki majątku. Pamiętaj o tym aby nie umieszczać we wpisach danych zmiennych, takich jak osoba odpowiedzialna za składnik czy miejsce. Kiedy zmieni się nam kadra czy przeniesiemy fizycznie składnik do innej fili czy budynku zrobi się nam nie lada bałagan.
Za duża ilość składników pod jednym numerem. Problem prozaiczny ale bardzo częsty. Efektem takich nieprzemyślanych działań jest problem z szybkim namierzeniem składnika czy wprowadzenia jakichkolwiek zmian w późniejszej ewidencji środków trwałych.
Brak przygotowania osoby prowadzącej ewidencję lub niewiedza. Jak najprościej zrobić bałagan w przeprowadzaniu ewidencji? To proste, wziąć osobę nieprzygotowaną lub taką z małym doświadczeniem. Ewidencja środków trwałych wymaga przygotowania merytorycznego i praktycznego, do tego należy korzystać z programów pomocnych przy ewidencji. Ewidencja środków trwałych wymaga cierpliwości i staranności.
Ewidencja środków trwałych nie jest prowadzona na bieżąco i jest prowadzona bez należytej staranności. To kolejny newralgiczny punkt, który da o sobie znać wcześniej czy później. Ewidencja prowadzona systematycznie i starannie, pozwala łatwo znaleźć wszystkie ewentualne niezgodności.
Co może być efektem wymienionych wyżej błędów? To proste, czas i pieniądze. Problemem najważniejszym jest wydłużony czas prowadzenia ewidencji, a jak każdy z nas wie, czas to pieniądz. Dodatkowo, nieprawidłowo prowadzona inwentaryzacja środków trwałych daje późniejsze problemy z rozliczeniem. Nie wiadomo, których składników brakuje, co się z nimi stało czy kto jest za to odpowiedzialny. Źle wykonana inwentaryzacja może doprowadzić do nawet do nałożenia kary finansowej!
Ewidencja środków trwałych – Wniosek jest jeden: prowadźmy ewidencję w sposób systematyczny, skrupulatny i dokładny, a zaoszczędzimy sobie tym samym dużo czasu, nerwów i pieniędzy.