Zanurzeni w procesie cyfrowej transformacji

Bartosz Martyka
Bartosz Martyka - Redaktor naczelny Brandsit 7 min
7 min

„Widmo krąży po świecie – widmo cyfrowej transformacji”, można by dokonać trawestacji pewnego słynnego cytatu sprzed 170 lat i będzie w tym wiele racji. Dowodem na to może być choćby globalny wzrost liczby wyszukiwań terminu „cyfrowa transformacja” o 30 proc. tylko w ciągu ostatniego roku. I niemal jak widmo, cyfrowa transformacja spędza sen z powiek wielu dyrektorów IT i szefów firm, którzy czują, że pozostają w tyle. Ogrom zadań związanych z dokonaniem tego – w mniemaniu niektórych – „przewrotu” powoduje, że nie potrafią zdecydować, od czego zacząć.

Ta sytuacja swoistego paraliżu spowodowana jest niewłaściwym rozumieniem pojęcia i błędnym w swych założeniach podejściem do tematu. W wielu organizacjach bowiem cyfrowa transformacja postrzegana jest jako cel sam w sobie, do którego trzeba dojść możliwie jak najszybciej, niemal za wszelką cenę. To powoduje, że zmiany narzucane są odgórnie, bez konsultacji z pracownikami i wsłuchania się w ich głos. IDC szacuje, że aż 70 proc.[1] inicjatyw związanych z cyfrową transformacją w organizacjach skończy się niepowodzeniem. Już dziś 67 proc.[2] działań, mających na celu wdrożenie nowych technologii (usług w chmurze, rozwiązań Big Data, technologii społecznościowych) jest zarzuconych lub nie spełnia pokładanych w nich oczekiwań.

„Musimy uświadomić sobie, że cyfryzacja jest kolejnym etapem naturalnego rozwoju przedsiębiorstw i nie traktować jej jako cel sam w sobie, ale jako pewien proces, którego przejście pozwoli firmom zrealizować cele tak podstawowe, jak wzrost marż brutto i przychodów netto, podniesienie produktywności i wydajności oraz zwiększenie przewagi konkurencyjnej” – wyjaśnia Przemysław Jabłoński, Dyrektor Marketing & Sales Excellence, Canon Polska. „Aby przejść go płynnie i bez większych problemów firma musi ten proces podzielić na krótsze odcinki i cyfryzować się etapami, począwszy od najważniejszych z punktu widzenia jej działalności biznesowej procesów, po te mniej ważne czy pochłaniające mniejszą część dostępnych środków”.

Niejednorodne środowisko

Ten podział procesu digitalizacji firmy na mniejsze „elementy” pozwoli także na określenie, na jakim etapie drogi jest dana organizacja. Odpowiedź ta jest zaś kluczowa dla określenia kierunku i potencjału zmian, których będzie wymagać.

„Skoro ewolucja cyfrowa jest procesem rozłożonym w czasie, możemy oczekiwać, że w pewnych obszarach jej postęp jest większy niż w innych. I da się to zauważyć nie tylko porównując organizacje, które znajdują się na różnych etapach przeobrażenia, ale także w różnych działach jednej firmy, gdzie występują różnice w poziomie ucyfryzowania. Dlatego można przyjąć, że ogromna większość firm funkcjonuje dziś w środowisku hybrydowym, gdzie jedne procesy odbywają się cyfrowo, ale inne jeszcze całkowicie analogowo. Wszyscy bowiem jesteśmy zanurzeni w procesie cyfrowej transformacji i jedynie nielicznej grupie firm udało się w zupełności obronić przed tym zjawiskiem” – dodaje Przemysław Jabłoński.

