W 2017 roku przepisy dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) objęły małe i średnie firmy. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji VAT mają także mikroprzedsiębiorcy, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Należy pamiętać, że dokument JPK musi być każdorazowo podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym ePUAP. Dla wielu przedsiębiorców to ostatni moment na rejestrację w ePUAP lub zakup e-podpisu. Pierwsze deklaracje w formie JPK należy przesłać już w lutym.
Już od 1 stycznia 2018 roku mikroprzedsiębiorstwa – czyli również samozatrudnieni, o ile są płatnikami podatku VAT – są zobowiązani do przesyłania fiskusowi jednolitych plików kontrolnych dotyczących ewidencji VAT. Do tej pory wymóg ten dotyczył jedynie firm z sektora MŚP. To jednak nie koniec zmian. Od 1 lipca 2018 roku, w przypadku e-kontroli urzędu skarbowego, firmy będą miały również obowiązek udostępniania pozostałych plików JPK zawierających informacje o operacjach gospodarczych za dany okres.
Podpis elektroniczny
Pliki JPK można przekazać do urzędu skarbowego on-line lub na dowolnym nośniku. Aby zrobić to skutecznie, mikroprzedsiębiorcy będą musieli je odpowiednio uwierzytelnić.
Jednym ze sposobów na uwierzytelnienie pliku JPK jest podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Dzięki temu urząd skarbowy ma pewność, że złożony przez przedsiębiorcę dokument pochodzi rzeczywiście od niego oraz, że jego zawartość nie została zmieniona podczas przekazywania pliku fiskusowi.
Zdaniem Elżbiety Włodarczyk mikroprzedsiębiorcy, którzy nie posiadają jeszcze e-podpisu, powinni zaplanować jego zakup w możliwie szybkim terminie.
To ważne, gdyż pliki JPK_VAT będzie trzeba składać co miesiąc, a więc pierwszy z nich należy przesłać do urzędu już w lutym. Co więcej, dotyczy to również tych podatników, którzy rozliczają VAT kwartalnie.
Warto przypomnieć, że certyfikaty są wydawane na rok lub na dwa lata.
To klient decyduje, na jak długo chce kupić certyfikat kwalifikowany służący do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po upływie terminu ważności certyfikatu, należy go odnowić – zaznacza Elżbieta Włodarczyk. To, że certyfikaty są wydawane na określony czas, podyktowane jest kwestiami bezpieczeństwa. – Dokumenty, które sygnujemy takim podpisem, zawierają dane wrażliwe, wymagające szczególnej ochrony – wyjaśnia.
Kwalifikowany podpis elektroniczny uwierzytelnia użytkownika w sposób wiążący prawnie, identycznie jak w przypadku podpisu odręcznego. Pozwala on nie tylko na podpisywanie rozliczeń podatkowych wysyłanych do urzędu skarbowego, ale również na w pełni elektroniczną wymianę informacji na linii urząd-przedsiębiorca, firma-kontrahent oraz między osobami prywatnymi. Przykładem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest oferowany przez KIR zestaw do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego Szafir.
To jedyna tego typu usługa wydawana przez instytucję funkcjonującą w ramach sektora bankowego, co potwierdza jej najwyższe standardy związane z bezpieczeństwem – mówi Elżbieta Włodarczyk.
Jednolity Plik Kontrolny to standard, w którym podatnik, przekazuje księgi podatkowe i dowody księgowe w formacie XML. Celem jego zastosowania jest skrócenie czasu kontroli, zlikwidowanie barier w przekazywaniu danych elektronicznych i zniwelowanie kosztów obsługi papierowej. To wszystko ma doprowadzić do zwiększenia efektywności pracy urzędników przeprowadzających kontrole i tym samym do skuteczniejszego przeciwdziałania nieprawidłowościom, takim jak wyłudzenia VAT czy unikanie opodatkowania.