W czasie swojej kariery zawodowej niejeden z Was czytał na temat, czy też doświadczał pracy z domu. Ja również miałem okazję niejednokrotnie wykonywać zlecenia na rzecz różnych organizacji pracując w swoim mieszkaniu. Praca z domu to podobno pieśń przyszłości, ale czy rzeczywiście wiąże się ze samymi pozytywami?
Zalety
Praca w domu niewątpliwie ma sporo pozytywnych stron. Jedną z nich jest brak straty czasu na dojazdy do i z biura, co w dużych miastach oznacza zazwyczaj stracone 1-2 godziny w ciągu dnia (znam osoby, które w Warszawie poświęcają temu nawet 4 godziny). Do tego, jeśli za oknem jest ulewa, chlapa czy zaspy śniegu, bywa to nieprzyjemne ze względu na warunki atmosferyczne. Nie mówię już o katastrofach komunikacyjnych (gołoledź czy obfite opady śniegu) które mogą wydłużyć czas powrotu do domu do kilku godzin (wtedy warto wrócić pieszo, nawet jeśli czeka nas dystans 10km), czego także doświadczyłem.
Drugą zaletą jest fakt zazwyczaj możliwość sławetnych „elastycznych godzin pracy”. Każdy z nas ma swój rytm biologiczny, jedni są bardziej aktywni rano, drudzy mogą „siedzieć po nocach” i wtedy są najbardziej kreatywni. Nieraz mamy też sprawy w ciągu dnia roboczego, których w żaden inny sposób nie jesteśmy załatwić w czasie „normalnych” godzin pracy. Możemy wezwać hydraulika czy majstra od gazu, odebrać przesyłkę poleconą (jeśli oczywiście listonosz będzie na tyle pracowity, że zadzwoni dzwonkiem, zanim wrzuci awizo do skrzynki z adnotacją, że adresata nie zastano).
Trzecią zaletą jest to, że nikt nie stoi nam za plecami i nie rozlicza z każdej minuty spędzonej przy komputerze, mieszkanie czy dom daje komfort środowiska doskonale nam znanego, w którym nie stresujemy się tak bardzo.
Ergonomia
Jedną z najważniejszych kwestii „Home Office” jest wyraźne oddzielenie miejsca pracy od reszty swojego lokum. Najlepiej, jeśli jest to oddzielne pomieszczenie, których drzwi możemy zamknąć. Nie pracujmy w miejscach, które kojarzą się nam z wypoczynkiem, najbardziej pożądane jest stworzenie sobie dedykowanego gabinetu do pracy, do którego dostęp w czasie, który sami sobie wyznaczymy na pracę, mamy tylko my. Praca z domu wiąże się nierzadko z przebywaniem ze swoją rodziną – przykładowo nasze dzieci odprowadzane są do żłobka czy przedszkola na godzinę 8:30, a wierzcie mi, że przekonanie trzylatki do tego, że tatuś ma telekonferencję o 7:30 rano z kimś w innej strefie czasowej w innym języku, nie jest łatwe. Warto wtedy zamknąć drzwi od swojej „jaskini”. Pamiętajmy też o naszych milusińskich, o psach czy kotach, które domagać się będą atencji w ciągu dnia, a mogą się odezwać w najmniej spodziewanym momencie, np. podczas rozmowy telefonicznej czy prowadzenia webinarów. A jak może być – popatrzcie na ten film:
Kolejną sprawą jest ergonomia „stanowiska pracy”, a więc posiadanie odpowiedniego biurka (najlepiej z wysuwaną półką na klawiaturę i mysz), krzesła pozwalającego na spędzenie w nim wielu godzin. Nie oszczędzajmy na monitorze i stacji dokującej, oddzielnej klawiaturze i myszy, dobrej kamerze, a także odpowiednim zestawie słuchawek i mikrofonu do komunikatorów, zestawu słuchawkowego do telefonu komórkowego, bo praca z domu wiąże się z uczestniczeniem w wielu rozmowach ze współpracownikami czy klientami.
