W języku przedsiębiorców, managerów i liderów często pojawiającym się określeniem jest „optymalizacja”. Nowoczesne technologie i narzędzia odgrywają w niej coraz większą rolę. Rozwiązania IT mogą znaleźć zastosowanie w zróżnicowanych obszarach funkcjonowania firmy, od uproszczenia komunikacji między pracownikami, po poprawę działania ogromnych hal i linii produkcyjnych. Poznajmy pojęcia bezpośrednio związane z optymalizacją.
Czym jest Business Process Management i Business Process Optimization?
Business Process Optimization (Optymalizacja Procesów Biznesowych) polega na lokalizowaniu niewydajnych, lub mało wydajnych procesów w przedsiębiorstwie. Te elementy są często nazywane wąskim gardłem. Poprawne zlokalizowanie wąskiego gardła pozwala skupić się na konkretnym procesie i dążyć do poprawy jego efektywności. W każdym dziale funkcjonującej firmy jest mnóstwo czynników, które mogą ograniczać wydajność i tym samym narażać na straty. Dlatego wśród narzędzi analizujących dokładność wykonywanych procesów coraz częściej wymienia się zastosowanie nowoczesnych systemów informatycznych. Dzięki nim procedury poddawane są modyfikacji, zmienia się przebieg poszczególnych etapów, niektóre z nich są całkowicie eliminowane lub powstają zupełnie nowe. Celem jest zwiększenie wydajności, co może wpływać na oszczędność, poprawę komunikacji i zminimalizować ryzyko – korzyści z optymalizacji procesów może być wiele. Optymalizacja Procesów Biznesowych jest jedną ze składowych Zarządzania Procesami Biznesowymi (ang. Business Process Management) (źródło)
Optymalizacja biznesu na przykładzie działów produkcyjnych
Pod jakim względem business process management wpływa na zwiększenie wydajności produkcyjnej? Jednym z najczęściej modelowanych elementów jest zastąpienie człowieka maszyną. Oczywiście kluczowe jest tu znalezienie balansu między całkowitym zrezygnowaniem z zasobów ludzkich a uwzględnieniem człowieka na każdym stanowisku produkcyjnym. Automatyzacja ma sens tylko w przypadku procesów powtarzalnych, których wykonywanie ogranicza się zawsze do tych samych czynności. Czasem zautomatyzowanie konkretnego procesu, czyli jego optymalizacja, eliminuje błąd ludzki, który jest w stanie nawet całkowicie zatrzymać proces produkcyjny.
Tworzenie wydajniejszych systemów sterujących parkami maszynowymi pozwala na skrócenie czasu dostarczania produktu, zmniejszenie zużycia energii, lepsze zagospodarowanie surowców i zmniejszenie liczby odpadów.
Wpływ optymalizacji na działy HR
Działy human resources również zyskują na optymalizacji procesów. Obieg dokumentów staje się znacznie prostszy, część danych jest automatycznie zabezpieczana w dedykowanej przestrzeni, a wymiana informacji może zachodzić znacznie szybciej. Czas wcześniej poświęcany na powtarzalne działania, działy HR mogą wykorzystać na rekrutację, poszukiwanie sposobów na zwiększenie satysfakcji pracowników, lub inne działania branżowe i działowe. Dobre zarządzanie projektami pozwala na zmniejszenie budżetu, wyeliminowanie najczęstszych błędów i oszczędność czasu pracy.
Zoptymalizowany proces transportu również ma wpływ na biznes
Dostarczanie produktów do klienta ma kluczowe znaczenie dla uzyskania odpowiednich zysków i celów biznesowych. W tym przypadku business process optimization może polegać na monitorowaniu w czasie rzeczywistym temperatury przewozu artykułów spożywczych. Możliwość zdalnego zarządzania poziomem ciepła wewnątrz kabiny ładunkowej (w zależności od panującej na zewnątrz temperatury) zapewnia świeżość i bezpieczeństwo towarów. Ma to szczególne znaczenie w przypadku nieoczekiwanych zmian trasy i wymuszonych postojów. Podobnego rodzaju rozwiązań technologicznych usprawniających proces transportu może być wiele. Ich dokładna specyfika zależy od branży i rodzaju dostarczanych produktów.
Skuteczne zmniejszenie wykorzystania energii dzięki optymalizacji
Niezwykle istotnym czynnikiem mającym wpływ na koszty przedsiębiorstwa ma pobór energii potrzebnej do prowadzenia produkcji. Optymalizacja w tym względzie opiera się na przeprowadzeniu dwóch procesów – audytu energetycznego i wdrożeniu zmian w zarządzaniu energią. Celem jest nie tylko zmniejszenie zapotrzebowania na prąd, ale również obniżenie kosztów ogrzewania. Kluczem jest uwzględnienie chwilowego obciążenia przedsiębiorstwa i skierowanie optymalnej ilości energii do poszczególnych działów. W ten sposób niweluje się momenty nieefektywnego wykorzystywania energii i zmniejsza ślad węglowy generowany przez firmy.
Optymalizacja procesów biznesowych za pomocą technologii – podsumowanie
Jakie korzyści zyskujesz dzięki wprowadzeniu procesów optymalizacyjnych w biznesie? Zaliczają się do nich:
- Oszczędności finansowe;
- Skrócenie czasu wykonywania procesu;
- Standaryzacja efektów pracy;
- Wyeliminowanie powtarzalnych problemów i pomyłek;
- Łatwość we wprowadzaniu dynamicznych zmian.
Jak widać, optymalizacja technologiczna procesów biznesowych przekłada się na wymierne korzyści dla przedsiębiorcy, dlatego warto poszukiwać przestrzeni, których usprawnienie może wpłynąć korzystnie na jeden lub wiele z wymienionych wyżej elementów.