W dzisiejszych czasach, gdy dokumenty i procesy biurowe odgrywają kluczową rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, branża druku staje przed wieloma wyzwaniami związanymi z efektywnością, cyberbezpieczeństwem i ewolucją technologiczną. Czy druk może być bardziej inteligentny? Jakie są trendy na rynku i predykcje dla rynku druku? O tym w rozmowie z Dariuszem Szwedem, Product Specialist Team Leaderem w firmie Canon Polska, który odsłania fascynujący świat druku i digitalizacji.
Brandsit: Jakie są największe wyzwania obecnego rynku druku? W jaki sposób Canon na nie reaguje?
Dariusz Szwed, Canon: Z punktu widzenia przedsiębiorstw najważniejszym wyzwaniem jest to, aby cały proces związany z dokumentacją i drukiem w jak największym stopniu wspierał w sposób nieabsorbujący pracowników w realizacji ich codziennych zadań. Obecnie obsługa dokumentów i powtarzalnych procedur back office’owych w przedsiębiorstwach i instytucjach wciąż angażuje potężne zasoby ludzkie, sprzętowe i finansowe. Pochłania czas, który można by poświęcić na pracę merytoryczną, kontakt z klientem i analizę jego potrzeb, przygotowywanie ofert i projektów, etc. W największym skrócie: na podstawową działalność, która przynosi firmie zyski.
Obciążenie pracą z dokumentami – a przecież same tylko dokumenty kosztowe w wielu firmach bywają liczone w setkach czy tysiącach miesięcznie – to rodzaj ukrytych rezerw. Uwolnienie tych rezerw, a w rezultacie zwiększenie efektywności biznesowej swoich klientów, Canon postrzega jako jedno z kluczowych wyzwań, a tym samym zadań dla siebie.
Bardzo istotną drogą do tego celu – i to jest kolejne ważne wyzwanie, tym razem z technologicznego punktu widzenia – stanowi digitalizacja i jej mariaż z procesami druku w firmach. Cyfryzacja często wiąże się z migracjami systemów do chmury obliczeniowej, dzięki czemu firma nie musi tworzyć sieci informatycznej, utrzymywać serwerów ani zatrudniać wykwalifikowanych programistów. Tutaj jednak pojawia się następne wyzwanie: cyberbezpieczeństwo.
Wszystkie te wyzwania znajdują wyraz w tym, w jaki sposób myślimy o naszej ofercie i jak ją projektujemy – poczynając od inteligentnych wielofunkcyjnych urządzeń drukujących i skanujących, przez uniFLOW, czyli zintegrowane rozwiązanie implementowane w infrastrukturze firmy do zarządzania wszystkimi zadaniami drukowania i skanowania oraz urządzeniami, dostępne też w wariancie chmurowym uniFlow online, a skończywszy na oprogramowaniu do usprawniania procesów w firmach – takim jak Therefore Online, które można wykorzystywać w efektywnym kosztowo modelu subskrypcyjnym SaaS.
Brandsit: Canon identyfikuje cyfryzację jako kluczowy element w odpowiedzi na te wyzwania, szczególnie w kontekście migracji systemów do chmury obliczeniowej. Czy może Pan opisać, jak ta digitalizacja wygląda w praktyce i jak wpływa na cyberbezpieczeństwo?
Dariusz Szwed, Canon: Podstawą całego ekosystemu biurowego powinno być nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne, które wspiera pracowników w wykonywaniu ich codziennych zadań, na które nie powinni poświęcać zbyt wiele czasu. Takie urządzenie musi być kompatybilne z oprogramowaniem chmurowym za pośrednictwem którego w płynny sposób łączymy się z aplikacjami do przetwarzania i katalogowania dokumentów w odpowiednich systemach.
Podstawą całego ekosystemu biurowego powinno być nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne, które wspiera pracowników w wykonywaniu ich codziennych zadań, na które nie powinni poświęcać zbyt wiele czasu.
W portfolio rozwiązań biznesowych Canon taką rolę pełni m.in. linia urządzeń imageRUNNER ADVANCE DX – zaprojektowana z myślą o efektywnej pracy hybrydowej w środowiskach, w których bieżąca obsługa dokumentów musi być szybka, prosta i w pełni zabezpieczona na poziomie sprzętowym, sieciowym i dostępu użytkownika.
