Pandemia COVID-19 na niemalże dwa lata wstrzymała organizację imprez masowych z udziałem osób trzecich. Teraz, gdy obostrzenia zostały zniesione, imprezy masowe wracają do kalendarza – szczególnie w okresie wiosenno-letnim. O czym trzeba pamiętać zabezpieczając tak duże imprezy? Na co szczególnie zwracać uwagę?
W przypadku imprez masowych, zarówno na szczeblu krajowym, jak i międzynarodowym, bezpieczeństwo imprezy odmieniane jest przez wszystkie przypadki i jest kluczowe dla powodzenia całego wydarzenia. Szczególnie natomiast tam, gdzie udział biorą tzw. goście VIP (ang. Very Important Person) oraz VVIP (Very Very Important Person).
Istotną kwestią każdego dużego wydarzenia jest zabezpieczanie imprezy przez wiele służb, które mają swoje ściśle określone zadania. Efektywna współpraca pomiędzy nimi zależy głównie od sprawnej komunikacji – Janusz Pniak, dyrektor ds. imprez masowych w Grupie Impel. Na powodzenia wpływa też czujność – każde duże wydarzenie należy traktować jako zupełnie nowe doświadczenie, niezależnie od liczby zabezpieczonych imprez i lat doświadczeń w branży. Tylko w taki sposób jesteśmy w stanie zachować uważność i na bieżąco analizować ryzyko – dodaje.
Partner-przewodnik
Służby wchodzące na obiekt, takie jak na przykład Służba Ochrony Państwa, Policja, Straż Graniczna, Państwowa Straż Pożarna, Straż Miejska czy medycy, często nie znają go tak dobrze jak firma, która go ochrania. Dlatego jednym z głównym zadań partnera odpowiedzialnego za bezpieczeństwo i ochronę imprezy masowej jest pełnienie roli przewodnika po obiekcie oraz skoordynowanie komunikacji i prac wszystkich służb.
Co więcej, należy zwrócić uwagę, że podmiot świadczący usługę ochrony, podczas zabezpieczania wydarzenia musi doskonale orientować się w przepisach prawa i protokołach bezpieczeństwa, jakie obowiązują w trakcie organizowania imprez krajowych, międzynarodowych oraz tych, z udziałem gości VIP. Rolą usługodawcy jest uczestniczenie od samego początku w planowaniu wszystkich aspektów zabezpieczenia imprezy. Pracownicy muszą mieć pewność, że żadna z procedur bezpieczeństwa nie zawiedzie, a wszystkie systemy są sprawdzone.
Profesjonalny partner odpowiedzialny za bezpieczeństwo dużego wydarzenia jest wsparciem i towarzyszy organizatorowi praktycznie przez całą dobę, również wtedy, gdy impreza trwa kilka dni – mówi Janusz Pniak. Jedną z flagowych imprez, które zabezpieczamy jest Tour de Pologne. To doskonały przykład imprezy, w której partner odpowiedzialny za bezpieczeństwo uczestniczy w całości wyścigu, przemieszczając się razem z organizatorami. Dzięki temu codziennie rano jesteśmy w stanie analizować sytuację w danym miejscu, weryfikować strategię działania oraz być w stanie reagować na bieżące wyzwania – podkreśla.
Doświadczenie ponad wszystko
Praca nad zabezpieczeniem imprezy zaczyna się dużo wcześniej niż planowane wydarzenie – w dużej mierze zależy to od skali wydarzenia i liczby uczestników. Zabezpieczenie takiej imprezy, jak na przykład Tour de Pologne, którą Grupa Impel zabezpiecza od ponad 10 lat, wymaga wielu tygodni współpracy ze służbami, wizji lokalnych, czy zmiany organizacji ruchu na odcinkach miejskich, za które partner zabezpieczający wydarzenie odpowiada. To w takich momentach liczy się przede wszystkim doświadczenie, a co za tym idzie biegłość w przygotowywaniu terenu i dokumentacji.
Wieloletnie doświadczenie firmy ochraniającej uczy jej pracowników, że nie ma dwóch takich samych wydarzeń. Nawet na tym samym obiekcie podczas dwóch innych wydarzeń, zabezpieczenie znacząco się różnić. To powoduje, że plan ochrony całkowicie się zmieni.
W trakcie jednego z Tour de Pologne, obecny w trakcie wydarzenia VIP wszedł na trasę wyścigu dosłownie kilka sekund przed przejazdem peletonu. Tylko dzięki doświadczeniu pracownicy byli w stanie chłodno ocenić sytuację, właściwie zadziałać i zapobiec tragedii – mówi Janusz Pniak. Tam, gdzie chodzi o bezpieczeństwo, a co za tym idzie o zdrowie i życie ludzi, nie można iść na skróty i liczyć, że jakoś się uda. Współpracę przy zabezpieczeniu dużych wydarzeń od początku musi cechować zaufanie i rzetelność – podsumowuje.