Faktury elektroniczne to duże udogodnienie dla wielu przedsiębiorców, które usprawnia formalności. Oto 5 rzeczy, które warto wiedzieć o e-fakturach!
Dokument taki jak e-faktura jest w Polsce możliwy w wystawieniu już od 2005 roku. Aktualnie korzysta z niego coraz więcej przedsiębiorców, którzy doceniają liczne zalety fakturowania elektronicznego – to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale również łatwiejsza komunikacja, ochrona środowiska, a także wyższy stopień bezpieczeństwa dla firmowej dokumentacji.
Chociaż stosowanie faktur elektronicznych nie jest skomplikowane, to jednak nadal wzbudzają one wiele pytań. Co warto wiedzieć przed wdrożeniem e-faktur w swojej firmie?
- Czym jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna, czyli e-faktura jest dokumentem w postaci elektronicznej, który posiada cechy faktury. Z takiego dokumentu można korzystać tak samo, jak z faktury w formie papierowej.
Dokument tego rodzaju może być przesłany do odbiorcy tylko po uzyskaniu jego zgody. Zgoda ta może mieć postać pisemną lub ustną.
Przepisami, które obecnie regulują kwestie używania e-faktur, jest znowelizowana Ustawa o VAT. Definicja faktury elektronicznej zawarta w niej odpowiada definicji zawartej w art. 217 dyrektywy 2006/112/WE, zgodnie z dyrektywą 2010/45/UE.
- Jakie informacje musi zawierać e-faktura?
E-faktura musi zawierać takie same informacje jak faktura papierowa, w tym takie jak:
- Data wystawienia,
- Kolejny numer,
- Dane dotyczące stron transakcji – klienta i podatnika,
- Data transakcji lub wykonania usługi,
- Nazwa towaru lub usługi,
- Ilość, cena i ewentualne rabaty za towar lub usługę,
- Stawka podatkowa,
- Suma wartości sprzedaży netto oraz brutto,
- Kwota należności ogółem.
E-faktura nie musi zawierać podpisu elektronicznego – to powoduje, że korzystanie z dokumentów tego rodzaju jest obecnie tak łatwe i wygodne.
- W jakim formacie należy wystawić fakturę elektroniczną?
W przepisach nie znajdują się dokładne informacje dotyczące tego, jaki format musi posiadać faktura elektroniczna.
W praktyce najczęściej stosuje się dwa formaty, a mianowicie PDF, a także format XML.
Format XML pozwala przedsiębiorcom stosującym e-faktury na pełne wykorzystanie jej zalet, ponieważ opiera się na szablonie danych. Dzięki temu takie dokumenty elektroniczne można łatwiej wprowadzać do systemów informatycznych stosowanych w biznesie.
- Jakie wymagania musi spełnić e-faktura?
Aby e-faktura posiadała moc dokumentu księgowego, musi spełnić określone wymagania zawarte w powyższych przepisach prawa.
Każda faktura elektroniczna musi spełnić wymagania takie jak:
- autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność,
- odpowiednie oznakowanie w archiwum w celu jej łatwego wyszukania,
- natychmiastowy dostęp przez organy podatkowe lub kontroli skarbowej.
Autentyczność pochodzenia faktury elektronicznej można uzyskać poprzez zastosowanie odpowiednich systemów informatycznych do walidacji, na przykład systemów EDI (elektronicznej wymianie danych), na przykład takich jak system EDI firmy Edison.pl.
Integralność oznacza, że faktura nie może być zmieniona po jej wystawieniu. Czytelność to transparentne przedstawienie informacji.
-
Jak należy przechowywać faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne mogą być przechowywane na różne sposoby, biorąc pod uwagę zaprezentowane wcześniej wymagania.
Dokumenty tego typu mogą być zapisywane na dyskach twardych komputerów w firmie – jest to najprostszy, ale też ryzykowny sposób ich przechowywania. W razie usterek komputera istnieje niebezpieczeństwo utraty ważnych plików.
Warto wówczas pamiętać o robieniu częstych kopii zapasowych, które można zapisywać na pamięciach zewnętrznych (dysk twardy, pendrive, płyty CD, DVD) albo też na dysku w „chmurze”, czyli na zewnętrznym serwerze.
Najbezpieczniejszą metodą przechowywania e-faktur jest zapisywanie ich we wspomnianej „chmurze”. Można uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem internetu – z dowolnego komputera po zalogowaniu się na konto użytkownika. Taka metoda przechowywania dokumentów elektronicznych zapewnia najlepszą ochronę przed ich utratą.