Z elektronicznego obiegu dokumentów obecnie korzysta wiele firm. Jego wdrożenie pozwala na poprawę jakości i efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa. Firmy, które są jeszcze na etapie planowania jego wprowadzenia, muszą podjąć istotną decyzję odnośnie wyboru odpowiedniego systemu obiegu dokumentów, który pozwoli im korzystać ze wszystkich zalet oferowanych przez elektroniczny obieg dokumentów. Jakie istotne cechy powinien posiadać funkcjonalny i przyszłościowy system obiegu dokumentów?
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów jest nowoczesnym podejściem do zarządzania zasobami firmowej dokumentacji, który jest w stanie znacząco usprawnić wszystkie procesy zachodzące w firmie. Jest to swoista odpowiedź na problemy, jakie stwarzał tradycyjny model obiegu dokumentów, w którym całokształt firmowej dokumentacji był przechowywany w postaci papierowej w fizycznym archiwum. Wiązało się to z wieloma niedogodnościami, z którymi na co dzień borykały się firmy oraz wysokimi kosztami utrzymania fizycznego archiwum, o czasie potrzebnym na wyszukiwanie potrzebnych pism już nie wspominając.
Elektroniczny obieg dokumentów przenosi natomiast całą zgromadzoną w fizycznym archiwum dokumentację firmową do jego cyfrowych zasobów, zlokalizowanych na serwerach firmowych lub w chmurze, a wszystkie dokumenty zamiast w postaci papierowej są gromadzone i procesowane w wersji elektronicznej, co pozwala znacząco oszczędzać czas oraz pieniądze. Wyszukiwanie potrzebnych w danym momencie plików jest łatwe i błyskawiczne, dzięki czemu pracownicy mogą lepiej skoncentrować się na swojej pracy, wykonują ją sprawniej i z większą poprawnością oraz zyskują więcej czasu na realizację istotnych z punktu widzenia przedsiębiorstwa zadań. Dostęp do dokumentów jest chroniony przez dedykowane technologie oraz odpowiednie uprawnienia, co zapobiega wyciekowi wrażliwych danych, odpowiednie zabezpieczenia chronią z kolei cenne pliki przed przypadkowym wykasowaniem czy niepożądaną edycją. Przekazywanie dokumentów między poszczególnymi osobami biorącymi udział w ich procesowaniu jest szybkie i sprawne, co pozytywnie wpływa na obieg informacji w firmie, jak również przyspiesza podejmowanie decyzji oraz podnosi ich jakość.
System obiegu dokumentów i jego najważniejsze zadania
Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany za pomocą specjalnych systemów informatycznych. System obiegu dokumentów, nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS), pozwala na skuteczne organizowanie, zarządzanie oraz przetwarzanie dokumentów firmowych. Za jego pomocą możliwe jest modelowanie różnego rodzaju procesów związanych z obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Aktualnie, na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest wiele, zróżnicowanych pod względem funkcjonalności i podejścia do dostarczania aplikacji biznesowych systemów, za pomocą których firmy mogą skutecznie wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów oraz automatyzować procesy związane z zarządzaniem swoją dokumentacją.
Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami oferują liczne, przydatne w każdym przedsiębiorstwie funkcje. Do podstawowych operacji na plikach należą takie czynności, jak m. in. generowanie, edytowanie, kopiowanie i usuwanie, porównywanie wersji, zapisywanie w innych formatach, uzupełnianie szablonami danych, organizowanie dokumentów w hierarchii, katalogowanie, opisywanie za pomocą tagów i wiele innych. System obiegu dokumentów powiadamia także o modyfikacjach, pozwala zarządzać dostępem do plików dla poszczególnych użytkowników lub całych działów, a nawet zautomatyzować tzw. workflow (czyli przepływ zadań, informacji i dokumentów związanych z obsługą danego procesu). Funkcjonalność poszczególnych systemów zarządzania dokumentami jest bardzo zróżnicowana i oprócz wymienionych powyżej funkcji może oferować znacznie więcej.
Wysoko funkcjonalny, dopasowany do potrzeb i przyszłościowy system obiegu dokumentów
Firmy, które stoją przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów oraz wyborem systemu DMS, powinny postawić na wysoko funkcjonalną, przyszłościową platformę, która będzie stworzona w oparciu o nowoczesne i rozwojowe technologie, jak również spełniające najwyższe standardy w zakresie metodyki budowania aplikacji i dostarczenia rozwiązań IT dla biznesu. Warty uwagi i ewaluacji system obiegu dokumentów powinien bowiem posiadać nie tylko rozbudowaną, dobrze dopasowaną do potrzeb każdego przedsiębiorstwa funkcjonalność, ale być także rozwiązaniem ustandaryzowanym, łatwo skalowalnym i elastycznym, pozwalającym zarówno na tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów, jak i wprowadzanie zmian i modyfikacji z natychmiastowym skutkiem w już funkcjonujących w środowisku produkcyjnym instancjach. Taka funkcjonalność zapewnia możliwość dostosowywania istniejących już obiegów dokumentów do dynamicznie zmieniających się w czasie potrzeb firmy.
Istotne jest także, aby wybrany system obiegu dokumentów powalał na szybkie reagowanie na podstawowe zmiany zachodzące na co dzień w przedsiębiorstwie pozwalając m. in. na zarządzanie uprawnieniami dostępu do plików, aktualizowanie i archiwizowanie instancji obiegu dokumentów oraz bieżące audytowanie przepływu dokumentów wewnątrz organizacji, co da firmie lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentacji. Takie możliwości oferują coraz popularniejsze w Polsce i na świecie platformy low-code do automatyzacji i zarządzania procesami w organizacjach, dzięki którym możliwe jest tworzenie skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa, wysoko funkcjonalnych oraz łatwo modyfikowalnych aplikacji biznesowych pozwalających na sprawne i efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów i workflow.