Dlatego tak istotne jest określenie stopnia zaawansowania przeobrażeń cyfrowych w organizacji, który zdeterminuje dalsze działania. Zasadniczo wyróżnić bowiem można trzy etapy cyfrowego rozwoju firm:

  1. W firmach, które rzadko używają procesów cyfrowych – kiedy wymaga tego klient bądź przepisy prawa – lub w których występują obok siebie zarówno procesy cyfrowe jak i tradycyjne, można zaliczyć do grona cyfrowych, wymagających zwiększenia stopnia digitalizacji, gdzie na przykład dokumenty zeskanowane i elektroniczne są łączone w jeden system, przy czym praca odbywa się głównie na dokumentach i formularzach utworzonych cyfrowo.
  2. Firmy, które korzystają z bardziej zaawansowanych procesów cyfrowych, wymagają z kolei wdrożenia automatyzacji procesów na szerszą skalę. Polega on na wprowadzeniu cyfrowych systemów pracy i przekierowywania, a także realizacji zadań automatycznych (np. automatyczne odpowiedzi w środowisku kancelarii).
  3. Podmioty, które i ten etap mają za sobą, stają przed wyzwaniem dokonania optymalizacji procesów. Konieczna jest bowiem jednoczesna optymalizacja procesów biznesowych i sposobu obsługi klienta. W tym celu należy połączyć różne obszary działalności i powiązać różne formy optymalizacji i wprowadzania innowacji.

W porozumieniu z załogą

Procesu cyfrowej transformacji nie da się przeprowadzić odgórnie, bez aprobaty i współpracy z zespołem – to w końcu ich środowisko pracy ulegnie przeobrażeniu. Świadczy o tym choćby fakt, że aż 74 proc. firm osiągających dobre wyniki finansowe efektywnie wykorzystuje rozwiązania wypracowane przez mieszane zespoły, złożone ze specjalistów ds. sprzedaży, marketingu i IT, podczas gdy podobnym podejściem może pochwalić się jedynie 65 proc. pozostałych organizacji. Podobnie w zakresie odpowiedniego zrozumienia doświadczeń użytkowników: 82 proc. liderów biznesu może pochwalić się tą umiejętnością, podczas gdy spośród pozostałych firm cechuje się nią zaledwie 69 proc.[3] podmiotów. Dlaczego tak się dzieje? Bo w centrum procesu cyfrowej transformacji zawsze znajduje się człowiek. I dlatego 52 proc.[4] badanych może przyznać, że główną barierą cyfrowej transformacji w firmie jest niechęć ludzi do jakichkolwiek zmian.

(Nie) Przekonani

Kiedy już jednak firma zacznie osiągać kolejne stopnie na drodze do pełnego ucyfryzowania, także najbardziej oporni będą w stanie przyznać, że dokonane zmiany nie tylko miały sens, ale także przyniosły wymierne efekty. Już dziś bowiem 72 proc. pracowników, którzy mogą korzystać z nowych rozwiązań przyznaje, że zwiększyła się ich produktywność w efekcie skrócenia o 18 proc.[5] czasu, który dotychczas poświęcali na obsługę różnych zadań. A 43 proc. pracowników biur hybrydowych potwierdza, że zautomatyzowanie archiwizacji i przetwarzania dokumentów skutkuje oszczędnością czasu.

Tak jak wprowadzenie pod koniec XVIII wieku maszyny parowej zmieniło oblicze ówczesnego przemysłu, (choć z pewnością nie brakowało opornych, którzy dalej wierzyli w siłę ludzkich i zwierzęcych mięśni), tak dziś rozwiązania cyfrowe i sztuczna inteligencja – czy tego chcemy, czy nie – odmienia sposób działania współczesnego biznesu. Kto chce działać dalej, musi ulec tym zmianom i zacząć proces cyfrowej transformacji.

[1] https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US40550115
[2] https://www.cnbc.com/2015/10/30/technology-spending-isnt-all-its-cracked-up-to-be-study.html
[3] https://www.pwc.com/us/en/advisory-services/digital-iq/assets/pwc-digital-iq-report.pdf
[4] https://hbr.org/resources/pdfs/comm/microsoft/Competingin2020.pdf
[5] https://www.vmware.com/radius/impact-digital-workforce/
Udostępnij
Leave a comment

Dodaj komentarz