Mniej niż połowa wdrożeń systemów ERP zakończyła się przekroczeniem pierwotnego budżetu – wynika ze statystyk portalu Statista.com opublikowanych w połowie 2019 roku. Wynik ten jest znacząco niższy niż w roku 2018, kiedy to aż 64% implementacji generowało ponadprogramowe wydatki. Najczęstszą przyczyną przekroczenia budżetu było rozszerzenie zakładanego zakresu wdrożenia.
W 2019 roku przekroczenie pierwotnego budżetu deklarowało 45% badanych, zatem wynik ten jest lepszy o 19 punktów procentowych w porównaniu z rokiem 2018. Jeszcze większa zmiana nastąpiła w porównaniu z 2017 r., kiedy poniesienie nieplanowanych wydatków w trakcie implementacji systemu ERP w swojej firmie zadeklarowało aż 74% respondentów.
Obniżenie kosztów wdrożeń i zmniejszenie ponadprogramowych wydatków związanych z implementacją ERP to m.in. efekt migracji firm do chmury obliczeniowej. W odróżnieniu od wdrożeń on-premise, znacznie łatwiej określić tu wysokość ponoszonych kosztów i to zarówno w krótkiej, jak i dłuższej perspektywie. Ważnym czynnikiem jest też rosnąca świadomość firm z korzyści płynących z wdrożenia systemów ERP co w konsekwencji przejawia się większym zaangażowanie jej pracowników, od działów IT, aż po zarząd. Dzięki temu, że wdrożenia ERP są elementem cyfrowej transformacji, a nie wyspowym projektem, odsetek sytuacji, w których przekracza się budżet stale maleje i ta tendencja powinna się utrzymywać – mówi Tomasz Brzezicki, Solutions Consultant & Business Architect z firmy Xplus, która specjalizuje się we wdrożeniach systemów ERP Microsoft Dynamics w firmach z branży budowlanej, produkcyjnej i handlowej.
Co powodowało wzrost kosztów wdrożenia?
Odpowiedź na to pytanie przynoszą wyniki badania przeprowadzonego przez Mint Jutras, niezależną agencję badawczą oraz doradczą, specjalizującą się w analizie wpływu aplikacji biznesowych na przedsiębiorstwa. Według respondentów badania najczęstszym powodem przekroczenia pierwotnego budżetu przy implementacjach systemów ERP było rozszerzenie zakładanego zakresu wdrożenia. Taką odpowiedź zaznaczyło 47% badanych. Miejsce drugie z 31% ex aequo zajęły: zmiany biznesowe, które nastąpiły w trakcie wdrożenia, nierealistyczny pierwotny budżet oraz dodatkowe technologie, które musiały zostać wdrożone. Kolejne miejsca z wynikiem wynoszącym 25% wspólnie zajęły: nieprzywidziane problemy (w samej organizacji lub techniczne), które wygenerowały dodatkowe koszty, a także założenie zbyt małej liczby zaangażowanych pracowników. 22% respondentów wskazało na niedoszacowanie kosztów usług doradczych, a 12% zadeklarowało wzrost kosztu usług doradczych spowodowanych opóźnieniami we wdrożeniu. Ostatnie miejsce z wynikiem 11% zajęło złe dopasowanie wdrożonego rozwiązania, wymagające dodatkowych modyfikacji.
Jak pokazują wyniki badań, duże znaczenie przy przekroczeniu budżetu ma wybór podejścia do wdrożenia. Zastosowanie metodyki zwinnej, zakładającej stałe dostosowywanie się do zmieniających się oczekiwań podczas trwania projektu, przekłada się na większe zadowolenie z finalnego rezultatu i wpływa na koszty – zwraca uwagę Tomasz Brzezicki z firmy Xplus.