- Reklama -

Faktura elektroniczna a faktura tradycyjna

Zobacz

- Reklama -

Stosowanie faktur elektronicznych, mimo że znane są od ponad dekady, nadal budzi w polskich przedsiębiorcach szereg obaw. Niesłusznie, korzyści są bowiem ogromne.

Faktury elektroniczne wprowadzone zostały do porządku prawnego i zrównane z papierową formą dokumentu już ponad dziesięć lat temu. Od 2014 roku wszystkie zasady wystawiania, obrotu i przechowywania faktur online określone są zaś w Ustawie o podatku dochodowym od towarów i usług. Co więcej, w kwietniu 2019 roku weszły w życie przepisy wprowadzające obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych.

Mimo szeregu korzyści, które płyną ze stosowania efaktur wiele firm nadal z rezerwą podchodzi do digitalizacji prowadzonej działalności. Przyczyn trudno upatrywać w przepisach. Obecnie obowiązująca regulacja prawna w sposób jasny i precyzyjny określa bowiem wszystkie kwestie związane z fakturami elektronicznymi. Obawy wynikają zatem w dużej mierze z przywiązania do tradycyjnej, wykorzystywanej przez wiele lat formy wystawiania dokumentów księgowych oraz z lęku przed zmianą dotychczasowego sposobu organizacji pracy. Czy słusznie?

Faktury elektroniczne – sposób na oszczędność czasu i pieniędzy

Jedną z najczęściej wymienianych korzyści stosowania efaktury jest oszczędność czasu i pieniędzy. Jak to wygląda w praktyce? Wystawianie i wysyłanie faktur elektronicznych za pomocą odpowiednio wdrożonego systemu elektronicznej wymiany danych tzw. EDI, pozwala na znaczne przyspieszenie procesu obsługi faktur. Dzięki dodatkowym udogodnieniom, oferowanym przez operatorów systemu, faktury elektroniczne EDI mogą być także sprawdzone pod względem rachunkowym i biznesowym, co wyklucza wprowadzanie do obiegu dokumentów zawierających błędne dane.

Dostarczenie faktur online do klienta niemal natychmiast po ich wystawieniu przyspiesza także otrzymanie zapłaty. Tym samym zwiększona zostaje płynność finansowa firmy. Jeśli dodamy do tego redukcję kosztów związanych z drukowaniem i wysyłaniem dokumentów w wersji papierowej, okazuje się, że oszczędności wynikające z wykorzystywania efaktur stają się bardzo wymierne.

Autentyczność, integralność i czytelność efaktury a system EDI

Do podstawowych obowiązków podatnika należy określenie sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności. Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towaru lub usługi albo wystawcy dokumentu. Integralność oznacza zaś, że w fakturze nie zmieniono żadnych danych, które powinna ona zawierać. Czytelność faktury to nic innego, jak możliwość zrozumiałego odczytania zawartych na niej informacji.

Do zapewnienia fakturze wymienionych cech służą podatnikowi dowolne sposoby kontroli biznesowych. W przypadku faktury elektronicznej ustawodawca wprowadził zaś dodatkowe ułatwienie, wskazując, że możliwe jest to także przy wykorzystaniu:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  • elektronicznej wymiany danych EDI.

Archiwizacja i obieg elektronicznych dokumentów w firmie

Stosowanie faktur online to także usprawnienie systemu obiegu dokumentów w firmie oraz łatwiejsza ich archiwizacja. Nowoczesne systemy obiegu efaktur pozwalają na przechowywanie w tzw. chmurze nie tylko dokumentów księgowych, ale także dokumentów kadrowych lub administracyjnych. Wbrew dość powszechnej opinii są one dobrym rozwiązaniem nie tylko dla dużych przedsiębiorstw, ale także dla małych firm, a nawet jednoosobowych działalności gospodarczych.

Archiwizacja dokumentów online jest również jednym ze sposobów na oszczędności w firmie – zarówno przestrzeni, czasu, jak i pieniędzy. Zgodnie z przepisami podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktury elektronicznej w takim samym okresie, jak tradycyjnej wersji papierowej, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi 5 lat. Jako, że ustawodawca nie określił przy tym żadnych szczególnych sposobów gromadzenia efaktur, przyjmuje się, że można używać do tego pendrivów, dysków, płyt lub serwerów zewnętrznych. Nowoczesna archiwizacja jest zatem o wiele tańsza, ale i bezpieczniejsza.

- Reklama -

Polecamy

- Reklama -