Działy podatkowe coraz częściej skłaniają się ku digitalizacji procesów za pomocą technologii mogących uczynić ich pracę bardziej wydajną i skuteczną. Wdrożenie cyfrowej administracji podatkowej, które ma miejsce w wielu krajach Europy Środkowej, może znacząco przyspieszyć transformację cyfrową przedsiębiorstw. Natomiast jak wynika z najnowszego raportu firmy doradczej Deloitte Central Europe Tax Technology Report, co drugi badany wskazuje, że brak czasu i zasobów stanowi główną przeszkodę w osiągnięciu tych zmian.
Liderzy podatkowi z całego świata nie przechodzą obojętnie obok technologii. Dążą do poprawy jakości danych, zapewnienia zgodności i optymalizacji działania ich organizacji. Aby to osiągnąć, muszą stale poszerzać i pogłębiać swoją wiedzę na temat firmowego środowiska informatycznego.
Badani uważają, że szybkie przejście na cyfrową administrację podatkową przyspieszy transformację firm. Nieocenione w tym zakresie może okazać się wdrożenie systemów ERP nowej generacji, które pozwalają kompleksowo wspomagać zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego najważniejszymi zasobami i procesami. Co ciekawe, z raportu Deloitte wynika, że aż 60 proc. respondentów nie planuje wdrożenia rozwiązania ERP nowej generacji lub dopiero się nad tym zastanawia. Zaledwie 6 proc. badanych z Europy Środkowej zadeklarowało, że jest na końcowym etapie implementacji.
“Aby organizacje mogły sprostać wyzwaniom związanym z coraz większą cyfryzacją podatków, muszą rozważyć wprowadzenie rozwiązań umożliwiających usprawnienie ich pracy i zarządzanie procesami. Zastosowanie systemów ERP nowej generacji może poprawić bezpośrednie przetwarzanie danych do celów podatkowych i wprowadzić kontrolę zapobiegawczą rozwiązującą istniejące problemy z jakością danych podatkowych. Kolejną korzyścią może okazać się sprostanie zmieniającym się wymaganiom związanym z cyfrowym składaniem i raportowaniem podatków. Taki system pozwoli również na bezproblemową integrację rozwiązań podatkowych typu bolt-on w przedsiębiorstwie.”
Robert Nowak, partner w dziale Doradztwa Podatkowego, Deloitte
Jak wskazuje raport, respondenci, którzy zdecydowali się na najnowsze rozwiązania technologiczne, są z nich zadowoleni i efektywniej realizują swoje zadania.
Outsourcing potrzebny do uwolnienia zasobów
50 proc. respondentów wskazało, że główną przeszkodą w podatkowej transformacji technologicznej w ich organizacji jest brak czasu i zasobów. Odpowiedzią na ten problem może być outsourcing. Jak wskazuje badanie Deloitte, około jedna trzecia (33 proc.) firm z Europy Centralnej planuje zlecanie usług w ramach tzw. outsourcingu technologicznego oraz przekazanie na zewnątrz procesów, które nie są kluczowe dla strategii w obszarze podatków. Chcą tym samym uwolnić swoje zasoby i usprawnić codzienną pracę.
“Nasze badanie wykazało, że te organizacje, które już wdrożyły systemy ERP nowej generacji częściej niż inne zlecają na zewnątrz realizację niektórych procesów swoich działów podatkowych lub planują zrobić to w najbliższej przyszłości. Po części może to wynikać z lepszego potencjału skalowania, jaki oferują nowe systemy w porównaniu z poprzednimi generacjami ERP.”
Paweł Hulewicz, dyrektor w Zespole Technologii w Podatkach, Deloitte
Badani wskazywali najczęściej dwie korzyści, które spodziewają się uzyskać dzięki outsourcingowi, a są to: zgodność z cyfrowymi wymogami podatkowymi w wielu jurysdykcjach oraz możliwość szybkiego skalowania operacji podatkowych. Większość respondentów (ponad 80 proc.) w krajach przechodzących znaczną transformację, takich jak Polska i Rumunia, postrzega automatyzację jako wspierającą pracowników działów podatkowych – co napędza inwestycje technologiczne.
