Pracownicy Grupy 3S, której ośrodki data center oraz biura znajdują się w różnych lokalizacjach w Polsce pracują w oparciu o narzędzia Microsoft Office 365, w tym coraz bardziej popularne narzędzie jakim jest Ms Teams. Taki zestaw pozwala na komunikację między współpracownikami i kooperantami firmy zarówno w czasie pracy w biurze, podczas wyjazdów służbowych, czy w przypadku pracy z domu. Na platformie Ms Teams pracujemy od wielu lat i nasz wybór dokonany był na podstawie długich analiz konkurencyjnych rozwiązań do pracy grupowej w sposób zdalny. Uważamy, że tak długi okres korzystania z dobrodziejstw tego rozwiązania pozwolił nam na dokładne sprawdzenie go w różnych okolicznościach. Wielu naszych pracowników mieszka w znacznej odległości od siedziby firmy, wielu z nas często podróżuje służbowo. Narzędzie sprawdza się zatem, gdy wysyłamy 10 czy nawet 50 pracowników na tzw. home office.
Praktyka jak i posiadane kompetencje, potwierdzone licznymi certyfikatami inżynierów Grupy 3S pozwalają na to, aby doradzać także innym organizacjom. Od lat wspieramy Klientów we wdrożeniach m.in. Office 365 i Ms Teams tak przydatnych właśnie teraz, chociażby do efektywnej pracy w modelu home office.
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że korzystając z kompletu narzędzi Microsoft, tj. Office365 i MS Teams ma możliwość ułatwienia pracy w sposób zdalny. Praca zdalna jest dobrym rozwiązaniem nie tylko z punktu widzenia organizacji pracy, ale również z powodów społecznych, umożliwia oszczędność czasu związaną z przemieszczaniem się między miejscem zamieszkania a tradycyjnym biurem, jednocześnie pozwala być bardziej ekologicznym, ponieważ nie korzystamy z samochodu, ani też innych form transportu.
Do pracy zdalnej potrzebujemy urządzenia z dostępem do Internetu. Praktycznie może to być tablet albo tylko telefon, ale oczywiście najlepiej, jeśli jest to komputer typu laptop lub desktop. Co ciekawe nie musi to być komputer służbowy, ponieważ są takie organizacje, w których pracownicy korzystają z komputerów stacjonarnych w biurze, a z laptopów w domu. W uzasadnionych przypadkach można, zatem korzystać z prywatnego komputera pracownika znajdującego się w domu. Nie ma problemu, aby uruchomić na takim sprzęcie Office365 w sposób zdalny. Taki pakiet to połączenie znanych pewnie wszystkim aplikacji biurowych oraz Microsoft Teams – czyli narzędzia do porozumiewania się głosowego i wideo, na prowadzenie rozmów z klientami i dostawcami, z kolei Microsoft Sharepoint i OneDrive pozwalają na dostęp do dokumentów umieszczonych na serwerze. Uzupełnieniem pakietu jest Planer zawierający listę zadań do zrobienia. Pracując z domu zapewniony jest dostęp do całego ekosystemu firmowego. Nadzór i kontrolę nad pracą osób oddelegowanych do pracy w domu może sprawować przełożony odpowiednio definiując listy zadań do wykonania.
Poprzez interaktywny i intuicyjny interfejs umożliwia m.in.:
• prowadzenie konwersacji indywidualnych oraz czatów grupowych lub wideokonferencji, czyli organizacja spotkań równocześnie na wielu platformach (desktop, przeglądarka, mobile),
• łączenie grupy osób w tzw. zespoły, wewnątrz których współdzielą się one dobrowolnie zawartością i narzędziami w celu ułatwienia wzajemnej współpracy, realizowania projektów i komunikacji,
• przesyłanie wysokiej jakości głosu i obrazu, w grupie lub wskazując wybranego uczestnika,
• udostępnianie obrazu, prezentacji i pulpitu
• wymianę dokumentów, zarówno w ramach czatu jak i w zadaniach zespołowych,
• planowanie spotkań i prowadzenie kalendarza,
• równoczesną pracę online na dokumentach wchodzących w pakiet Office 365.
Dokumenty znajdujące się w chmurze Microsoft są bardziej bezpieczne niż dokumenty przechowywane lokalnie na komputerze, czy na firmowych serwerach plików. W klasycznym podejściu możemy sobie wyobrazić taką sytuację, że pracownik przesyła dokument Word jako załącznik maila. W momencie, kiedy dokument „opuszcza” serwer pocztowy, przestajemy mieć jakąkolwiek nad nim kontrolę. Nie wiemy, dokąd finalnie trafił, kto go przeczytał, kto i czy przesłał dalej. Dokumenty, które są przechowywane na OneDrive, mają pełne logowanie zdarzeń (m.in. kto go otworzył). Dodatkowo nie musimy wysyłać samego pliku, a wyłącznie link do niego, jednocześnie określając prawa dostępu do niego: jedna osoba może mieć wyłącznie prawo do odczytu, inna do modyfikacji. Możemy ograniczyć dostęp do plików wyłącznie do osób z naszej organizacji, np. prezentacja w Power Poincie może być oznaczona jako poufna i nie każdy może ją wydrukować. Można dopracować taką politykę, że mail, który trafił do pracownika nie może być przesłany dalej, a pracownik może go tylko przeczytać.
Oczywiście należy mieć na uwadze również to, że pracodawca powinien zabezpieczyć komputery pracowników służące do pracy zdalnej. Pracujemy na narzędziach Microsoft w różnych okolicznościach: w domu, w hotelu, w pociągu i uważamy, że staliśmy się specjalistami w dziedzinie organizacji takiej pracy. Szczerze powiedziawszy nie wyobrażam sobie teraz pracy w inny sposób niż taki, jak w Grupie 3S.