Żeby nie być gołosłownym: imageRUNNER ADVANCE DX C3800 oferuje druk na poziomie 35 stron/min i skanowanie nawet do 270 obrazów A4/min. Z kolei współpraca tej linii urządzeń z oprogramowaniem uniFLOW Online otwiera zaawansowane możliwości cyfrowego obiegu dokumentów. Uczenie maszynowe pozwala zapamiętać preferowane opcje skanowania czy druku, co oznacza nieocenioną oszczędność czasu pracowników w przypadku powtarzalnych zadań.
Wszystkie te funkcje, odpowiednio skonfigurowane i zarządzane, zwiększają efektywność pracowników front- i back office’owych oraz przesuwają ich priorytety kompetencyjne z zadań typowo biurowych w kierunku działań doradczych, analitycznych i nastawionych na budowanie relacji z klientem.
Rynek ewoluuje w kierunku cyfrowej transformacji, a linia imageRUNNER ADVANCE DX to jedna z naszych odpowiedzi na te zmiany.
Brandsit: Jak wygląda przyszłość druku? Jakich trendów można oczekiwać w najbliższych latach?
Dariusz Szwed, Canon: Przede wszystkim przyszłość druku to inteligentna automatyzacja procesów. Począwszy od coraz wydajniejszych rozwiązań do druku i skanowania przez software do katalogowania i archiwizacji w chmurze, po zaawansowane systemy bezpieczeństwa na wielu poziomach.
Jednym z dominujących trendów w następnych latach będą systemy „szyte na miarę”, pozwalające na podniesienie efektywności operacyjnej, zmniejszenie kosztów i odciążenie pracowników. Ważne jest też dostosowywanie urządzeń i oprogramowania do nowych zjawisk na rynku pracy, takich jak praca zdalna czy hybrydowa, w której część personelu działa w różnych lokalizacjach, poza fizycznym biurem firmy. Gdy spojrzymy na różne rozwiązania oferowane przez Canon i kierunki ich rozwoju technologicznego, zobaczymy wszystkie te trendy bardzo dobrze.
Brandsit: Jakie są korzyści i wyzwania związane z digitalizacją w branży druku? Canon dąży do tworzenia urządzeń, które wspierają pracowników w codziennych zadaniach, na które nie powinni poświęcać zbyt dużo czasu. Czy może Pan przybliżyć, jak ta idea jest realizowana w ramach oferty Canon?
Dariusz Szwed, Canon: Katalog korzyści jest ogromny, a to, które z nich wysuwają się na pierwszy plan, zależy po części od branży. Przykładowo w bankowości pracownicy front office zajmują się obecnie nie tylko obsługą i sprzedażą produktów finansowych czy realizacją transakcji, ale także drukowaniem formularzy, skanowaniem czy katalogowaniem dokumentów. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań do obsługi dokumentów hybrydowych sprawia, że wiele tych rutynowych obowiązków znika, a pracownicy mogą skupić się na doradztwie, pracy analitycznej czy rozwiązywaniu sytuacji nietypowych, trudnych do przetworzenia cyfrowo. To ogromna korzyść z punktu widzenia instytucji.
Jak to osiągamy? Przykładowo funkcja OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, umożliwia automatyczne klasyfikowanie dokumentów i wyodrębnianie danych podczas skanowania dokumentu do wersji cyfrowej. Zadania, takie jak nadawanie nazw plikom, wybór miejsca zapisu, autoryzacja z wykorzystaniem zewnętrznych poświadczeń i szybkie skanowanie pakietów dokumentów, to funkcje bezpośrednio przekładające się na wydajność pracowników i oszczędność ich czasu oraz ograniczające potencjał błędów typowo ludzkich.
Funkcja Asystenta Archiwizacji dostępna w rozwiązaniu uniFLOW Online może automatycznie klasyfikować i porządkować zeskanowane dokumenty, przypisując je do zdefiniowanych kategorii. Dane dotyczące skanów, takie jak typ dokumentu lub nazwa firmy, są pozyskiwane na etapie digitalizacji i wykorzystywane do automatycznego nadawania nazw i zapisywania plików w odpowiedniej lokalizacji w chmurze. Co więcej, oprogramowanie może nauczyć się rozpoznawać typowe, powtarzalne dokumenty, aby następnym razem ich klasyfikacja mogła odbyć się już w pełni automatycznie.
Wyodrębniane dane można następnie przekazywać bezpośrednio do oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów – pracownicy poświęcają więc mniej czasu na żmudne, ręczne wprowadzanie danych i przepisywanie treści, a zarazem ubywa błędów dzięki identyfikacji nieprawidłowych lub niepełnych danych na etapie ich odczytywania z dokumentów.