Pamiętajmy o tym, że warto, aby nasze domowe biuro było uporządkowane, gdyż używając Skype, Hangouta czy innego narzędzia, nasi rozmówcy widzą również otoczenie, w którym się znajdujemy, a więc warto, aby przykładowo łóżko było bez pościeli (jeśli jest w tym samym pomieszczeniu, w którym pracujemy).
Higiena nie tylko komunikacyjna
Samo prowadzenie telekonferencji łączy się jeszcze z jedną sprawą – uwagą związaną z własnym strojem i przygotowaniem do komunikacji za pomocą technologii. Przede wszystkim pamiętajmy o tym, że inni nas też widzą, mimo tego, że pracujemy z domu. Ogolmy się, ubierzmy coś innego niż dres i rozciągnięty T-Shirt. Któregoś razu zdarzyło się prowadzić prezentację zdalną dla klientów, gdy ubraną miałem świeżo wyprasowaną koszulę, zaś z racji tego, że było upalne lato, dół mojej garderoby był, że tak się wyrażę, niepełny. Pamiętajmy o tym, żeby w takim przypadku nie wstawać od biurka, gdyż możemy przynajmniej wywołać śmiech po stronie odbiorców przekazu ?
Wiele osób ma potrzebę rozmów odbywających się nie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Praca z domu mocno ogranicza nas w tym zakresie, tak więc starajmy się nie zamykać na inne osoby i próbować wyjść ze swojej jaskini, jeśli nie jest to możliwe w celu wykonywania obowiązków zawodowych, to przynajmniej prywatnie. Wychodźmy z domu, uprawiajmy sport, poświęcajmy czas na hobby, pamiętajmy o swojej rodzinie, a ona jest najważniejsza w życiu.
Rozpraszacze
Home Office wiąże się z tym, że możemy praktycznie w standardowych godzinach pracy robić, to, na co przyjdzie nam ochota. Niesie to ze sobą zagrożenie – czas dedykowany na pracę poświęcimy na inne czynności niezwiązane z naszymi zadaniami. Rozpraszać nas mogą komunikatory, portale społecznościowe, możemy spędzać czas przeglądając pudelka czy innego kozaczka. Co warto? Przede wszystkim, jeśli nasza praca nie wymaga obecności na portalach społecznościowych, po prostu warto wyłączać zakładki przeglądarki. Jeśli komunikujemy się za pomocą Messengera, uruchamiajmy wyłącznie stronę Messenger.com, a nie facebooka ? Jeśli poszukujemy kontaktu na LinkedIn – zamykajmy zakładkę z tą stroną, tak aby nie rozpraszał nas dźwięk nowej wiadomości, czy też dźwięk oznaczający przyjęcie zaproszenia.
Nie traćmy czasu na czynności nie powiązane z pracą. Nie róbmy przykładowo prania i nie rozwieszajmy go w czasie, w którym założyliśmy, że pracujemy. Nie rozpakowujmy zmywarki, nie sprzątajmy – choć są takie pokusy, żeby zdążyć z tymi czynnościami przed przyjściem najbliższych. Nie chodźmy na balkon pić kawy, nie bierzmy notebooka na taras, gdy świeci słońce, ani też nie róbmy sobie zbyt dużych przerw w pracy, nie włączajmy telewizora, bo to na pewno nie zwiększy naszej produktywności.
Uprzedźmy też swoich bliskich, że praca z domu, to praca jak każda i spowodujmy, żeby partner czy partnerka nie wymuszała na Was wykonywania obowiązków domowych właśnie w czasie przeznaczonym na pracę. Warto wytłumaczyć im, że czas, w którym powinniście wykonywać czynności zawodowe, nie może być poświęcony na inne działania, ponieważ inaczej zawalicie projekt, czy też nie będziecie mieć spodziewanych wyników, a co może skutkować choćby koniecznością „nadgodzin” w czasie, który powinniście poświęcić na inne aktywności.
