W przypadku każdego dokumentu określony jest czas archiwizowania. Dotyczy to zarówno materiałów papierowych, jak i plików zapisanych na dyskach. Po upływie terminu ważności dokument trzeba odpowiednio zniszczyć. Jak i czym to zrobić? Podpowiadamy!
Kiedy można zniszczyć dokumenty?
Przykładami dokumentów, które należy zniszczyć po upływie terminu ich przydatności dla podmiotu przetwarzającego informacje, są: wyciągi i zapisy księgowe, faktury i paragony, oferty i dokumentacja kontraktowa, spersonalizowane dokumenty reklamowe, podpisane dokumenty oraz dokumenty podatkowe i księgowe. Przedawnienie następuje zazwyczaj po pięciu latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (choć niekiedy dokumenty podatkowe trzeba zachować na dłużej).
Niszczenie dokumentów a RODO
W dobie szczególnej dbałości o ochronę danych osobowych wiele osób zadaje sobie pytanie – „Czy niszczenie dokumentów w niszczarce to przetwarzanie danych osobowych”? W rzeczy samej. Według przepisów wszystkie dokumenty, które zawierają dane osobowe, są strzeżone przez prawo. Osoba odpowiedzialna za ich przechowywanie jest zobowiązana do ich ochrony – niezależnie od tego, czy dane przetwarza, gromadzi czy niszczy. Jak powszechnie wiadomo, zasady ochrony danych osobowych określa RODO. Za nieprawidłowe przetwarzanie danych grożą poważne kary administracyjne i finansowe.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Każdy dokument zawierający dane osobowe musi być zniszczony w sposób zgodny z prawem, co oznacza, że dane na zniszczonych dokumentach nie mogą nadawać się do odtworzenia. Proces niszczenia dokumentacji musi przebiegać w taki sposób, by uniemożliwić potencjalne przejęcie, odczytanie i wykorzystanie danych w niekorzystny sposób. Przedarcie kartki na pół czy wyrzucenie jej do kosza to zdecydowanie nieodpowiednie (i niezgodne z prawem) sposoby na pozbycie się przeterminowanego dokumentu. Jedyną skuteczną metodą jest zastosowanie profesjonalnej niszczarki do dokumentów – maszyny, która rozdrabnia papier na cienkie kawałki i uniemożliwia odzyskanie zawartych w dokumentach danych.
Warto wiedzieć, że prawidłowe niszczenie dokumentów dotyczy nie tylko materiałów z archiwum, ale także wytwarzanych na bieżąco. O jakich dokumentach mowa? Na przykład o takich, które zawierają błędne zapisy (ale wśród nich także dane poprawne). W podobnym przypadku należy jak najszybciej zniszczyć błędny dokument. Dobrą praktyką jest korzystanie z biurowej niszczarki do dokumentów lub przechowywanie niepotrzebnych materiałów w specjalnych szafkach, w których gromadzi się dokumentację przeznaczoną do utylizacji – po wypełnieniu szafki dokumenty można przekazać do profesjonalnego zniszczenia.
Niszczarka do papieru – sposób na profesjonalne niszczenie dokumentów
Niszczarki można podzielić na dwa rodzaje ze względu na sposób utylizowania dokumentów – tnące w paski i tnące na ścinki. Pierwsze nadają się do niszczenia kartek o niewielkim stopniu tajności. Są one najtańsze i najbardziej popularne. Drugi rodzaj, niszczarki tnące na ścinki, sprawdza się w biurach, w których regularnie niszczy się tajne pisma i dokumenty zawierające dane osobowe. Treść niszczonych dokumentów jest niemożliwa do odczytu.
Niszczarki można także rozróżnić ze względu na ich przeznaczenie – są osobiste, biurowe, biznesowe i wysokowydajne. Największą popularnością cieszą się modele biurowe, przeznaczone do niszczenia komunikacji firmowej (zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej). Dobrej jakości niszczarka biurowa tnie kartki na paski o maksymalnej szerokości 6–12 mm. To wystarczy, by zachować tajność pism i nie dopuścić do wykorzystania ich przez osoby niepowołane. Biurowe niszczarki do dokumentów mają różne wielkości, pojemności i wydajności – szeroka oferta pozwala wybrać produkt idealnie dostosowany do indywidualnych potrzeb.
Podsumowanie
Bezpieczeństwo informacji jest bardzo ważne. Nieprawidłowe zutylizowanie dokumentów może skutkować nie tylko wykorzystaniem danych przez osoby niepożądane, ale też koniecznością zapłacenia dotkliwych kar. Aby zyskać pewność, że poufne dane nie dostaną się w niepowołane ręce, warto zainwestować w profesjonalną niszczarkę do papieru. Dzięki niej dokumenty będą nie do odzyskania!