Brandsit: Canon mocno zaznacza, jak ważne jest cyberbezpieczeństwo w druku. Jakie są główne wyzwania w zakresie bezpieczeństwa informacji w przemyśle druku, jakie Canon dostrzega?
Dariusz Szwed, Canon: Zacząłbym od tego, że najbardziej poufne informacje muszą być chronione na każdym etapie procesu i cyklu życia dokumentu – także zanim ten zostanie zdigitalizowany. Przekładając to na język praktyki biurowej, chodzi m.in. o ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do urządzenia i do dokumentów, które np. oczekują w kolejce do wydruku. Przykładowo: uwierzytelnianie użytkowników na ekranie dotykowym urządzenia daje pewność, że nikt poza uprawnioną osobą nie odbierze wydruku bez potwierdzenia tożsamości, a dźwiękowe i wizualne powiadomienia o pozostawionych oryginałach ostrzegają, gdy w urządzeniu pozostał dokument zawierający informacje poufne.
Kolejną warstwą jest bezpieczeństwo cyfrowe, wyzwanie niewątpliwie poważne w dzisiejszych czasach. Dlatego np. urządzenia imageRUNNER ADVANCE DX C3800 są chronione przed różnymi rodzajami cyberataków. System jest sprawdzany każdorazowo podczas uruchomienia urządzenia, chroniąc przed ingerencjami w oprogramowanie i blokując nieautoryzowane programy. Już standardowa wersja urządzenia wyposażona jest w szereg funkcji ograniczających ataki i wyciek danych wrażliwych: szyfrowanie danych na dyskach, serwer plików SMB 3.0, moduł TPM 2.0 czy funkcje formatowania dysków i usuwania ukrytych pozostałości danych po każdym zadaniu.
Największym wyzwaniem w dziedzinie cyberbezpieczeństwa zawsze pozostaje czynnik ludzki o czym od lat doskonale wiedzą zarówno hakerzy, jak i specjaliści od ochrony danych.
Gdy mowa o cyberbezpieczeństwie, warto wspomnieć także o tym, że przeniesienie usług do chmury obliczeniowej – tu ilustracją może być nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentacją firmy Therefore Online – nie tylko zwalnia firmę z konieczności posiadania własnej serwerowni i z budowania od zera firmowej sieci informatycznej, ale jest także opcją dużo bezpieczniejszą. Nad aktualizacją oprogramowania czuwa wówczas wyspecjalizowany zespół, a ponadto takie systemy są przynajmniej raz w roku poddawane audytowi bezpieczeństwa przez firmy zewnętrzne.
Największym wyzwaniem w dziedzinie cyberbezpieczeństwa zawsze pozostaje czynnik ludzki o czym od lat doskonale wiedzą zarówno hakerzy, jak i specjaliści od ochrony danych. Dlatego Canon projektuje swoje urządzenia i rozwiązania tak, aby pole do błędu ludzkiego zostało w jak największym stopniu zminimalizowane.
Brandsit: Jakie są przewidywane kierunki rozwoju technologii druku i jak Canon zamierza w nich uczestniczyć?
Dariusz Szwed, Canon: Patrząc strategicznie na procesy druku i obiegu dokumentów w firmie – technologia rozwija się w tym kierunku, by wyeliminować wszystko to, co jest ręczne, powtarzalne i pracochłonne.
W pozornej kontrze wobec coraz większego stopnia zaawansowania technologii, gdy już zejdziemy na poziom bezpośredniej relacji między nią a człowiekiem, pojawia się konieczność upraszczania samej obsługi danego urządzenia wielofunkcyjnego, oprogramowania czy systemu – tak, aby pracownicy nie musieli się z tego “doktoryzować”. W tym przypadku kierunkiem rozwoju jest więc dążenie do intuicyjności, przyjazności i bezstresowości na styku technologii z człowiekiem. Jako przykładu ponownie użyję Therefore Online – jest to narzędzie Low-code, co oznacza, że wdrażanie kolejnych procesów systemu nie wymaga umiejętności programistycznych, można je wdrażać niskim kosztem i bez angażowania dodatkowych pracowników.
Analizując to zagadnienie jeszcze z innej płaszczyzny, niewątpliwie druk rozwija się w kierunku rozwiązań coraz bardziej wydajnych, szybkich, energo- i materiałooszczędnych, co ma znaczenie nie tylko z punktu widzenia efektywności, ale także ekologii. Canon jest zaangażowanym uczestnikiem wszystkich tych trendów, ilustrują to konkretne przykłady, o których mówiłem wcześniej, które są naszą bezpośrednią reakcją na potrzeby rynku i naszych klientów.