Od 1 lipca 2024 roku, krajowi przedsiębiorcy będą musieli korzystać z ustrukturyzowanych faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Niedawno Ministerstwo Finansów ogłosiło, że począwszy od 1 września tego roku, w systemie KSeF zacznie obowiązywać zaktualizowana, druga wersja struktury faktury elektronicznej. Ekspert z Symfonii radzi, jak przedsiębiorcy mogą skutecznie adaptować się do nowego formatu dokumentu.

Rola faktury ustrukturyzowanej 

Aktualnie faktury ustrukturyzowane stanowią jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok tradycyjnych dokumentów papierowych oraz dotychczasowych faktur elektronicznych. Generowane i odbierane za pośrednictwem teleinformatycznego systemu Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), staną się nieodłącznym narzędziem dla wszystkich podatników.

– Jednolity standard e-faktury w ramach KSeF ma uprościć dokumentowanie transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować ich wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację. Podatnicy będą dysponować w czasie rzeczywistym informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych, w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności. Szybsze procesowanie dokumentu to także niższe koszty operacyjne dla przedsiębiorstwa – komentuje Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia 2023 r. w środowisku produkcyjnym KSeF podatnicy wystawili blisko 67 tys. e-faktur. Co więcej, już 957 podmiotów wystawia cyklicznie dokumenty sprzedaży w tym systemie.

Przejście na nowy system fakturowania wymaga wcześniejszego przygotowania, włącznie z mapowaniem danych podatnika na strukturę e-faktury, konfiguracją uprawnień w KSeF oraz adaptacją rozwiązania technologicznego umożliwiającego integrację z systemem. Dla firm, które nie posiadają własnych rozwiązań IT do obsługi KSeF, możliwe jest korzystanie z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF.

Nowa struktura e-faktury

Od 1 września 2023 r. wprowadzona zostanie nowa, druga struktura faktury elektronicznej w ramach KSeF. Składa się ona z trzech segmentów, które stanowią dane obowiązkowe, niezbędne i fakultatywne.

– Celem wprowadzenia nowego wzoru jest stworzenie uniwersalnego dokumentu, który zostanie zaakceptowany przez wszystkich podatników. Firmy, które obecnie korzystają z pierwszej wersji e-faktury, będą zobligowane dostosować się do nowych wymogów. Wprowadzenie tych zmian teraz pozwoli przedsiębiorstwom na właściwą implementację w systemach IT oraz pełne zrozumienie nowego wzoru. Mam nadzieję, że wprowadzany obecnie schemat nie zostanie już zmieniony przed lipcem 2024 roku – dodaje Bogdan Zatorski. 

Dane obowiązkowe stanowią około 20 proc. całkowitej struktury e-faktury. Są to głównie techniczne informacje niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży. Obejmują takie dane jak nazwa sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu oraz data realizacji usługi. Wypełnienie tych pól jest kluczowe dla nadania dokumentowi mocy prawnej.

Warto podkreślić, że w przypadku e-faktur konieczne jest także uwzględnienie oznaczeń negatywnych, które wskazują, że pewne okoliczności nie występują. Chociaż w fakturach papierowych nie jest to wymagane, w przypadku KSeF staje się to niezbędne.

Dane niezbędne stanowią około 30 proc. struktury e-faktury. Te pola uzupełnia się, gdy okoliczności tego wymagają, np. w przypadku zastosowania procedury VAT marży.

Niewypełnienie niezbędnych pól nie jest błędem technicznym, ale może się okazać merytorycznym. Oznacza to, że faktura zostanie przyjęta przez KSeF. Jednakże, jeśli kontrahent lub osoba odpowiedzialna za kontrolę faktur zauważy nieprawidłowość, wystawca będzie musiał dokonać korekty.

Dane fakultatywne stanowią prawie połowę całej struktury. Wypełnienie tych pól nie ma wpływu na poprawność dokumentu. Przykłady uzupełniających pól obejmują np. stopkę faktury, która zawiera dowolny tekst może podziękowania za zakupy, zachętę do dalszej współpracy, wartość kapitału zakładowego itp. Informacje dotyczące numeru VIN samochodu, marki, koloru, mogą również stanowić element fakultatywny. Te dodatkowe informacje będą miały niewątpliwie zastosowane branżowe.

Nowe regulacje, starannie dostosowane do dynamicznych potrzeb rynku, stanowią ważny krok w kierunku promocji i ułatwienia korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ich wprowadzenie ma na celu usprawnienie procesów transakcyjnych oraz zwiększenie efektywności dla przedsiębiorców w całym kraju.