Samodyscyplina i plan działań
Wydaje się, że home office niesie z sobą pełną swobodę w kształtowaniu swojego dnia. Warto jednak poświęcić kilka minut dziennie na odpowiednie zaplanowanie swojej pracy. Jak to zrobić – na pewno nieraz mieliście okazję na ten temat poczytać, czy uczestniczyć w jakimś szkoleniu poświęconym organizacji czasu pracy. Ja w tym miejscu chciałem opisać, w jaki sposób ja organizuje sobie pracę (a tą metodologię oczywiście można stosować do organizacji dnia nie tylko pracując w domu, a także planować czynności nie związane z pracą).
Codziennie na zakończenie pracy piszę ręcznie (to ważne, bo ręczne pisanie bardziej utrwala zapis w głowie) na osobnej kartce, co powinienem zrobić dnia następnego. Kartkę zapełniam też wieczorem i rano, ponieważ po mojej głowie krążą nowe idee, przypominam sobie o czymś. Czasem niektórych czynności nie zdążę wykonać dnia poprzedniego, albo nie można było ich wykonać, ponieważ wiążą się z pracą innych osób, albo nie mogłem się z kimś skontaktować. Wszystkie pozycje numeruję – tak aby najniższy numer miały pozycje najważniejsze dla mnie, czynności których nie lubię wykonywać albo działania wymagające maksymalnego skupienia. Te właśnie zadania wykonuję jako pierwsze. I to najlepiej w godzinach 7:30-9:30, kiedy osiągam najwyższą sprawność swojego umysłu i wiem też, że raczej nikt w tych godzinach nie będzie się kontaktował telefonicznie. Staram się wykonywać czynności, których bardzo nie lubię (np. wszystko co związane jest ze sprawami urzędowymi, ZUS-em, urzędem skarbowym, KRS-em), jako pierwsze, ponieważ wiem, że jeśli ich nie wykonam, będę o nich ciągle myślał, że muszę to w końcu zrobić, a tak poczuję ulgę, że jest to już za mną. Jeśli czegoś nie lubimy i odkładamy na dalszą część dnia, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że przełożymy tę czynność na kolejny dzień…. Ważne jest to, żeby przykładowo czas od 10 do 12 poświęcić na rozmowy telefoniczne, bo zazwyczaj do godziny 10 ludzie albo zajmują się kawą, albo skupiają się na istotnych czynnościach, zaś po godzinie 12 zaczyna się „lunch time”, a po nim większość ludzi często myśli o zakończeniu pracy. Końcówkę godzin pracy (np. 15-17) możemy poświęcić na sprawy mniej wymagające umysłowo. Możemy wykonywać zadania bardziej mechaniczne i nie wymagające skupienia.
Czy warto pracować w domu?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna, gdyż zależy to od specyfiki wykonywanych zadań, a także od naszych wewnętrznych (i nierzadko zewnętrznych) preferencji. Ja wolę pracować w biurze, mimo że to wiąże się z koniecznością poświęcenia sporej części dnia na komunikację. Wolę wyjść z mieszkania, oddzielić swoje sprawy zawodowe od prywatnych, wyjść ubrany inaczej, niż przebywam w domu, ogolić się przed wyjściem każdego dnia, ubrać wyprasowaną koszulę, wypastowane buty i poświęcić czas poza domem na pracę. Co ważne, mam wtedy też możliwość spotkania się z innymi ludźmi, gdyż uważam, że kontakty osobiste nie zastąpią kontaktów przez żaden komunikator. Praca z domu jest akceptowalna dla mnie, ale nie jako permanentny stan, a jako okazjonalny, gdy wynika to z okoliczności osobistych czy też logistycznych.
A jak Wy uważacie? Lubicie pracować z domu?