Które zadania w pracy biurowej w największym stopniu hamują efektywność? Wyniki badań Ricoh wskazują trzy główne czynniki. Są to: skomplikowana digitalizacja dokumentów (41%), nieefektywne procesy wewnętrzne tzw. efekt wąskiego gardła (39%) oraz nieintuicyjny system archiwizacji (37%). Do czego prowadzą? Skutkują niedotrzymywaniem terminów (48%) oraz obniżają poziom obsługi klientów (48%). Co za nie odpowiada? Nieodpowiednia kultura organizacyjna, źle zaprojektowane procesy i brak odpowiedniej infrastruktury lub jej niedopasowanie do konkretnych zadań.
Brak dostępu do efektywnych narzędzi źle wpływa również na samych pracowników. Nieodpowiednie zaplecze technologiczne rodzi frustracje (47%), obniża efektywność (43%) oraz motywację do pracy (41%).
Wyzwania, którym obecnie muszą sprostać współczesne firmy są ogromne. Szybkie tempo zmian sprawia, że przedsiębiorstwo musi działać sposób bardzo elastyczny. Wymaga to odpowiedniego dostosowania zaplecza technologicznego i kultury organizacyjnej – powiedział Paweł Barski, Marketing Director w Ricoh Polska. – Podczas podejmowania decyzji o inwestycji w nowe narzędzia należy wziąć pod uwagę możliwość ich aktualizacji i dopasowania do zmieniających się potrzeb. Dobrym przykładem jest najnowsza generacja inteligentnych urządzeń drukujących Ricoh IM C2000 – C6000, których możliwości można elastycznie rozwijać dzięki dostępowi do szerokiego pakietu aplikacji i aktualizacji – dodał.
Jakie korzyści może przynieść wdrożenie nowoczesnych narzędzi?
Zarządzający europejskimi firmami wśród najważniejszych korzyści wymieniają: zwiększenie efektywności pracy (70%), podniesienie motywacji do pracy (68%) oraz lepsze wykorzystanie kompetencji pracowników (67%). Ponadto nowoczesne narzędzia umożliwiają pracownikom wdrożenie pomysłów i innowacyjnych rozwiązań (67%) oraz ograniczają czas, jaki muszą poświecić na realizację żmudnych zadań (66%). Innowacje w miejscu pracy to nie tylko wynik technologicznej rewolucji, ale również sposób na dotrzymanie jej kroku. Wymaga to jednak inwestycji w narzędzia, które odpowiadają zarówno obecnym, jak i przyszłym potrzebom firmy.