Około 30 proc. budżetu każdej firmy przeznaczonego na IT dotyczy oprogramowania. W przypadku dużych firm może to być nawet kilkadziesiąt milionów złotych rocznie. Tymczasem prawie jedna czwarta zakupionego oprogramowania nigdy nie będzie wykorzystana. Eksperci firmy doradczej Deloitte, autorzy badania o rynku zarządzania oprogramowaniem w Polsce przekonują, że liczba przeprowadzanych przez producentów oprogramowania audytów będzie rosła, a bez odpowiedniego know-how i specjalistycznej technologii nie da się tym obszarem skutecznie zarządzać. Tymczasem tylko 38 proc. firm w Polsce wdrożyło narzędzie dedykowane do zarządzania oprogramowaniem.
Software Asset Management (SAM), czyli zarządzanie licencjami oprogramowania jest istotnym elementem funkcjonowania obszaru IT w każdej firmie. – Dotyczy to szczególnie dużych przedsiębiorstw, ale nie tylko. Kancelarie prawnicze oraz małe biura projektowe korzystają ze specjalistycznego, bardzo kosztownego oprogramowania, którego licencjami muszą odpowiednio zarządzać – mówi Mariusz Ustyjańczuk, Dyrektor, Lider zespołu zarządzania oprogramowaniem w Deloitte.
Coraz częstsze audyty
Z analizy Deloitte wynika, że około jedną trzecią budżetu IT każdej firmy pochłaniają wydatki związane z oprogramowaniem. W przypadku dużych firm, na przykład banków, może to być kilkadziesiąt milionów złotych rocznie. Tymczasem okazuje się, że często są to pieniądze źle wydane. Z szacunków Deloitte wynika, że średnio 22 proc., czyli prawie jedna czwarta zakupionego oprogramowania nigdy nie zostanie użyta, a 58 proc. przedsiębiorstw płaci za wsparcie oprogramowania, z którego nie korzysta. Mechanizm ten działa również w drugą stronę – aż 68 proc. firm w Polsce korzysta z oprogramowania, na które nie ma wykupionej licencji. Tymczasem każdy z producentów oprogramowania może w dowolnym momencie zainicjować audyt, który ma pokazać czy dana firma korzysta z jego produktu w odpowiedni sposób. – Jeszcze siedem lat temu przeprowadzało je w Polsce 2-3 największych producentów oprogramowania. Obecnie takie praktyki stosuje już ponad dziesięciu i ta liczba będzie nadal rosła – mówi Mariusz Ustyjańczuk.
Brakuje czasu i ludzi
Jak pokazują dane Deloitte tylko 29 proc. firm przestrzega wszystkich warunków licencji oprogramowania. W ponad połowie (54 proc.) audyty wykazały luki w procesach SAM. Tylko jedna trzecia przedsiębiorstw po przeprowadzonym audycie zdecydowała się na transformację w zakresie zarządzania licencjami oprogramowania. – Firmy w Polsce nie tylko nie mają kontroli nad tym, co się dzieje z wykupionymi przez nich licencjami, ale też wciąż bardzo rzadko decydują się na zmianę w swoim podejściu, jeśli audyt wykaże nieprawidłowości. Tymczasem producenci oprogramowania mogą nakładać na firmy bardzo wysokie kary finansowe z tego tytułu, nie wspominając już o naruszeniu zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego – mówi Piotr Polak, Menedżer, Zespół zarządzania oprogramowaniem w Deloitte.
To reaktywne podejście może być dla firm nieopłacalne zarówno pod względem finansowym, ale także czasowym. Aż 28 proc. ankietowanych przez Deloitte firm zadeklarowało, że na obsługę audytów zgodności licencyjnej musiało przeznaczyć w ciągu ostatniego roku od 60 do 120 dni roboczych. W przypadku 48 proc. było to od 20 do 60 dni. Proaktywne podejście pozwala znacznie skrócić ten czas.
Innym problemem są ludzie. Producenci oprogramowania dysponują wieloosobowymi zespołami, które zajmują się tylko monitorowaniem warunków licencyjnych poszczególnych produktów. Tymczasem w dużych firmach zazwyczaj są to dwie lub trzy osoby (58 proc. firm), a nierzadko tylko jedna (30 proc. respondentów). – Zarządzanie oprogramowaniem w przedsiębiorstwie wymaga stworzenia silnego zespołu o odpowiednich kompetencjach. Jedna lub dwie osoby nie są w stanie odpowiednio zarządzać licencjami oprogramowania, szczególnie, gdy mówimy o dużych firmach. Aż 96 proc. badanych przez nas menedżerów ocenia poziom świadomości w obszarze SAM w swojej firmie jako niski lub średni – wyjaśnia Piotr Polak.
Nie-SAM-odzielne firmy
Prawie połowa firm (46 proc.) przyznaje, że tylko niektóre procesy SAM zostały u nich zdefiniowane, a w 23 proc. opisane i zatwierdzone. W przypadku 15 proc. firm procesy te nie zostały formalnie lub w ogóle zdefiniowane. Aż 38 proc. ankietowanych przyznaje, że zgodność licencyjna w ich firmach jest weryfikowania jedynie w razie potrzeby. Tylko w co dziesiątej jest to proces ciągły. W przypadku 7 proc. czynności tej dokonuje się jedynie w razie audytu.
Na rynku istnieją technologie, które wspomagają zarządzanie oprogramowaniem. – Dzięki nim można przeprowadzić inwentaryzację posiadanego oprogramowania, raportować i analizować oraz zintegrować je z innymi systemami IT. Większość firm rozumie, że takie narzędzie jest pomocne nie tylko w przypadku audytu zleconego przez dostawcę oprogramowania – mówi Maciej Kożuszek, Starszy Konsultant, Zespół zarządzania oprogramowaniem w Deloitte.
Aż 84 proc. ankietowanych wśród korzyści wdrożenia narzędzia SAM wskazało na wsparcie w przeprowadzeniu zgodności licencyjnej i pomoc w redukcji kosztów. Nie zmienia to jednak faktu, że prawie dwie trzecie firm (62 proc.) wciąż z takiej technologii nie korzysta. Zdaniem ekspertów Deloitte będzie się to zmieniać i w ciągu trzech kolejnych lat większość firm w Polsce będzie posiadać narzędzie SAM. – Wpłynie na to rosnąca liczba producentów, którzy decydują się na przeprowadzanie audytów zgodności licencyjnej, skomplikowane warunki licencyjne oraz nieustanny rozwój technologii – przewiduje Mariusz Ustyjańczuk.
To czego można się spodziewać, to także wzrost zainteresowania outsourcingiem usług SAM. Trend jest już widoczny na Zachodzie i coraz częściej również w Polsce. Rodzime firmy, podobnie jak to się dzieje w innych krajach, będą korzystać z wiedzy i doświadczenia zewnętrznych ekspertów z obszaru SAM.