Ustrukturyzowanie danych głównym wyzwaniem w automatyzacji procesów
Ponad połowa ankietowanych (56 proc.) uważa, że brak standaryzacji procesów i strukturyzacji danych, możliwości ich raportowania w czasie rzeczywistym stanowią główne wyzwania, przed którymi stoją firmy poszukujące rozwiązań IT w celu zwiększenia poziomu automatyzacji. Eksperci Deloitte wskazują, że sprostanie tym problemom pozwoliłoby na zwiększenie efektywności procesów i usprawnienie wewnętrznych procedur kontrolnych.
Organy podatkowe coraz częściej wymagają od przedsiębiorców przekazywania informacji drogą elektroniczną. Wykorzystują technologie analityczne do przeglądania danych, planowania audytów i egzekwowania przepisów. Proaktywne podejście do analiz podatkowych może pomóc we wsparciu tego rozwijającego się obszaru zarządzania ryzykiem podatkowym. Tego typu technologia została skutecznie wykorzystana do wspomagania sprawozdawczości VAT.
“Czynnikiem mającym negatywny wpływ na wdrożenie nowych technologii w przedsiębiorstwie jest wewnętrzny opór przed zmianami, na który powołało się 41 proc. ankietowanych. Przekonanie się do nich może usprawnić pracę działów podatkowych. Przykładowo, wykorzystując nowe rozwiązania IT do przeprowadzania masowych przeglądów zestawów dokumentów, można zminimalizować ryzyko potencjalnych niezgodności i skrócić czas poświęcany na wykonywanie niektórych zadań. Warto pamiętać, że dane będą odgrywać coraz ważniejszą rolę w podatkach, ponieważ wymogi w zakresie sprawozdawczości zmieniają się z poziomu formularzy podatkowych na poziom transakcji, więc cyfryzacja procesów jest tutaj wskazana.”
Robert Nowak
Zauważalną szansą na wsparcie procesów podatkowych dla firm jest szybki rozwój sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML). Dodatkowo jak wskazuje raport Deloitte, jedna trzecia badanych rozważa wykorzystanie zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA).
Współpraca działów IT i finansowych z podatkowymi
Optymistyczne jest to, że 56 proc. respondentów z całej Europy Środkowej wykazuje proaktywne podejście do strategii technologicznych swoich organizacji. Zespoły podatkowe stoją natomiast przed dylematem dotyczącym tego w jaki sposób wdrażać rozwiązania, które najlepiej odpowiedzą na ich potrzeby. Z jednej strony często podlegają decyzjom podejmowanym przez dział finansów i IT (nawet jeśli będą one miały duży wpływ na ich działalność), z drugiej uważają, że decyzje podejmowane przez inne departamenty często nie odpowiadają na ich problemy.
“Niestety w realizacji transformacji podatkowej nie pomaga fakt, że tylko pewna część działów podatkowych ma realny wpływ na strategię swojej organizacji w zakresie technologii podatkowych. Jedynie niespełna jedna czwarta badanych twierdzi, że ma nad nią znaczącą kontrolę. Mimo, że dział podatkowy ma pewien wkład w jej opracowywanie to jego kontrola nad budżetem CapEx, czyli wydatkami kapitałowymi, pozostaje ograniczona – tylko 4 proc. z nich twierdzi, że ma na niego wpływ.”
Paweł Hulewicz
Pod tym względem niestety region Europy Środkowej pozostaje w tyle za respondentami z badania Deloitte z listopada 2021 r., w którym ankietowane były kraje z Ameryki Północnej, Azji, Europy Zachodniej i Australii – aż 40 proc. z nich stwierdziło, że ma kontrolę nad swoim budżetem CapEx.
