Od 1 stycznia 2022 roku, polskie firmy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na zasadzie dobrowolności. Jednak najnowsze decyzje rządowe wskazują, że od lipca 2024 roku system ten stanie się obowiązkowy. Celem wprowadzenia KSeF jest nie tylko usprawnienie procesów księgowych, ale również poprawa komunikacji między podatnikami a administracją oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Ale jakie są rzeczywiste implikacje tego systemu dla polskich przedsiębiorstw?
KSeF: Rewolucja w organizacji
Wejście w życie nowych przepisów związanych z KSeF oznacza prawdziwą falę zmian dla większości polskich firm. Zaskakujące jest, że obecnie 35% polskich spółek generuje wyłącznie faktury papierowe, a zaledwie 17% korzysta już tylko z e-faktur. Co więcej, około 1,5% przedsiębiorców w Polsce wciąż nie ma dostępu do Internetu, który jest niezbędny do obsługi KSeF.
Wpływ na różne działy w firmie
Logistyka
KSeF otwiera nowe możliwości dla działu logistyki. Elektroniczne fakturowanie umożliwi szybki dostęp do informacji o zamówieniach i ich statusie, co pozwoli na bardziej precyzyjną koordynację dostaw i zarządzanie zapasami. Zdaniem ekspertów, koszty administracyjne w tym obszarze mogą spaść nawet o 70%.
Obsługa klienta
Nowoczesny system umożliwi błyskawiczny dostęp do faktur, co usprawni rozwiązywanie zgłoszeń i reklamacji. Dostęp do takich danych jak historia zamówień i płatności, pozwoli dostosować ofertę do rzeczywistych możliwości finansowych klienta.
Sprzedaż i zarządzanie
Mniejsza ilość czasu poświęconego na przygotowanie papierowych faktur sprawi, że przedstawiciele handlowi będą mogli skupić się na budowaniu relacji z klientami oraz poszukiwaniu nowych możliwości sprzedażowych.
Koszty operacyjne i analiza danych
Przejście na e-faktury przyczyni się do redukcji kosztów związanych z drukiem, dystrybucją i przechowywaniem tradycyjnych dokumentów. Co więcej, elektroniczne faktury dostarczą dużej ilości danych, które mogą być wykorzystane do analizy efektywności operacyjnej i identyfikacji obszarów do optymalizacji.
Wdrożenie KSeF to nie tylko wyzwanie, ale również ogromna szansa dla polskich przedsiębiorstw. “E-faktury nie tylko przyspieszą i usprawnią procesy, lecz także zapoczątkują nową erę współpracy między działami,” komentuje Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii. Aby jednak w pełni wykorzystać potencjał tego systemu, kluczowe jest odpowiednie przeszkolenie pracowników oraz dostosowanie procedur i zasobów firmy.
Na podstawie: Symfonia
