Umowy wdrożeniowe – dlaczego warto dokładnie przeanalizować ich treść?

Jeśli projekt realizujemy w modelu Agile to należy zwrócić szczególną uwagę na sposób współdziałania przy projekcie oraz ustalić ewentualne możliwości zmian zespołu wdrożeniowego – to jest szczególna uwaga dla Zamawiającego.

Zazwyczaj nie jest to dla niego korzystne, aby członkowie zespołu byli wymieniani, a jeśli jest to konieczne, warto w umowie mieć zapis, że nowi członkowie zespołu będą mieli nie mniejsze doświadczenia czy kwalifikacje niż poprzedni. Ważne jest także określenie zasad współpracy przy realizacji projektu. W interesie Wykonawcy jest, aby zamawiający sprawnie odpowiadał oraz dostarczał koniecznych informacji kluczowych do realizacji poszczególnych etapów systemu. W umowie można zawrzeć zapisy dotyczące tzw. czasu reakcji. Przy okazji należy podnieść kwestie reprezentacji, czyli czy dana osoba została właściwie upoważniona do podejmowania wiążących decyzji po stronie Wykonawcy i po stronie Zamawiającego? Łatwo wyobrazić sobie konsekwencje takiego „przeoczenia”, które nie będą przyjemne, jeśli strony będą skonfliktowane. Przy projektach IT to bardzo ważna kwestia. Zostając dalej w temacie współdziałania stron, warto określić czy strony mogą dokonywać zmian w projekcie oraz czy mogą to robić drogą mailową – co jest częstą praktyką w branży. Jeśli odpowiedź jest twierdząca to proponuję usunięcie z umowy zapisu dotyczącego „dokonywania zmian w umowie w formie pisemnej pod rygorem nieważności”. Ten często kopiowany ze wzorów zapis jest w praktyce niekoniecznie przyjazny dla projektów IT.  Dlatego, że zgodnie z K.C. formą pisemną będzie podpis własnoręczny lub alternatywnie wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który również spełni zachowanie tego wymogu.

Warto się zastanowić nad zastąpieniem tego zapisu tzw. formą dokumentową, która
Zgodnie z Artykułem 77(2) Kodeksu cywilnego:

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Czym jest dokument określa Artykuł 77(3) Kodeksu cywilnego:

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Uważam, że jest to znacznie lepsze rozwiązanie, jeśli przewidujemy częste zmiany w umowie podczas realizacji projektu, wymianę korespondencji mailowej oraz szybkie reakcje.

Inne ważne kwestie to procedura odbioru. Niestety bardzo trudny element umowy, biorąc pod uwagę opóźnienia przy realizacji tego typu projektów.

Pozostając w trudnych elementach przejdźmy do odpowiedzialności i ewentualnych kar umownych. Trzeba określić, za jakie działania lub ich brak będziemy „karać” stronę oraz jakie mogę być główne granice ewentualnych obciążeń. Wynikające z dobrej chęci tzw. „nadzabezpieczenia” mogą przynieść odwrotny skutek od zamierzonego i okazać się nieważne (I ACa 218/19).

Podczas konstruowania zapisów warto mieć na uwadze równowagę stron oraz kierować się zasadami uczciwego obrotu.

Poruszone tutaj kwestie to jedynie pierwszy zarys problemów, które mogą się pojawić. Temat jest bardzo rozbudowany i na pewno wymagałby jeszcze wielu dodatkowych wyjaśnień dla Czytelników.

Ewelina Szydłowska – Kędziera, Kancelaria IT

Używamy plików cookie, aby zapewnić lepszą jakość przeglądania. Kontynuując korzystanie z tej witryny, wyrażasz zgodę na korzystanie z plików cookie.
Używamy plików cookie, aby zapewnić lepszą jakość przeglądania. Kontynuując korzystanie z tej witryny, wyrażasz zgodę na korzystanie z plików cookie.